Voor EU- en buitenlandse bedrijven die personeel aannemen in Vietnam, is de belangrijkste vraag niet alleen of een EOR de werknemer kan aannemen. De echte vraag is: welke nalevingsverplichtingen vallen onder uw Employer of Record, en welke input komt nog steeds van uw team?
Employer of Record-naleving in Vietnam betekent dat de EOR optreedt als de wettelijke werkgever in Vietnam. Uw bedrijf geeft leiding aan het dagelijkse werk. De EOR beheert de Vietnamese arbeidsovereenkomstlaag: contracten, registratie, wettelijke rapportage, werkvergunningen en exit-documentatie.
Voor een Nederlandse HR-directeur is dit belangrijk omdat het Vietnamese arbeidsrecht geen spiegel is van de Nederlandse praktijk. Contracttypes, proeftijden, regels voor werkvergunningen en ontslagprocedures volgen de lokale wetgeving. Een duidelijke Employer of Record in Vietnam opzet geeft uw team een legale werkgever ter plaatse zonder uw HR-team in een Vietnamese arbeidsrechtelijke afdeling te veranderen.
TL;DR
- In Vietnam regelt uw EOR arbeidsovereenkomsten, SHUI-registratie, maandelijkse wettelijke rapportage, sponsoring van werkvergunningen voor buitenlandse onderdanen en beëindigingsdocumentatie.
- Uw bedrijf levert nog steeds de input: rol, salaris, startdatum, werklocatie, werknemersdocumenten, salariswijzigingen en beëindigingsbeslissingen.
- Een sterke EOR-opzet maakt het eigenaarschap duidelijk voordat de werknemer begint: de EOR is eigenaar van de juridische uitvoering; uw team is eigenaar van de tijdige en nauwkeurige informatie.
Arbeidswetboek 2019: het wettelijke kader waarbinnen uw EOR werkt
Vietnamese arbeid wordt beheerst door het Arbeidswetboek 2019 (Labor Code 2019). In een EOR-regeling werkt de EOR binnen dit kader omdat het de wettelijke werkgever is in de Vietnamese administratie.
Dit is waar veel EU-bedrijven de eerste aanpassing nodig hebben. Uw team is misschien gewend aan Nederlandse of EU-arbeidsnormen, maar uw Vietnamese werknemer valt onder de Vietnamese regels voor arbeidsovereenkomsten, proeftijd, ontslaggronden, opzegtermijn, ontslagvergoeding en wettelijke registratie. De EOR dicht die kloof.
De praktische scheiding is eenvoudig: u stuurt het werk, de prioriteiten en de prestatieverwachtingen van de werknemer. De EOR zorgt ervoor dat de arbeidsrelatie wordt gedocumenteerd en uitgevoerd volgens de Vietnamese wetgeving. Voor bedrijven die nog vergelijkingsmodellen bekijken, lees verder over EOR versus entiteit opzetten Vietnam.
Arbeidsovereenkomsten: tweetalig, schriftelijk, wettelijk compliant
Een Vietnam EOR-contract is geen nevendocument. Het is de basis van de arbeid. De EOR stelt het arbeidscontract op en ondertekent het als de wettelijke werkgever. Uw bedrijf keurt de rol, het salaris, de werklocatie, de startdatum en de commerciële voorwaarden goed via de EOR-serviceovereenkomst.
Contracttypes onder Arbeidswetboek 2019
Onder Artikel 20 van het Arbeidswetboek 2019 worden arbeidsovereenkomsten gestructureerd als contracten voor onbepaalde tijd of contracten voor bepaalde tijd. Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan maximaal 36 maanden duren. Als de werknemer blijft werken nadat een tweede contract voor bepaalde tijd is verlopen, wordt het volgende contract over het algemeen een contract voor onbepaalde tijd, behalve in specifieke wettelijke gevallen.
Voor de meeste EU-bedrijven die hun eerste of tweede werknemer in Vietnam aannemen, de EOR meestal een contract voor bepaalde tijd aanbevelen dat is afgestemd op het initiële project, budget of de marktintroductiefase. Als de rol permanent wordt, moet de EOR adviseren wanneer het contract moet overgaan naar een structuur voor onbepaalde tijd.
Wat moet er in een Vietnamese arbeidsovereenkomst staan
Artikel 21 van het Arbeidswetboek 2019 stelt de vereiste contractinhoud vast, waaronder werkgeversinformatie, werknemersinformatie, functie en werkplek, contractduur, salaris, werktijden, rusttijden en verzekeringsgerelateerde verplichtingen.
Uw EOR vertaalt die vereisten in een contract dat de werknemer kan ondertekenen. Uw team hoeft geen Vietnamese arbeidsterminologie op te stellen. Het moet de juiste input leveren: functietitel, functiebeschrijving, salaris, werklocatie, contractduur, startdatum en eventuele overeengekomen toeslagen.
Dit is ook waar de EOR wettelijke aanspraken moet weerspiegelen zonder het contract in een secundaire arbeidsvoorwaarden gids te veranderen. De gedetailleerde uitleg over secundaire arbeidsvoorwaarden hoort thuis in wettelijke voordelen geleverd via EOR.
Tweetalige contracten en wie wat ondertekent
Voor buitenlandse bedrijven is een tweetalig Vietnamees-Engels contract de veiligste operationele standaard. De Vietnamese versie geeft de EOR and de werknemer een arbeidsdossier onder lokaal recht. De Engelse versie geeft uw EU-team een werkdocument dat zij kunnen beoordelen.
EOR ondertekent de arbeidsovereenkomst als de wettelijke werkgever. De werknemer ondertekent als werknemer. Uw bedrijf is niet de tegenpartij van het arbeidscontract; het ondertekent een commerciële serviceovereenkomst met de EOR.
Die scheiding is het punt van het model. U keurt de commerciële en operationele voorwaarden goed. De EOR voert het arbeidscontract uit.
Proeftijden: wat uw EOR opneemt
De proeftijd in Vietnam moet overeenkomen met de rol. Artikel 25 van het Arbeidswetboek 2019 staat één proeftijd voor een functie toe, met maximale perioden van 180 dagen voor leidinggevende bedrijfsfuncties, 60 dagen voor functies waarvoor een junior college diploma of hoger is vereist, 30 dagen voor technische of geschoolde functies waarvoor beroeps- of professionele secundaire kwalificaties zijn vereist, en 6 werkdagen voor andere functies.
Tijdens de proeftijd kan elke partij de proeftijdregeling beëindigen zonder voorafgaande kennisgeving of compensatieplicht. Uw EOR moet de proeftijd selecteren op basis van de functie en senioriteit. Uw team levert de reikwijdte van de functie; de EOR past de wettelijke limiet toe.
SHUI-registratie en lopende rapportageverplichtingen
SHUI verwijst naar Vietnam’s wettelijke socialezekerheids-, ziekte- en werkloosheidsverzekeringsstelsel. Dit artikel behandelt geen SHUI-bijdragepercentages of salarisberekeningen. Die behoren tot hoe EOR de salarisadministratie en SHUI afhandelt.
Hier is het nalevingspunt registratie en rapportage.
Onder Vietnam’s Social Insurance Law 2024, moet de werkgever de verplichte aanvraag voor registratie van sociale verzekeringen voorbereiden en indienen binnen 30 dagen vanaf de dag dat de werknemer onderworpen wordt aan verplichte deelname aan sociale verzekeringen. De socialezekerheidsautoriteit heeft dan 5 werkdagen om te beslissen of een bevredigende aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen.
In een EOR-opzet regelt de EOR de registratie bij de Vietnamese Sociale Zekerheid. Uw team dient niet rechtstreeks in bij de autoriteit. Uw team moet de EOR de persoonlijke gegevens, identificatiedocumenten, startdatum van het contract, salarisinformatie and eventuele salaris- of exitwijzigingen van de werknemer verstrekken vóór de deadline voor de salarisadministratie.
Werkvergunningen voor buitenlandse onderdanen: wat uw EOR sponsort
De meeste EOR-aanwervingen in Vietnam zijn Vietnamese onderdanen. De kwestie van de werkvergunning doet zich voor wanneer uw bedrijf een Nederlandse, EU- of andere buitenlandse onderdaan naar Vietnam stuurt om te werken.
In dat geval wordt de rol van de EOR meer dan alleen salarisadministratie. De EOR sponsort de werkvergunning als de wettelijke werkgever en volgt de aanvraag-, verval- en verlengingscyclus.
Wanneer is een werkvergunning vereist
Buitenlandse onderdanen die in Vietnam werken, hebben over het algemeen een werkvergunning nodig, tenzij ze onder een wettelijke vrijstelling vallen. Volgens Decreet 219/2025 worden werkvergunningen en bevestigingen van vrijstelling van werkvergunningen afgegeven voor een periode die is gekoppeld aan het relevante arbeids- of tewerkstellingsdocument, maar niet langer dan 2 jaar.
Uw bedrijf levert de werknemersdocumenten en de functierechtvaardiging. De EOR bereidt de aanvraag voor en dient deze in.
Wanneer is een werkvergunning niet vereist: vrijstellingen
Er bestaan vrijstellingen, maar deze moeten worden gecontroleerd voordat men hierop vertrouwt. Decreet 219/2025 somt buitenlandse werknemers op die zijn vrijgesteld van de vereisten voor een werkvergunning, waaronder gevallen die verband houden met Artikel 154 van het Arbeidswetboek en eigenaren of kapitaalverschaffers met een kapitaalinbrengwaarde van VND 3 miljard of meer in een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
Voor de meeste kennismedewerkers die zijn aangenomen voor doorlopend werk, zoals ontwikkelaars, analisten, productmanagers of landmanagers, is de veiligere planningsaanname dat een werkvergunning nodig zal zijn, tenzij juridisch advies of de EOR een vrijstelling bevestigt.
Vereiste documenten en verwerkingstijdlijn
Aanvragen voor werkvergunningen vereisen een zorgvuldige documentafhandeling. Decreet 219/2025 vereist dat in het buitenland afgegeven documenten die worden gebruikt in aanvragen voor werkvergunningen en vrijstellingen, gelegaliseerd door een consulaat moeten zijn, tenzij een vrijstelling van toepassing is, en vervolgens vertaald in het Vietnamees en geauthentiseerd volgens de wet.
De officiële termijn van de autoriteit is korter dan veel bedrijven verwachten, maar pas nadat het dossier compleet is. Decreet 219/2025 stelt dat de werkgever de aanvraag binnen 60 dagen and niet minder dan 10 dagen vóór de verwachte startdatum van de buitenlandse werknemer indient. De bevoegde autoriteit heeft dan 10 werkdagen na ontvangst van een complete aanvraag om de werkvergunning te beoordelen en af te geven, of 3 werkdagen om schriftelijk te reageren als de aanvraag wordt afgewezen.
De praktische termijn is langer omdat de werknemer mogelijk documenten moet verzamelen, legaliseren, vertalen en authentiseren vóór indiening. Uw EOR moet u vertellen welke documenten de indiening blokkeren, niet alleen wanneer de klok van de autoriteit begint te tikken.
Naleving van beëindiging: wat de EOR afhandelt bij vertrek
Beëindiging is waar EOR-eigenaarschap het belangrijkst is. Uw team kan besluiten dat de arbeidsrelatie moet eindigen. De EOR moet bevestigen of de voorgestelde grond and procedure wettig zijn voordat actie wordt ondernomen.
Dit gedeelte is alleen een nalevingskaart. De volledige procedure moet worden opgenomen in volledige EOR-beëindigingsprocedure Vietnam
Wettige gronden voor beëindiging
Artikel 36 van het Arbeidswetboek 2019 geeft de gronden voor eenzijdige beëindiging door de werkgever. Deze omvatten herhaaldelijk nalaten om werk uit te voeren op basis van vastgestelde beoordelingscriteria, langdurige ziekte of ongeval na wettelijke behandelingsperioden, afwezigheid van werk zonder aanvaardbare redenen gedurende ten minste 5 opeenvolgende werkdagen, het bereiken van de pensioenleeftijd tenzij anders overeengekomen, and bepaalde gevallen met onjuiste informatie verstrekt tijdens het aannemen.
De EOR mag niet zomaar een beëindigingsinstructie uitvoeren. Het moet vragen om de grond, het bewijs controleren, de opzegtermijn bevestigen, de documenten voorbereiden en adviseren als de zaak niet past bij de wettelijke route.
Als de beëindiging onwettig wordt afgehandeld, vereist Artikel 41 dat de werkgever de werknemer in zijn functie herstelt en salaris and verzekering betaalt voor de periode dat de werknemer niet mocht werken, plus ten minste 2 maanden salaris onder het arbeidscontract.
Opzegtermijnen en overzicht ontslagvergoeding
Voor eenzijdige beëindiging door de werkgever onder Artikel 36 is de minimale opzegtermijn ten minste 45 dagen voor een contract voor onbepaalde tijd, ten minste 30 dagen voor een contract voor bepaalde tijd van 12 tot 36 maanden, and ten minste 3 werkdagen voor een contract voor bepaalde tijd van minder dan 12 maanden of bepaalde ziektegerelateerde gevallen.
Ontslagvergoeding staat los van de opzegging. Artikel 46 van het Arbeidswetboek 2019 berekent de in aanmerking komende werkperiode als de totale tijd dat de werknemer daadwerkelijk voor de werkgever heeft gewerkt minus de tijd gedekt door de werkloosheidsverzekering and elke periode waarvoor reeds ontslag- of herstructureringsvergoeding is betaald. De salarisbasis is het gemiddelde salaris van de laatste 6 maanden onder het arbeidscontract vóór beëindiging.
Uw team levert de beëindigingsbeslissing, de zakelijke grond, de goedkeuring van het eindsalaris and eventuele prestatiebewijzen. De EOR controleert de juridische route, bereidt de kennisgeving voor, berekent wettelijke bedragen and voltooit de exit-administratie.
Als contracten, SHUI, werkvergunningen and beëindiging allemaal in verschillende systemen zitten, wordt uw eerste Vietnamese aanwerving moeilijker te beheren dan nodig is.
Sunbytes beheert de EOR-naleving voor EU- and buitenlandse bedrijven die personeel aannemen in Vietnam: tweetalige Arbeidswetboek 2019-contracten, SHUI-registratie, sponsoring van werkvergunningen, beëindigingsdocumentatie, AVG Artikel 28 DPA vóór aanvang, and ISO 27001-gecertificeerd van 2024 tot heden.
Servicelink: [Sunbytes EOR services]
Knoptekst: Zie hoe Sunbytes de EOR-naleving beheert
Nalevingsverantwoordelijkheid: wat de EOR bezit versus wat u moet verstrekken
Als de wettelijke werkgever is de EOR eigenaar van elke nalevingsverplichting in dit artikel. Uw team heeft één taak: tijdige and nauwkeurige informatie verstrekken.
Dat is het operationele model. De EOR verzorgt de juridische uitvoering. Uw bedrijf behoudt de controle over de rol, werkrichting, budget and zakelijke beslissingen.
| Nalevingstaak | EOR is eigenaar van | Cliënt moet verstrekken |
|---|---|---|
| Opstellen arbeidsovereenkomst (Vietnamees + EN tweetalig) | Stelt op, voert uit and archiveert | Salaris, functietitel, werklocatie, contracttype, startdatum |
| Selectie contracttype (bepaalde vs onbepaalde tijd) | Adviseert over het juiste type; stelt dienovereenkomstig op | Duur van de tewerkstelling and intentie tot verlenging |
| SHUI-registratie binnen 30 dagen na aanwerving | Registreert werknemer bij Vietnamese Sociale Verzekering | Persoonsgegevens werknemer, paspoort of ID, bankrekening |
| Maandelijkse SHUI-rapportage and overmaking | Berekent, rapporteert and maakt werkgevers- and werknemersaandelen over | Salariswijzigingen of exits vóór de deadline |
| Aanvraag werkvergunning voor buitenlandse onderdanen | Sponsort and dient aanvraag in bij de bevoegde autoriteit | Paspoort, VOG, gezondheidscertificaat, kwalificaties, gelegaliseerd and vertaald indien vereist |
| Opvolging werkvergunning verlenging | Stelt de cliënt op de hoogte vóór het verlopen and beheert de verlenging | Bijgewerkte werknemersdocumenten |
| Beëindigingsprocedure | Bevestigt wettige gronden, geeft kennisgeving, bereidt exit-documenten voor | Beëindigingsbeslissing and gronden; goedkeuring van eindsalaris and ontslagvergoeding |
| Berekening and betaling ontslagvergoeding | Berekent onder Arbeidswetboek 2019 Artikel 46; verwerkt betaling | Startdatum van de dienst and eventuele aanpassingen in de salarisgeschiedenis |
| SHUI-uitschrijving bij vertrek binnen 24 uur | Schrijft werknemer uit bij VSS onder Sunbytes SLA | Bevestigde exit-datum |
| Jaarlijks arbeidsrapport, indien vereist door lokale autoriteit | Dient in namens de arbeidsovereenkomst indien vereist | Eventueel gevraagde personeelsinformatie |
Hoe Sunbytes de Employer of Record-naleving in Vietnam ondersteunt
Elke verplichting in dit artikel heeft hetzelfde patroon: de EOR is eigenaar van de juridische uitvoering, maar uw team heeft nog steeds een duidelijk operationeel ritme nodig. Contractinput moet vóór de startdatum binnenkomen. Salariswijzigingen moeten de salarisadministratie vóór de deadline bereiken. Documenten voor werkvergunningen moeten klaar zijn voordat de klok van de autoriteit begint te lopen. Exit-beslissingen moeten worden gecontroleerd voordat de kennisgeving wordt uitgegeven.
Sunbytes beheert dat operationele ritme via Accelerate Workforce Solutions. Uw Vietnamese werknemer wordt in dienst genomen via een compliant EOR-structuur, ondersteund door tweetalige Arbeidswetboek 2019-contracten, SHUI-registratie, sponsoring van werkvergunningen and offboarding met SHUI-uitschrijving binnen 24 uur.
Die personeelslaag wordt ondersteund door Sunbytes’ Secure en Transform-mogelijkheden. Cybersecurity Solutions beschermt de werknemersgegevensstroom achter het EOR-werk: AVG Artikel 28 DPA vóór aanvang, ISO 27001-certificering van 2024 tot heden, gecontroleerde documentafhandeling and toegangsdiscipline voor salaris- and HR-dossiers. Digital Transform Solutions ondersteunt de workflow achter de service: duidelijke overdrachtspunten, gestructureerde onboardingstappen and communicatieroutines die EU-teams helpen om met Vietnam te werken zonder de controle over de timing te verliezen.
Voor Nederlandse and EU-bedrijven betekent dit dat de werknemer kan beginnen onder de juiste arbeidsstructuur, de gegevens worden behandeld met de juiste controles, and het proces heeft een duidelijke eigenaar van onboarding tot vertrek. U stuurt het werk. Sunbytes beheert de arbeidsinfrastructuur eromheen.
Praat met het Sunbytes EOR-nalevingsteam
FAQs
Een EOR in Vietnam regelt de juridische arbeidslaag: tweetalige arbeidsovereenkomsten onder Arbeidswetboek 2019, SHUI-registratie and wettelijke rapportage, sponsoring van werkvergunningen voor buitenlandse onderdanen, beëindigingsprocedure, berekening van ontslagvergoeding and exit-administratie. Uw bedrijf verstrekt werknemersinformatie and zakelijke instructies. De EOR regelt de juridische uitvoering.
Ja. De EOR is de wettelijke werkgever in Vietnam, dus het Vietnamese arbeidsrecht regelt de arbeidsrelatie. Uw bedrijf stuurt het werk, maar de EOR beheert het arbeidsdossier, het contract, de wettelijke registratie and het lokale nalevingsproces.
Onder Arbeidswetboek 2019 gebruikt de EOR ofwel een contract voor bepaalde tijd of een contract voor onbepaalde tijd. Een contract voor bepaalde tijd kan maximaal 36 maanden duren, and na twee contracten voor bepaalde tijd wordt het volgende contract over het algemeen een contract voor onbepaalde tijd als de werknemer blijft werken, behalve bij wettelijke uitzonderingen.
Over het algemeen wel, tenzij de buitenlandse onderdaan in aanmerking komt voor een wettelijke vrijstelling. De EOR sponsort de werkvergunning als de wettelijke werkgever, terwijl uw bedrijf and de werknemer de documenten leveren die nodig zijn voor het dossier. Decree 219/2025 bevestigt ook dat werkvergunningen and vrijstellingsbevestigingen over het algemeen beperkt zijn tot de geldigheid van het relevante document and niet langer dan 2 jaar mogen zijn.
De EOR controleert of de ontslaggrond wettig is, bevestigt de opzegtermijn, stelt de kennisgeving and exit-documenten op, berekent wettelijke bedragen indien van toepassing, and voltooit de exit-administratie. Uw bedrijf communiceert de beslissing and gronden. De EOR bevestigt of de juridische route beschikbaar is voordat tot uitvoering wordt overgegaan.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
