Salarisadministratie uitbesteden voor je team in Vietnam

Standalone salarisadministratie is bedoeld voor bedrijven met een eigen juridische entiteit (werkgever) in Vietnam. Heb je geen lokale entiteit of geschikte contractvorm? Dan kan Sunbytes beoordelen of Employer of Record (EOR) de juiste route is. EOR werkt vergelijkbaar met een internationale payrollconstructie; de salarisadministratie maakt daar dan onderdeel van uit.

Bij een losse overeenkomst voor salarisadministratie blijft jouw bedrijf of de aangestelde juridische entiteit de formele werkgever. Sunbytes voert uitsluitend de afgesproken verloningsactiviteiten uit. Worden medewerkers via onze Employer of Record (EOR)-dienst aangenomen? Dan ligt het juridisch werkgeverschap bij Sunbytes onder die specifieke EOR-overeenkomst.

De benodigde gegevens bestaan meestal uit goedgekeurde urenregistraties, vergoedingen, variabele beloningen, mutaties, in- en uitdiensttredingen en uitzonderingen. Wat precies nodig is, hangt af van je contracten en salarisstructuur. Voor de eerste verloning leggen we het format, het aanleverkanaal, de vaste contactpersonen en de afkapdata (cut-offs) vast.

De verantwoordelijkheid voor het uitbetalen van salarissen en het aanmaken van betaalbestanden hangt af van de gekozen scope. Sunbytes kan de rapportages of bankbestanden voorbereiden, waarna jouw geautoriseerde team de betaling vrijgeeft. Waar operationeel en juridisch mogelijk zijn ook andere afspraken te maken. Banktoegang en betalingsstromen worden vooraf schriftelijk vastgelegd.

Het goedkeuringsmodel wordt vastgelegd in de overeenkomst. Afhankelijk van de afspraken behoudt jouw team de definitieve goedkeuring of verdelen we de rollen via een vast controleproces. Sunbytes levert de berekeningen, het overzicht van uitzonderingen en de rapportages aan die de goedkeurder nodig heeft om de cyclus te controleren.

De verantwoordelijkheid voor salarisuitbetalingen en betaalbestanden hangt af van de gekozen samenwerkingsvorm. Sunbytes kan de salarisadministratie en betaalbestanden voorbereiden, waarna jouw geautoriseerde team de betaling daadwerkelijk vrijgeeft. Waar dit operationeel en juridisch passend is, zijn ook andere afspraken mogelijk. De verantwoordelijkheden, goedkeuringsroute en banktoegangen leggen we vóór de livegang vast.

Afhankelijk van het gekozen pakket en de ondertekende overeenkomst kan vervangingsgarantie (replacement support) zijn inbegrepen. De geldende termijn, voorwaarden, uitzonderingen en het proces bevestigen we voordat de werving start. Als aan de voorwaarden is voldaan, herstart Sunbytes de wervings- en evaluatiestappen uitsluitend volgens deze afspraken.

Late wijzigingen volgen de afgesproken uitzonderingsprocedure. Mogelijke opties zijn een herberekening vóór de definitieve goedkeuring, een correctie in de volgende verloningsronde of een tussentijdse verloning als dit in de scope valt. Afkapdata, verantwoordelijken en operationele gevolgen worden helder vastgelegd om te voorkomen dat uitzonderingen informele verzoeken worden.

De berekening en administratie van PIT (Vietnamese inkomstenbelasting) en SHUI (sociale premies en zorgverzekering — de Vietnamese tegenhanger van onze sociale werkgeverslasten) kunnen worden meegenomen in de scope. Het daadwerkelijk indienen van aangiften, de betalingsverplichting en communicatie met instanties worden specifiek afgestemd. Sunbytes verzorgt de operationele verloning; fiscaal of juridisch advies dient te komen van een bevoegde adviseur.

Salarisgegevens verwerken we volgens de richtlijnen van ons ISO 27001-gecertificeerde Information Security Management System (ISMS) en de geldende AVG-normen. Toegangsbeheer, gegevensuitwisseling en bewaartermijnen zijn vastgelegd in de overeenkomst. ISO 27001 heeft betrekking op de informatiebeveiliging en houdt geen certificering in van de rekenkundige juistheid van de salarisadministratie.

De doorlooptijd van de onboarding hangt af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de verloning, datakwaliteit, bestaande systemen en goedkeuringslagen. Sunbytes brengt eerst de maandkalender, invoerstraten, sjablonen, autorisaties en testsituaties in kaart. Pas wanneer de voorbereiding staat, starten we de eerste live verloning. We werken niet met een algemene belofte, maar met een realistisch implementatieplan.

De investering is afhankelijk van het aantal medewerkers, de verloningsfrequentie, variabele beloningsstructuren, personeelsverloop, gewenste rapportages, ondersteuningskanalen en betalingsverantwoordelijkheden. Sunbytes brengt deze factoren in kaart voordat we een voorstel opstellen. We hanteren geen vast pakkettarief, omdat de operationele verantwoordelijkheid per organisatie verschilt.