Wanneer uw shortlist is teruggebracht tot twee of drie EOR-providers, zou het volgende gesprek geen verkoopgesprek moeten zijn. Het zou een documentcontrole moeten zijn.
Deze EOR-provider checklist Vietnam geeft u de exacte vragen die u moet stellen voordat u tekent. Gebruik deze tijdens een providergesprek, in een schriftelijke vragenlijst of bij het beoordelen van een voorstel. Een Employer of Record (EOR) in Vietnam is de juridische werkgever in lokale dossiers; uw bedrijf stuurt het werk, terwijl de EOR de arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, SHUI-registratie, PIT-inhouding en lokale personeelsadministratie afhandelt.
Als u nieuw bent met het model, begin dan met deze gids over een employer of record in Vietnam om te begrijpen hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld tussen uw bedrijf en de EOR-provider.
Voordat u leveranciers vergelijkt, is het ook nuttig om een EOR-provider scoring guide te bekijken, zodat u providers kunt evalueren op basis van consistente criteria in plaats van alleen verkoopclaims.
TL;DR
- Gebruik deze checklist om zes gebieden te testen: nalevingsomvang, gegevensbeveiliging, service level agreements, accountmanagement, trackrecord en serviceomvang.
- Beoordeel elk antwoord als bevredigend, onbevredigend of niet beantwoord. Accepteer geen mondelinge geruststelling wanneer het punt in de overeenkomst moet worden opgenomen.
- Beschouw V3, V4, V5 en V6 als ‘knockout’-vragen. Als een provider deze niet met documentatie kan beantwoorden, verwijdert u deze van uw shortlist.
Hoe u deze EOR-provider checklist Vietnam gebruikt
Stel elke vraag precies zoals deze is geschreven. Markeer het antwoord vervolgens op een van de drie manieren: bevredigend, onbevredigend of niet beantwoord.
Het doel is niet om meer vragen te stellen. Het is om vage antwoorden snel zichtbaar te maken. Een goede EOR-provider moet documenten, tijdlijnen, certificaten, serviceverplichtingen en de omvang van de vergoeding kunnen tonen voordat u tekent.
| Score | Wat het betekent | Wat u vervolgens doet |
|---|---|---|
| Bevredigend | De provider geeft een duidelijk antwoord en kan dit onderbouwen met een document, certificaat, SLA, contractclausule of referentie. | Blijf evalueren. |
| Onbevredigend | De provider antwoordt, maar het antwoord is vaag, alleen mondeling of niet in de overeenkomst opgenomen. | Vraag eenmaal om schriftelijk bewijs. |
| Niet beantwoord | De provider vermijdt de vraag, vertraagt het document of zegt dat het pas na ondertekening beschikbaar is. | Beschouw als een waarschuwing (red flag). |
De 12 vragen die u uw EOR-provider in Vietnam moet stellen
Categorie A: Naleving en contracten
V1. Kunt u ons een voorbeeld tonen van een tweetalige arbeidsovereenkomst (Vietnamees en Engels) voor een kenniswerkerfunctie?
Een bevredigend antwoord betekent dat de provider binnen 24 uur een voorbeeld kan delen. Het contract moet de vereiste inhoud van Artikel 21 van het Vietnamese Arbeidswetboek bevatten, zowel de Vietnamese als de Engelse versie, en de EOR duidelijk benoemen als de juridische werkgever.
Een waarschuwing is: “Dat kunnen we leveren nadat u bij ons tekent.” Een andere waarschuwing is een generiek sjabloon zonder Vietnam-specifieke arbeidsinhoud.
Voor een diepere blik op lokale arbeidsverplichtingen, contractvereisten en wettelijke verantwoordelijkheden, zie onze gids over EOR compliance Vietnam.
V2. Bij welke overheidsinstanties registreert u werknemers, en wat is uw SHUI-registratietijdlijn vanaf de datum van ondertekening van het contract?
Een bevredigend antwoord noemt Vietnam Social Security (VSS) en de relevante arbeidsautoriteit per locatie. De provider moet zich contractueel verbinden tot SHUI-registratie binnen 30 dagen na de startdatum van de indiensttreding, niet als een los doel. Ze moeten ook een voorbeeld van de VSS-registratiebevestiging kunnen tonen.
Een waarschuwing is: “Wij registreren ons bij de relevante Vietnamese autoriteiten.” Dat antwoord vertelt u niet wie, wanneer of welk bewijs u ontvangt.
Categorie B: Gegevensbeveiliging
V3. Kunt u uw huidige ISO 27001-certificaat verstrekken, inclusief certificaatnummer, reikwijdte en vervaldatum?
Een bevredigend antwoord betekent dat het certificaat op verzoek vóór ondertekening wordt verstrekt. De reikwijdte moet gegevensverwerkingsactiviteiten omvatten die relevant zijn voor salarisadministratie en HR. Het certificaatnummer en de vervaldatum moeten verifieerbaar zijn via de certificeringsinstantie.
Een waarschuwing is: “Wij volgen de ISO 27001 best practices” of “we werken toe naar certificering.” Een stappenplan is geen certificaat. Een verlopen certificaat, of een certificaat dat alleen IT-infrastructuur dekt in plaats van HR- en salarisgegevensverwerking, is ook een waarschuwing.
V4. Ondertekent u standaard een AVG/GDPR Artikel 28 Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA), en dekt deze grensoverschrijdende verwerking van Vietnam naar de EU?
Een bevredigend antwoord is ja. De DPA moet standaard zijn, beschikbaar zijn vóór ondertekening en ondertekend worden voordat de verwerking van persoonsgegevens begint. Het moet ook ingaan op EU-Vietnam gegevensoverdrachtmechanismen, zoals Standard Contractual Clauses of een gelijkwaardige wettige basis.
Een waarschuwing is: “Wij behandelen gegevens veilig, dus u hoeft zich geen zorgen te maken.” Een andere waarschuwing is de bereidheid om een DPA pas te ondertekenen nadat de opdracht begint.
Categorie C: Service Level Agreements
V5. Wat is uw schriftelijke SLA voor salarisadministratie — de specifieke kalenderdatum elke maand waarop het nettosalaris op de bankrekening van de werknemer staat — en wat is uw remedie als die datum wordt gemist?
Een bevredigend antwoord geeft een genoemde kalenderdatum in de serviceovereenkomst, zoals de 25e van elke maand. Het moet ook de remedie vermelden als die datum wordt gemist: krediet, boete, escalatieproces of een andere schriftelijke remedie.
Als u providers vergelijkt, bekijk dan deze gedetailleerde uitsplitsing van een EOR service level agreement Vietnam om te begrijpen welke toezeggingen moeten worden gedocumenterd vóór ondertekening.
Een waarschuwing is: “Wij betalen altijd op tijd.” Een andere waarschuwing is “salarisadministratie tegen het einde van de maand” zonder kalenderdatum en zonder remedie.
V6. Wat is uw contractuele onboardingtijdlijn vanaf ondertekende serviceovereenkomst tot de eerste salarisrun voor een Vietnamese staatsburger en is deze toezegging schriftelijk vastgelegd in de overeenkomst?
Een bevredigend antwoord is een schriftelijke tijdlijn van 2 tot 4 weken vanaf de ondertekende overeenkomst tot de eerste salarisrun, ervan uitgaande dat er geen werkvergunning nodig is. De overeenkomst moet de voorwaarden en het escalatiepad vermelden als de tijdlijn wordt gemist.
Een waarschuwing is: “Meestal een paar weken.” Als de tijdlijn niet in de overeenkomst staat, is het geen SLA.
V7. Wat is uw schriftelijke offboarding SLA — specifiek, hoe snel meldt u de werknemer af bij SHUI en wat is uw tijdlijn voor gegevensverwijdering na de einddatum van het dienstverband?
Een bevredigend antwoord vermeldt schriftelijk SHUI-afmelding binnen 24 uur na de einddatum van het dienstverband. Het moet ook de afhandeling van de laatste loonstrook, PIT-afrekeningsdocumenten en de tijdlijn for gegevensbewaring of -verwijdering na uitdiensttreding uitleggen.
Veel providers negeren offboarding-toezeggingen, daarom zou een EOR service level agreement Vietnam zowel onboarding als uitdiensttreding moeten omvatten.
Een waarschuwing is: “Wij verwerken de offboarding snel.” Dat vertelt uw HR-team niet wanneer de werknemer wordt verwijderd uit SHUI of wanneer persoonlijke gegevens worden verwijderd.
Categorie D: Accountmanagement
V8. Wie is onze genoemde accountmanager en heeft deze Nederlandse taalvaardigheid of directe ervaring met het Nederlandse ondernemingsrecht en de arbeidsnormen?
Een bevredigend antwoord geeft een genoemde persoon vóór ondertekening. Voor Nederlandse bedrijven vermindert Nederlandse taalvaardigheid of directe Nederlandse marktervaring wrijving omdat HR-vragen vaak zowel de uitvoering in Vietnam als de verwachtingen aan Nederlandse zijde met zich meebrengen.
Een waarschuwing is: “U wordt toegewezen aan ons klantenserviceteam.” Dat antwoord geeft u geen genoemde eigenaar en geen bewijs van Nederlandse marktbekendheid.
V9. Wat is uw reactie-SLA for dringende nalevingsvragen die worden gesteld tijdens de kantooruren in Amsterdam, en wat is uw escalatiepad for noodsituaties buiten kantooruren?
Een bevredigend antwoord verbindt zich tot een reactie binnen 4 uur for dringende vragen die worden gesteld tijdens de kantooruren in Amsterdam, meestal 09:00 tot 18:00 CET. Het moet ook het escalatiepad benoemen for noodsituaties buiten kantooruren, zoals een kennisgeving van arbeidsinspectie of een fout in de salarisadministratie.
Een waarschuwing is een enkele responstijd van 24 tot 48 uur for elk verzoek. Dringende nalevingsvragen vereisen een ander reactiepad dan routinematige administratieve vragen.
Categorie E: Trackrecord
V10. Kunt u referenties verstrekken van ten minste twee Europese bedrijven die u momenteel via EOR in Vietnam bedient — referenties waarmee wij rechtstreeks contact kunnen opnemen?
Een bevredigend antwoord geeft ten minste twee actieve Europese klantenreferenties en staat direct contact toe. Schriftelijke getuigenissen of websitelogo’s zijn niet hetzelfde als een referentiegesprek.
Een waarschuwing is: “Onze klanten zijn vertrouwelijk” zonder alternatief verificatiepad. Referenties van alleen Amerikaanse klanten zijn ook minder nuttig als uw team opereert vanuit Nederland of de EU.
V11. Hoeveel werknemers vallen momenteel onder een actieve EOR-regeling bij uw bedrijf in Vietnam, en in welke sectoren?
Een bevredigend antwoord geeft een concreet actief personeelsbestand en relevante sectorverdeling. Voor een kenniswerkerfunctie is ervaring met technologie, SaaS of professionele diensten nuttiger dan alleen dekking for productie of horeca.
Een waarschuwing is “een aanzienlijk aantal” of “groeit snel” zonder details. Een zeer laag actief personeelsbestand kan betekenen dat de provider nog steeds leert over EOR-activiteiten in Vietnam.
Categorie F: Serviceomvang en kosten
V12. Is de maandelijkse beheervergoeding all-inclusive for standaard dienstverband, of zijn er extra kosten for werkvergunningen, nalevingsvragen, antecedentenonderzoek of versnelde verzoeken?
Een bevredigend antwoord geeft een schriftelijk tariefschema. Het moet vermelden wat is inbegrepen, wat afzonderlijk wordt gefactureerd en hoe wijzigingen in de reikwijdte worden geprijsd als een werkvergunning of een versneld verzoek noodzakelijk wordt.
Een waarschuwing is: “Wij behandelen alle extra verzoeken” zonder prijsstelling. Een andere waarschuwing is een reikwijdteverklaring die alleen de basis salarisadministratie dekt, terwijl elke nalevingsactiviteit een extra toeslag wordt.
Voordat u tekent, bekijkt u wat u moet controleren in uw EOR-contract zodat u kunt verifiëren dat de prijsstelling, verantwoordelijkheden en serviceverplichtingen correct zijn gedocumenterd.
Vier knockout-vragen die uw shortlist snel verkleinen
Een provider die V3, V4, V5 of V6 niet bevredigend beantwoordt, moet van uw shortlist worden verwijderd, ongeacht prijs of merkherkenning.
Deze vier vragen testen of the provider het operationele model kan documenteren voordat u tekent. ISO/IEC 27001-certificering, een AVG/GDPR Artikel 28 DPA, een schriftelijke salarisadministratie SLA en een schriftelijke onboarding SLA zijn geen punten om te bevestigen nadat de eerste werknemer begint. Ze zijn de grens tussen geruststelling en bewijs.
Als een provider deze controles doorstaat, is de volgende stap het beoordelen van wat u moet controleren in uw EOR-contract voordat u overgaat tot juridische goedkeuring.
U kunt deze checklist rechtstreeks met Sunbytes gebruiken.
Sunbytes beantwoordt de 12 vragen met schriftelijke documentatie: ISO/IEC 27001-gecertificeerd, AVG/GDPR Artikel 28 DPA vóór opdracht, schriftelijke salarisadministratie SLA, onboarding SLA van 2 tot 4 weken for Vietnamese staatsburgers en SHUI-afmelding binnen 24 uur na de einddatum van het dienstverband.
Hoofdkantoor Utrecht. Nederlandstalig accountmanagement met 4 tot 5 uur NL-VN werkoverlap. Stel Sunbytes de 12 vragen →
Hoe Sunbytes antwoordt voordat de opdracht begint
De vier knockout-vragen in deze checklist zijn de vragen die een voorbereide EOR-provider meestal scheiden van een provider die vertrouwt op mondelinge geruststelling.
Sunbytes EOR-diensten vallen onder Accelerate Workforce Solutions: conforme contracten, tijdige salarisadministratie, SHUI-registratie, gedocumenteerde onboarding en gecontroleerde offboarding. Voor bedrijven die technische of kenniswerkerfuncties in Vietnam aannemen, wordt die arbeidslaag ondersteund door Cybersecurity Solutions for gegevensbescherming van werknemers en door Digital Transform Solutions delivery-discipline wanneer de werknemer zich aansluit bij een technisch team met een gedefinieerde reikwijdte.
Voordat de opdracht begint, kan Sunbytes de documenten, SLA’s, gegevensverwerkingstermen en accounteigendom bevestigen die uw HR-team nodig heeft om met vertrouwen te ondertekenen.
Praat met Sunbytes – wij beantwoorden alle 12 →
FAQs
Gebruik deze tijdens een leveranciersgesprek of stuur deze als schriftelijke vragenlijst naar providers op uw shortlist. Stel alle 12 vragen en markeer elk antwoord als bevredigend, onbevredigend of niet beantwoord. Verwijder elke provider die V3, V4, V5 of V6 niet met documentatie kan beantwoorden.
Een EOR verwerkt gevoelige werknemersgegevens, waaronder salarisadministratiegegevens, SHUI-informatie, PIT-gegevens, paspoortkopieën en arbeidsdocumenten. ISO/IEC 27001-certificering geeft u verifieerbaar bewijs dat de provider een geauditeerd informatiebeveiligingsbeheersysteem heeft. Een claim of plan om te certificeren is niet genoeg.
Voor EU-bedrijven verwerkt de EOR persoonsgegevens namens u. Dat maakt the EOR een gegevensverwerker en uw bedrijf the verwerkingsverantwoordelijke. AVG/GDPR Artikel 28 vereist dat the verwerking door een verwerker wordt geregeld door een contract of een andere juridische handeling. The DPA moet worden ondertekend voordat the verwerking begint.
Voor een initiële EOR-leveranciersevaluatie zijn deze 12 vragen voldoende. Ze behandelen the nalevingsomvang, gegevensbeveiliging, SLA’s, accountmanagement, trackrecord en serviceomvang. Als een provider alle 12 doorstaat, gaat u verder met the contractbeoordeling. Als ze een knockout-vraag niet doorstaan, beëindigt u the evaluatie.
Ja. Deze checklist bevat Nederlands-specifieke evaluatiepunten zoals Nederlandstalig accountmanagement, SLA for respons tijdens Amsterdamse uren, AVG/GDPR Artikel 28 DPA en EU-klantreferenties. Voor een Nederlands HR- of operatieteam zijn die punten net zo belangrijk als the salarisuitvoering in Vietnam.
Vraag om the concept van the serviceovereenkomst en vergelijk deze met the antwoorden van the provider. The SLA-data, DPA-voorwaarden, tariefschema, onboardingtijdlijn en offboardingproces moeten overeenkomen met wat the provider tijdens the evaluatie heeft gezegd. Elke mismatch tussen the verkoopantwoord en the contracttekst is een waarschuwing.
Gebruik for een laatste controle stap deze checklist over wat u moet controleren in uw EOR contract voordat u the overeenkomst goedkeurt for ondertekening.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
