De officiële werkgever in Vietnam voor Britse bedrijven

Een Britse zoekopdracht naar een employer of record begint vaak met de verkeerde geografie.

Als uw bedrijf in het VK is gevestigd maar uw medewerker in Vietnam werkt, moet de arbeidsopzet passen bij Vietnamese salarisadministratie, Vietnamese arbeidsovereenkomsten, persoonlijke inkomstenbelasting (PIT), verplichte verzekeringen en werkvergunningsregels waar relevant. De VK-zijde blijft belangrijk. Uw finance- en legal-teams moeten nog steeds HMRC-blootstelling, UK GDPR-overdrachtswaarborgen en interne goedkeuring beoordelen voordat het aanbod wordt ondertekend.

Een Employer of Record, of EOR, is de juridische werkgever in het land waar de werknemer wordt aangenomen. Voor een Brits bedrijf dat in Vietnam aanneemt, betekent dat meestal een Vietnam EOR die ook de zorgen van een Britse moedermaatschappij begrijpt.

TL;DR

Een Brits bedrijf dat iemand in Vietnam aanneemt, heeft meestal een Vietnam Employer of Record nodig, niet een Britse EOR voor een medewerker die in het VK werkt. Het Britse bedrijf blijft het werk aansturen, terwijl de Vietnam EOR optreedt als lokale juridische werkgever en de arbeidsopzet in Vietnam afhandelt.

Drie punten om te weten voordat u aanneemt:

• De arbeidsopzet volgt de locatie van de werknemer. Als de werknemer in Vietnam werkt, moet de opzet Vietnamese arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, PIT-inhouding, verplichte verzekering en werkvergunningcontrole waar relevant omvatten.
• Britse verantwoordelijkheden verdwijnen niet. Uw Britse team moet nog steeds HMRC/PAYE-blootstelling, UK GDPR-overdrachtswaarborgen, verantwoordelijkheden rond gegevensverwerking en interne financiële goedkeuring beoordelen voordat het aanbod wordt ondertekend.
• EOR is nuttig vóór entiteitsoprichting. Een Vietnam EOR kan eerste aanwervingen, markttesten en contractor-naar-werknemer-conversies ondersteunen, vaak met onboarding in 2-4 weken zodra documenten gereed zijn. Entiteitsoprichting wordt relevanter wanneer het Vietnam-team groeit of sterkere lokale commerciële activiteiten begint uit te voeren.

Beste pasvorm wanneer: uw Britse bedrijf de eerste 1-10 werknemers in Vietnam wil aannemen voordat een lokale entiteit wordt geopend.

Let op: behandel EOR niet als vervanging voor Britse fiscale, juridische, immigratie- of gegevensoverdrachtbeoordeling.

Hoe een Britse employer of record-opzet werkt voor aanwerving in Vietnam

Een Britse employer of record-opzet voor aanwerving in Vietnam werkt door de rol van de Britse moedermaatschappij te scheiden van de Vietnamese werkgeversrol. Uw Britse bedrijf stuurt het werk van de werknemer aan. De Vietnam EOR treedt op als lokale juridische werkgever en verzorgt de arbeidsadministratie in Vietnam.

Uw Britse team kan eigenaar blijven van de functieomschrijving, de managerrelatie, prestatieverwachtingen, tools en commerciële prioriteiten. De Vietnam EOR hoort het lokale arbeidscontract, de Vietnamese salarisadministratie, loonstrookproces, PIT-inhouding, registratie voor verplichte verzekeringen, onboardingdocumenten en compliant offboarding af te handelen.

Het Vietnamese Arbeidswetboek definieert een arbeidsovereenkomst als een overeenkomst over betaald werk, loon, arbeidsvoorwaarden en de rechten en verplichtingen van elke partij. Het stelt ook dat een overeenkomst met betaald werk, loon en management, administratie of toezicht als arbeidsovereenkomst kan worden behandeld, zelfs als partijen de overeenkomst anders noemen.

Voor Britse bedrijven is de praktische les dat het aanwervingsmodel niet alleen op basis van de contracttitel moet worden gekozen. Bepaal het op basis van de locatie van de werknemer, rapportagelijn, werkpatroon en de feitelijke arbeidsrelatie.

Waarom Britse bedrijven een Vietnam EOR gebruiken vóór entiteitsoprichting

Britse bedrijven gebruiken een Vietnam EOR vóór entiteitsoprichting wanneer de startdatum van de werknemer dichterbij ligt dan de tijdlijn voor het oprichten van een entiteit. EOR is meestal de betere eerste stap wanneer u binnen 2-4 weken een conforme arbeidsroute nodig heeft en uw Vietnamese entiteit nog niet klaar is.

Dit gebeurt vaak bij de eerste country manager, eerste supportmedewerker, eerste developer in Vietnam of een contractor die nu correct in dienst moet worden genomen.

Uw team weet mogelijk al wie het wil aannemen. De blokkade is niet sourcing. De blokkade is de arbeidsroute: wie ondertekent het contract, wie betaalt het salaris, wie houdt PIT in, wie registreert de verplichte verzekeringen en wie houdt het werknemersdossier klaar voor inspectie.

EOR is niet altijd de eindstructuur. Het is een gecontroleerd startpunt.

Entiteitsoprichting moet worden beoordeeld wanneer uw Vietnam-activiteiten langetermijn worden, uw personeelsbestand groeit, uw bedrijf lokale facturatie nodig heeft of de werknemer een sterkere commerciële aanwezigheid in Vietnam begint op te bouwen. Op dat punt verandert de vraag van “hoe nemen we nu veilig aan?” naar “wanneer wordt een lokale entiteit het betere operationele model?”

EOR versus Vietnamese entiteitsoprichting voor Britse bedrijven

EOR en entiteitsoprichting lossen verschillende fases van aanwerving in Vietnam op. EOR ondersteunt de eerste aanwerving of het vroege team voordat uw bedrijf zich vastlegt op lokale incorporatie. Entiteitsoprichting geeft meer directe controle, maar vraagt meer tijd, budget en lokale administratie.

Als uw eerste Vietnamse werknemer volgende maand moet starten, is EOR meestal de praktische route om eerst te beoordelen. Als uw bedrijf een permanente Vietnam-operatie plant met lokale contracten, omzetactiviteiten en een groter team, moet entiteitsoprichting in het plan worden opgenomen.

HMRC-grens: wat in het VK blijft en wat naar Vietnamese payroll gaat

Een Vietnam EOR kan de Vietnamese salarisadministratie afhandelen, maar neemt de noodzaak van Britse belastingbeoordeling niet weg. HMRC, PAYE, National Insurance, fiscale woonplaats en vragen rond globally mobile employees moeten door een gekwalificeerde Britse adviseur worden gecontroleerd voordat het aanbod definitief is.

De praktische grens ziet er zo uit.

Vietnamese payroll dekt meestal salarisbetaling onder de Vietnamese arbeidsopzet, lokale payrolldocumentatie, PIT-inhouding en registratie voor verplichte verzekeringen waar van toepassing. De Britse beoordeling dekt meestal of er nog Britse PAYE- of National Insurance-vragen blijven bestaan, of de werknemer werkdagen in het VK heeft, of een globally mobile employee-regel van toepassing is en hoe de kosten intern worden geboekt.

Een Vietnam EOR-opzet vervangt geen Brits belastingadvies. Britse bedrijven moeten PAYE, National Insurance, fiscale woonplaats en behandeling van globally mobile employees bevestigen met een gekwalificeerde Britse adviseur voordat zij op een salarisstructuur vertrouwen.

Vietnamese arbeidscompliance: contracten, PIT, verplichte verzekering en werkvergunningen

Vietnamese arbeidscompliance is niet alleen payroll. Vóór dag één moet de opzet de arbeidsovereenkomst, werknemersclassificatie, PIT-inhouding, registratie voor verplichte verzekeringen en werkvergunningcontrole waar relevant omvatten.

Hier kan remote hiring rommelig worden.

Uw Britse manager ziet de persoon mogelijk als remote teamlid. Een Vietnamese arbeidsinspecteur kan kijken naar de feitelijke werkrelatie: betaald werk, loon, management, administratie en toezicht. Als die voorwaarden aanwezig zijn, beschermt de contractlabel het bedrijf mogelijk niet.

Voor payroll moet de EOR vóór de eerste salarisrun de payrollcyclus, het brutosalaris, toelagen, PIT-inhouding, behandeling van verplichte verzekeringen, het loonstrookproces, bankgegevens en het werknemersdossier bevestigen. Vietnam Social Security publiceert richtlijnen over sociale verzekering voor buitenlandse werknemers en de bijbehorende bijdragecomponenten.

Vietnamese PIT moet ook worden beoordeeld aan de hand van de actuele belastingregels en de fiscale woonplaats van de werknemer. Het Vietnam Government Portal heeft gemeld dat de herziene Personal Income Tax Law gepland is om op 1 juli 2026 in werking te treden, dus editors moeten de toepasselijke wet controleren voordat zij publiceren.

Werkvergunningen vereisen een afzonderlijke controle. Een Vietnamese staatsburger die in Vietnam werkt, heeft geen werkvergunning nodig. Een buitenlandse staatsburger die in Vietnam werkt, kan een werkvergunning of vrijstellingsbeoordeling nodig hebben, afhankelijk van nationaliteit, functie, locatie, contractstructuur en opdrachtgegevens. Het Vietnam Government Portal heeft gemeld dat Decreet nr. 219/2025/ND-CP regels bevat voor de afgifte van werkvergunningen aan buitenlandse werknemers in Vietnam.

Voor meer detail over arbeidscompliance, lees EOR-compliance in Vietnam.

Contracttype, werknemersclassificatie, PIT-behandeling, registratie voor verplichte verzekeringen en werkvergunningsstatus moeten worden beoordeeld aan de hand van het werkelijke werknemersprofiel. Behandel niet elke Vietnam-aanwerving alsof dezelfde compliancebehandeling geldt.

UK GDPR en bescherming van Vietnamese werknemersgegevens

UK GDPR kan nog steeds gelden wanneer een Brits bedrijf werknemers- of kandidatendata naar Vietnam stuurt. Als uw Britse bedrijf persoonsgegevens deelt met een Vietnam EOR, moet de opzet datastroommapping, DPA-beoordeling en overdrachtswaarborgen waar vereist omvatten.

Werknemersgegevens beperken zich niet tot naam en e-mailadres. Een Vietnam EOR-opzet kan paspoort- of ID-gegevens, woonadres, salaris, bankgegevens, belastinginformatie, verzekeringsgegevens, ondertekende contracten, noodcontacten en onboardingdocumenten omvatten.

De ICO legt uit dat een restricted transfer kan ontstaan wanneer persoonsgegevens worden verzonden naar of toegankelijk worden gemaakt voor een afzonderlijke organisatie buiten het VK, en dat elke restricted transfer moet worden gedekt door een toegestaan overdrachtsmechanisme.

De ICO noemt ook de International Data Transfer Agreement en de UK Addendum als standaardclausules voor gegevensbescherming die als waarborgen kunnen worden gebruikt voor restricted transfers onder de UK GDPR, afhankelijk van de vereiste controles.

Voordat werknemersgegevens van het VK naar Vietnam worden verzonden, bevestigt u het overdrachtsmechanisme, de DPA-structuur, gegevensbewaarregels, toegangscontrole en rollen als verwerkingsverantwoordelijke/verwerker. De juiste opzet hangt af van de datastroom en de verantwoordelijkheid van elke partij.

Hoe u vanuit het VK een Vietnam EOR-provider kiest

Een Brits bedrijf moet een Vietnam EOR-provider kiezen door bewijs te controleren, niet beloftes. De provider moet kunnen laten zien hoe onboarding, payroll, gegevensbescherming, werknemersdossiers en offboarding werken voordat de werknemer start.

Uw eerste controle is lokale arbeidsrechtelijke capaciteit. Kan de provider legaal in Vietnam werknemers aannemen? Kan de provider het juiste contract uitgeven? Kan de provider PIT, verplichte verzekering en werkvergunningbeoordeling uitleggen zonder vage antwoorden te geven?

Uw tweede controle is serviceritme. Uw payroll cut-off mag niet afhankelijk zijn van last-minute e-mailjacht over tijdzones heen. Vraag naar de payrollkalender, documentdeadline, benoemde accounteigenaar, escalatiepad en bewijs van hoe de eerste payrollrun wordt gecontroleerd.

Uw derde controle is gegevensverwerking. Vraag naar de DPA, het overdrachtsmechanisme, bewaarbeleid, toegangscontroleproces, meldroute bij datalekken en audittrail.

Gebruik deze providerscorekaart voordat u tekent:

Voor een dieper evaluatiekader voor providers, lees hoe u de juiste EOR-service kiest.

Hoe Sunbytes Britse bedrijven ondersteunt die in Vietnam aannemen

Britse bedrijven hebben een Vietnamese arbeidsopzet nodig die payroll, data en compliance-eigenaarschap niet door elkaar laat lopen. Sunbytes ondersteunt Vietnam EOR-aanwerving met lokale operations, duidelijke handoff en servicebewijs van onboarding tot offboarding.

Uw Britse finance lead heeft schoon payroll-eigenaarschap nodig. Uw HR-manager heeft documenten nodig vóór de startdatum. Uw werknemer heeft een conforme arbeidsroute in Vietnam nodig, niet een verwarrende heen-en-weer tussen Britse payroll en lokale vereisten.

Sunbytes ondersteunt EOR-onboarding in 2-4 weken zodra documenten gereed zijn, payrollcoördinatie voor tijdige salarisruns en offboardingacties binnen 24 uur wanneer nodig. De opzet is gebouwd voor zorgen van Britse moedermaatschappijen: HMRC-grensbeoordeling, UK GDPR-datatransferchecks, Vietnamese payroll en lokale arbeidscompliance.

Voor een bredere marktvergelijking, verken de beste Employer of Record-diensten.