Uw werknemer in Vietnam staat klaar om te beginnen. Het aanbod is goedgekeurd. De manager wil een startdatum. Het risico is echter dat de arbeidsregeling trager verloopt dan het aanwervingsbesluit.
Een Employer of Record checklist helpt een Europees of Nederlands bedrijf het wervingsmodel, de provider, documenten, contract, DPA, salarisadministratie, PIT, SHUI en de eerste maandelijkse beoordeling te bevestigen voordat de werknemer begint.
Een Employer of Record (EOR) is de wettelijke werkgever in het wervingsland. De EOR ondertekent het lokale arbeidscontract, verzorgt de salarisadministratie, ondersteunt de wettelijke arbeidsadministratie en helpt bij het beheren van vereiste arbeidsprocessen, terwijl uw bedrijf de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer stuurt.
Als u nog aan het onderzoeken bent hoe dit wervingsmodel werkt, begin dan met onze gids over EOR in Vietnam, waarin de juridische structuur, verantwoordelijkheden en veelvoorkomende gebruiksscenario’s voor internationale werkgevers worden uitgelegd.
TL;DR
Een Employer of Record checklist moet zes stappen omvatten voordat uw werknemer in Vietnam begint: bevestig dat EOR het juiste model is, verifieer de provider, bereid werknemers- en bedrijfsdocumenten voor, onderteken het contract en de DPA, voltooi de onboarding en salarisadministratie, en beoordeel vervolgens de eerste 30 dagen.
- Gebruik EOR wanneer uw bedrijf in Vietnam personeel moet aannemen voordat een lokale entiteit wordt opgericht.
- Bevestig de DPA, privacyverklaring en toegangscontroles voordat werknemersgegevens worden overgedragen.
- Behandel de eerste salarisbetaling als een nalevingspoort, niet alleen als een administratieve taak.
Beste pasvorm: EOR werkt het beste wanneer een Europees of Nederlands bedrijf zijn eerste werknemer of een klein team in Vietnam aanneemt en behoefte heeft aan een gestructureerde opzet binnen 2-4 weken.
Let op: Juridische beoordeling is nodig wanneer de functie buitenlandse werknemers, conversie van aannemer naar werknemer, gevoelige werknemersgegevens of een onduidelijke arbeidsclassificatie betreft.
Om deze checklist om te zetten in een toegewezen opzetplan, bekijk de Sunbytes EOR-service voordat de werknemer tekent.
De Employer of Record checklist in 6 stappen
Een nuttige Employer of Record checklist omvat het volledige opzettraject, niet alleen de selectie van de provider. De checklist moet beginnen voordat het aanbod definitief is en doorgaan totdat de eerste salarisbetaling en de 30-dagenbeoordeling zijn voltooid.
| Stap | Wat te controleren | Eigenaar | Timing | Bewijs te verzamelen |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bevestig dat EOR het juiste model is | Oprichter / HR / juridisch | Vóór het aanbod | Beslissing wervingsmodel |
| 2 | Verifieer de EOR-provider | HR / inkoop | Vóór contract | Bewijs provider, SLA, DPA |
| 3 | Bereid documenten voor | HR / werknemer | Vóór ondertekening | Werknemers- en bedrijfsdossier |
| 4 | Onderteken contract en DPA | Juridisch / IT / HR | Vóór gegevensoverdracht | Contract, DPA, privacyverklaring |
| 5 | Stel salarisadministratie, PIT en SHUI in | HR / salarisadministratie | Vóór eerste salarisbetaling | Salarisdossier, SHUI-bewijs |
| 6 | Voer 30-dagenbeoordeling uit | HR / manager | Na eerste salarisbetaling | Salarisstrook, toegang, feedback manager |
Stap 1: Bevestig dat EOR het juiste wervingsmodel is
EOR is meestal het juiste model wanneer uw bedrijf iemand in Vietnam in dienst wil nemen voordat een lokale entiteit wordt opgericht. Het is niet het juiste antwoord voor elk wervingsgeval.
| Model | Beste pasvorm | Hoofdrisico | Wat te verifiëren |
|---|---|---|---|
| EOR | Eerste werknemer of klein team in Vietnam | Verkeerde provider of onduidelijke rolopzet | Contract, salarisadministratie, SHUI, DPA, service-eigenaar |
| Lokale entiteit | Langdurige lokale operatie | Tijd, opzetkosten, administratieve last | Entiteitsplan, belastingopzet, HR-eigenaarschap |
| Aannemer | Onafhankelijk projectwerk | Risico op verkeerde classificatie | Onafhankelijkheid, scope, controle, apparatuur |
Als uw werknemer onder uw leiding werkt, uw schema volgt, uw hulpmiddelen gebruikt en voornamelijk voor uw bedrijf werkt, beoordeel dan het arbeidsmodel voordat u de aannemersroute gebruikt.
Vietnam’s Arbeidswetboek 2019 biedt het juridische kader voor arbeidsrelaties, arbeidscontracten, werknemersrechten en werkgeversverplichtingen. Het beoordelen van deze regels kan helpen bepalen of een werknemer als werknemer in dienst moet worden genomen in plaats van als onafhankelijke aannemer.
Stap 2: Kies en verifieer de EOR-provider
Verificatie van de provider moet plaatsvinden voordat de werknemer tekent. De EOR is eigenaar van het lokale arbeidscontract, het salarisadministratieproces, de wettelijke arbeidsadministratie en de offboarding workflow.
Controleer of de provider het volgende kan tonen:
- wettelijke werkgeverscapaciteit in Vietnam
- cut-off datums voor salarisadministratie
- SHUI-registratieproces
- DPA en gegevensbeveiligingscontroles
- benoemde account-eigenaar
- offboarding-ondersteuning binnen 24 uur
- overlap in werkuren met uw Nederlandse of EU-team
Dit artikel richt zich op implementatie. Als u nog steeds leveranciers vergelijkt, lees dan onze gids over hoe u de juiste EOR-service kiest voordat u zich aan een provider verbindt.
Stap 3: Bereid werknemers- en bedrijfsdocumenten voor
Documentvoorbereiding moet voltooid zijn vóór contractondertekening. Ontbrekende salaris- of identiteitsgegevens kunnen de startdatum verschuiven, zelfs wanneer de kandidaat het aanbod heeft aanvaard.
Bereid voor het werknemersdossier de wettelijke naam, ID of paspoort, adres, bankgegevens, belastinginformatie, contactpersoon voor noodgevallen en, indien relevant, werkvergunning of vrijstellingsdocumenten voor.
Bereid voor het bedrijfsdossier de functie, functieomschrijving, salaris- en toelagenstructuur, startdatum, rapporterende manager, cut-off salarisadministratie, apparatuurplan, toegangsscope en vereisten voor gegevensverwerking voor.
Zodra de kandidaat het aanbod aanvaardt, volgt u een gestructureerd onboardingproces. Onze gids over EOR-onboarding in Vietnam legt elke onboarding-fase gedetailleerder uit.
Stap 4: Onderteken het contract en de DPA voordat gegevens worden overgedragen
Voor Europese en Nederlandse bedrijven mogen werknemersgegevens pas worden overgedragen nadat het contract, de DPA, de privacyverklaring en de toegangscontroles zijn overeengekomen. Dit is belangrijk omdat EOR-onboarding meestal identiteitsdocumenten, salarisgegevens, bankgegevens en arbeidsdossiers omvat.
De DPA moet definiëren wie welke gegevens verwerkt, voor welk doel, onder wiens instructie en met welke waarborgen. Voor gegevensoverdracht van EU naar Vietnam moet een juridische beoordeling bevestigen of Artikel 46 overdrachtswaarborgen of een ander wettelijk mechanisme van toepassing is.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) vereist dat organisaties duidelijke verantwoordelijkheden vaststellen tussen verwerkersverantwoordelijken en verwerkers en waarborgen implementeren bij het overdragen van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Artikel 28 en 46 zijn bijzonder relevant wanneer werknemersinformatie wordt gedeeld met een EOR-provider die in Vietnam actief is.
Juridische beoordeling vak:
Controleer voordat werknemersgegevens worden overgedragen:
- Is the EOR a processor, controller, or separate controller for each data activity?
- Does the DPA include Article 28 processor clauses where required?
- Is the EU-to-Vietnam data transfer mechanism documented?
- Are access controls and retention rules written down?
- Does the employee privacy notice match the actual data flow?
Zet deze checklist om in een EOR-onboardingplan van 2-4 weken.
Voordat uw werknemer in Vietnam tekent, kan Sunbytes helpen elk checklistitem toe te wijzen aan de juiste eigenaar: contract, DPA, salarisadministratie, PIT, SHUI, werknemersdocumenten en eerste-maand beoordeling.
Lees meer over de Sunbytes EOR-service en ga van checklist naar uitvoering.
Stap 5: Voltooi de onboarding, salarisadministratie, PIT en SHUI opzet
De eerste salarisronde is de belangrijkste nalevingspoort. Het test of het contract, de salarisstructuur, PIT-aannames, SHUI-registratie, bankgegevens en de cut-off van de salarisadministratie klaar zijn.
Voor werving in Vietnam moet het salarisdossier overeenkomen met de ondertekende arbeidsopzet. Als de werknemer een buitenlandse onderdaan is die in Vietnam werkt, moet de werkvergunning of de vrijstellingsstatus vóór de startdatum worden beoordeeld.
Vietnam’s geactualiseerde wetgeving inzake persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) beïnvloedt belastingdrempels, aftrekposten en inhoudingsverplichtingen. Werkgevers en EOR-providers moeten ervoor zorgen dat salarisberekeningen de nieuwste vereisten weerspiegelen voordat salarisbetalingen worden verwerkt.
Voor buitenlandse werknemers schetst Vietnam’s Decreet 219/2025/ND-CP regels met betrekking tot buitenlandse werknemers, inclusief procedures en vrijstellingen voor werkvergunningen. Het beoordelen van deze vereisten vóór de onboarding helpt het risico op immigratie- en arbeidsnaleving te verminderen.
Controleer deze items vóór de eerste salarisbetaling:
- PIT-inhouding en aannames van belastingresidentie
- SHUI-registratie en bijdragebasis
- werkvergunning of vrijstellingsstatus van buitenlandse werknemers
- salaris, toelage en proeftijdbepalingen
- contracttaal en vereiste arbeidsclausules
Voor een breder overzicht van wettelijke verplichtingen, salarisvereisten en arbeidsadministratie, zie onze gids over EOR-naleving in Vietnam.
Stap 6: Voer de eerste 30-dagenbeoordeling uit
De checklist is niet voltooid wanneer de werknemer begint. De eerste 30-dagenbeoordeling bevestigt of de arbeidsopzet in de praktijk werkt.
Controleer na de eerste salarisbetaling:
- Is het salaris op tijd betaald?
- Was de salarisstrook correct?
- Is het SHUI-bewijs ontvangen?
- Zijn de PIT-aannames bevestigd?
- Zijn apparatuur en systeemtoegang beoordeeld?
- Heeft de manager de rol en rapportagelijn bevestigd?
- Zijn ontbrekende documenten afgesloten?
- Is het offboardingproces gedocumenteerd voor het geval het later nodig is?
Deze beoordeling geeft uw HR, financiën en manager een schone overdracht voordat de arbeidsopzet routine wordt.
Juridische-beoordeling checklist voordat u deze opzet gebruikt
Dit artikel ondersteunt de voorbereiding. Het vervangt geen juridisch, fiscaal, immigratie- of gegevensbeschermingsadvies.
Vraag een gekwalificeerde beoordelaar om te controleren:
- classificatie van het arbeidsmodel
- PIT-inhouding en residentie
- SHUI-registratie en bijdragebasis
- werkvergunning of vrijstellingsstatus
- AVG/GDPR gegevensoverdracht en DPA
- contractvoorwaarden volgens de arbeidswetten van Vietnam
- beëindigings- en offboardingproces
De juridische beoordeling moet plaatsvinden voordat de werknemer tekent, niet nadat het eerste salarisprobleem zich voordoet.
Hoe Sunbytes uw EOR checklist ondersteunt
Een effectieve EOR-opzet gaat niet alleen over het naleven van de werving. Het gaat ook over het creëren van de juiste basis voor groei en het beschermen van uw bedrijf terwijl het uitbreidt naar een nieuwe markt.
Sunbytes combineert zijn EOR-capaciteiten met expertise in onze Transform en Secure Oplossingen, alsmede onze Accelerate Workforce Solutions aanbod. Dit betekent dat bedrijven verder kunnen gaan dan arbeidsadministratie en vanaf dag één een schaalbaar, compliant operationeel model in Vietnam kunnen opbouwen.
Via onze Digital Transform Solutions helpen we organisaties bij het opzetten van de mensen, processen en leveringsstructuren die nodig zijn om internationale groei te ondersteunen. Of u nu uw eerste werknemer aanneemt, een toegewijd ontwikkelingsteam opbouwt of zich voorbereidt op langdurige expansie, Sunbytes helpt de personeelsplanning af te stemmen op uw bredere bedrijfsdoelstellingen.
Via onze Cybersecurity Solutions helpen we organisaties bij het aanpakken van gegevensbescherming, toegangsbeheer, nalevingscontroles en cybersecurity-overwegingen die vaak ontstaan bij het in dienst nemen van werknemers over de grens. Dit is met name belangrijk bij het omgaan met werknemersgegevens, het implementeren van AVG/GDPR-waarborgen en het beheren van toegang tot bedrijfskritieke systemen.
Met Nederlandse HQ-verantwoordelijkheid, een Vietnam delivery hub, NL-VN 4-5 uur overlap en lokale EOR-activiteiten, biedt Sunbytes een praktische brug tussen compliant werving, operationele transformatie en veilige bedrijfsgroei.
Als uw team nog steeds evalueert of dit wervingsmodel past bij uw uitbreidingsplannen, lees dan over de voor- en nadelen van het gebruik van een EOR voordat u een definitieve beslissing neemt.Zet deze checklist om in een EOR-onboardingplan van 2-4 weken met Sunbytes. Verken de Sunbytes EOR-service om te beginnen.
