Uw shortlist is klaar en uw interne team staat op het punt te tekenen, maar Finance of Legal stelt eerst de lastigere vraag: wie bezit eigenlijk Sociale Verzekering, Personal Income Tax (PIT), salaris fouten, de verwerkersovereenkomst en offboarding zodra de eerste medewerker start. Deze EOR due diligence checklist geeft uw team een gestructureerde manier om bewijs te vragen, geen beloftes, voordat er in 2026 een contract wordt getekend. Gebruik hem om elke aanbieder op bewijs te scoren en te beslissen of u doorgaat, pauzeert of afwijst.
TL;DR
Een EOR due diligence checklist is een toetsing van 20 punten die bevestigt dat een aanbieder de lagen van wettelijk werkgever, salaris, salarisgegevens en exit in Vietnam kan dragen voordat u tekent. Lees de complete EOR in Vietnam gids als u het model nog in kaart brengt.
- Past het best wanneer uw team aanbieders heeft geshortlist en bewijs nodig heeft, geen verkoop claims, om te beslissen.
- Scoor elk item met 0, 1 of 2. Ga alleen door wanneer de kritieke items, de verwerkersovereenkomst en het salaris, een 2 scoren met contractueel bewijs.
- Let op een aanbieder die het bewijs van Sociale Verzekering of de Artikel 28 DPA pas na ondertekening aanbiedt. Download de checklist en neem hem mee naar de interne beoordeling.
Wat een EOR due diligence checklist hoort te bewijzen
“EOR due diligence” is de toetsing van verifieerbaar bewijs dat een aanbieder de werkgevers laag in Vietnam kan dragen: registratie, contracten, een verwerkersovereenkomst, salarisproces, servicelevels en exit verantwoordelijkheid. “Het scheidt schriftelijk bewijs van verkoopclaims.”
Een werkgever of record beoordeling is geen functievergelijking. Zij stelt bij elke belofte een vraag: kan de aanbieder die tonen in een document waarop u zich later kunt beroepen. Een heldere checklist maakt die toets herhaalbaar over uw shortlist, zodat u hem kunt toetsen aan een EOR-aanbieders vergelijken in Vietnam in plaats van aan een verkooppresentatie.
Due diligence maakt van beloftes bewijs waarop u kunt vertrouwen.
| Verkoopclaim | Bewijs dat u in plaats daarvan opvraagt |
|---|---|
| Wij regelen volledige compliance | Een schriftelijke reikwijdte: contracten, Sociale Verzekering, PIT en dossiers |
| Salaris loopt altijd op tijd | Een salaris-SLA met een kalenderdatum en een aflossingsclausule |
| Uw gegevens zijn veilig bij ons | Een getekende Artikel 28 DPA en een ISO 27001-certificaat |
| Wij maken offboarding makkelijk | Een 24-uurs SLA voor offboarding en eigenaarschap van de eindafrekening |
Bewijs versus belofte: wat u opvraagt wanneer een aanbieder een capaciteit claimt.
Voordat u EOR-prijzen vergelijkt, controleer of de aanbieder de werkgevers laag kan bewijzen. Download de EOR due diligence checklist om de wettelijke werkgever-status, Sociale Verzekering, PIT, de AVG, DPA, de salaris-SLA en de offboarding verantwoordelijkheden te beoordelen voordat u tekent.
De EOR due diligence checklist met 20 punten
De onderstaande EOR due diligence checklist groepeert 20 vragen in zes gebieden: wettelijk werkgever, salaris en belasting, contracten en werkvergunningen, gegevens en beveiliging, servicelevels en offboarding, en contractvoorwaarden. Elk item benoemt het bewijs dat u opvraagt en het risico als het ontbreekt. Voor de onderliggende regels over Sociale Verzekering, PIT, contracten, werkvergunningen en beëindiging, zie de EOR-compliancevereisten in Vietnam.
Bewijs van wettelijk werkgever en werkgevers model
Bevestig wie de wettelijke werkgever is, wie het contract tekent, en op welke grondslag de aanbieder EOR levert. Items 1 tot 5 stellen vast of het dienstverband echt contractueel is en niet aangenomen.
Bewijs van salaris, Sociale Verzekering en PIT
Vraag naar de salescyclus, bewijs van wettelijke bijdragen en de verantwoordelijke voor PIT-inhouding. Items 6 tot 8 dragen de meeste verborgen aansprakelijkheid, dus vraag een voorbeeld van een maandelijkse bevestiging, geen beschrijving. De werkgever draagt Sociale Verzekering van 17,5% over het gemaximeerde salaris, volgens PwC Worldwide Tax Summaries, dus de cijfers moeten controleerbaar zijn.
Contracten, werkvergunningen en medewerkers dossiers
Controleer tweetalige contracten, verlof en voordelen, en ondersteuning bij werkvergunningen. Items 9 en 10 wegen het zwaarst wanneer een buitenlandse aanwerving een vergunning nodig heeft onder Besluit 219/2025/ND-CP, van kracht per 7 augustus 2025, dat vergunningen binnen 10 werkdagen na een complete aanvraag afgeeft.
Bewijs van gegevensbescherming en beveiliging
Vraag een getekende AVG Artikel 28 DPA, een Vietnamees gegevensverwerkingsproces en beveiligingsbewijs. Items 11 tot 14 sluiten aan op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wet nr. 91/2025/QH15) en Besluit 356/2025/ND-CP, beide van kracht per 1 januari 2026, een kader dat analyse van advocatenkantoren omschrijft als AVG-geïnspireerd (Baker McKenzie).
Bewijs van service level, continuïteit en offboarding
Bevestig de servicelevels voor onboarding en salaris, een benoemde verantwoordelijke, maandelijks compliance bewijs en offboarding binnen 24 uur. Items 15 tot 20 bepalen hoe de relatie zich gedraagt zodra de eerste aanwerving live is en wanneer iemand vertrekt.
De checklist met 20 punten, beschikbaar als scoreblad voor interne beoordeling.
| Due diligence vraag | Bewijs dat u opvraagt | Risico als het ontbreekt | |
|---|---|---|---|
| 1 | Kan de aanbieder lokale wettelijke werkgever-status in Vietnam aantonen? | Bedrijfsregistratie, fiscaal nummer, tekenende entiteit. | Onduidelijke werkgevers, identiteit en zwakke verantwoording. |
| 2 | Wie tekent het Vietnamese arbeidscontract? | Voorbeeldcontract en gegevens van de contractpartij. | U neemt mogelijk verplichtingen aan die het contract niet dekt. |
| 3 | Wat is de juridische grondslag van de aanbieder voor EOR-levering? | Notitie over de werking grondslag; toets met de service verantwoordelijke. | Modelrisico als de structuur niet uit te leggen is. |
| 4 | Geeft de aanbieder tweetalige arbeidscontracten uit? | Vietnamees en Engels sjabloon, vereiste velden. | Voorwaarden kunnen onduidelijk of lastig afdwingbaar zijn. |
| 5 | Zijn proeftijd, opzegtermijn en verlof afgestemd op Vietnamees recht? | Beleids Uittreksel en voorbeeldclausules. | Lokale voorwaarden kunnen botsen met het contract. |
| 6 | Kan de aanbieder een registratiebewijs van Sociale Verzekering tonen? | Registratie Workflow, voorbeeld: maandelijkse bevestiging. | Naheffingen, geschillen of inspectie problemen. |
| 7 | Wie houdt de Personal Income Tax (PIT) in en draagt af? | Salariskalender, verantwoordelijke voor PIT-aangifte, loonstrook. | Inhoud fouten en correctie last aan het jaareinde. |
| 8 | Welke controles voorkomen te late of onjuiste salarisbetaling? | Cut Off Data, goedkeuringsworkflow, QA-proces, loonstrook. | Vertrouwensprobleem en escalatie bij Finance. |
| 9 | Kan de aanbieder werkvergunningen ondersteunen waar nodig? | Geschiktheid Checklist, documentenlijst, termijn. | Een onrealistische startdatum of dienstverband termijn. |
| 10 | Hoe worden wettelijke voordelen en verlof afgehandeld? | Verlofbeleid, feestdagenkalender, voordelenproces. | Mismatch tussen aanbod en wettelijke rechten. |
| 11 | Is een Artikel 28 DPA getekend voordat gegevens worden gedeeld? | DPA-sjabloon, rollen verwerking verantwoordelijke en verwerker, subverwerkerslijst. | EU-gegevens blootstelling en een zwak auditspoor. |
| 12 | Hoe voldoet de aanbieder aan Vietnamese regels voor persoonsgegevens? | Datamap, grondslag, grensoverschrijdende overdracht, bewaarproces. | Verwerking mist mogelijk lokaal compliance bewijs. |
| 13 | Welk beveiligingsbewijs kan de aanbieder tonen? | ISO 27001-certificaat of gelijkwaardig toegangsbeleid. | Salaris- en identiteitsgegevens kunnen blootgesteld worden. |
| 14 | Wat gebeurt er bij een salaris- of gegevensverzoek? | Escalatiematrix, meldtermijn, benoemde verantwoordelijke. | Geen duidelijk respons pad als er iets misgaat. |
| 15 | Wat is de onboarding-servicelevel? | Schriftelijke SLA, typische termijn, afhankelijke documenten. | Een verkoop startdatum die opérations niet haalt. |
| 16 | Loopt de salarisverwerking gegarandeerd op de afgesproken datum? | Salaris-SLA en clausule voor uitzonderingen. | Late salarisbetaling wordt een personeelsprobleem. |
| 17 | Wie is de benoemde service verantwoordelijke na livegang? | Accountverantwoordelijke, escalatieroute, reactietijd. | Niemand is aanspreekbaar wanneer problemen ontstaan. |
| 18 | Stuurt de aanbieder maandelijks compliance bewijs? | Maandpakket: salaris, Sociale Verzekering, PIT, verlof, wijzigingen. | Finance en HR kunnen compliance intern niet aantonen. |
| 19 | Hoe start off boarding en wie bezit de eindafrekening? | Offboarding Checklist, 24-uurs SLA, proces eindloon. | Exit Risico, vertraagde afsluiting, geschil blootstelling. |
| 20 | Welke aansprakelijkheid, vrijwaring en exit rechten staan in het contract? | Clausules voor aansprakelijkheidslimiet, beëindiging, teruggave, overdracht. | U zit mogelijk vast zonder veilige exit. |
Hoe u elke EOR-aanbieder scoort na due diligence
Scoor elk item op een schaal van 0 tot 2 en pas daarna een duidelijke drempel toe. Dit maakt van de EOR due diligence checklist meer dan een lijst: een beslissingsinstrument dat uw evaluatieteam intern kan verdedigen.
| Score | Wat het betekent |
|---|---|
| 0 | Bewijs ontbreekt of het antwoord is vaag |
| 1 | Gedeeltelijk bewijs, nog niet contractueel |
| 2 | Bewijs geleverd en gedekt door het contract |
| Resultaat | Drempel | Beslissing |
|---|---|---|
| Go | Kritieke items (DPA, salaris) scoren 2; geen item onder 1 | Doorgaan naar contract |
| Pauze | Een kritiek item scoort 1, of meerdere items scoren 1 | Vraag het ontbrekende bewijs en scoor opnieuw |
| Afwijzen | Een kritiek item scoort 0 | Verwijder de aanbieder van de shortlist |
Rode vlaggen om op te lossen voordat u tekent
Behandel het volgende als stopsignalen. Elk van deze hoort de beslissing te pauzeren totdat de aanbieder het gat schriftelijk sluit.
Stop voor ondertekening als u ziet: geen getekende Artikel 28 DPA voordat gegevens worden gedeeld; geen bewijs van Sociale Verzekering; een onduidelijke wettelijk werkgever; salaris aansprakelijkheid uitgesloten van het contract; geen offboarding clausule; geen benoemde accountverantwoordelijke; of geen duidelijkheid over de werkvergunning voor een buitenlandse aanwerving.
Een aanbieder kan na het oplossen van een rode vlag nog steeds goed passen, dus vraag het bewijs op in plaats van het ergste aan te nemen. Weegt u nog selectiecriteria, dan beschrijft de juiste EOR-dienst kiezen in Vietnam hoe de criteria samenkomen tot een eindbeslissing.
Wat u voorbereid voordat u een EOR-aanbieder om bewijs vraagt
Verzamel deze gegevens voor het bewijs verzoek, zodat de aanbieder precies kan antwoorden en uw kosten beeld klopt. Het maakt ook een schatting van de EOR-kosten in Vietnam makkelijker te vergelijken tussen aanbieders.
- Functie, salaris in EUR en startdatum
- Duur van het dienstverband en rapportagelijn
- Werklocatie en status van de werkvergunning
- Apparatuur, systemen en gegevenstoegang die de aanwerving nodig heeft
- Voorkeurstaal van het contract en eventuele toegezegde voordelen
Hoe Sunbytes EOR due diligence in Vietnam ondersteunt
Toont uw checklist gaten in het bewijs van Sociale Verzekering, de DPA-voorwaarden, het salaris eigendom of de offboarding reikwijdte, pauzeer dan de leverancierskeuze voordat de eerste aanwerving start. Die gaten zijn precies wat een due diligence-toetsing vroeg hoort bloot te leggen.
Sunbytes ondersteunt Nederlandse en EU-bedrijven die in Vietnam werven via onze Employer of Record (EOR) dienst, met onboarding gepland in 2 tot 4 weken wanneer documenten klaar zijn, salarisuitbetaling op tijd, en offboarding acties binnen 24 uur. Trajecten kunnen een AVG Artikel 28 DPA-toetsing, lokale arbeidscontracten, administratie van Sociale Verzekering en PIT, en een benoemde service verantwoordelijke vanaf dag één omvatten.
Opgericht in Nederland in 2011, met een delivery hub in Ho Chi Minh-stad en ISO 27001-controles, geeft Sunbytes Nederlandse en EU-kopers contractueel onderbouwde antwoorden op dezelfde 20 vragen die uw team scoort. Vietnam blijft buitenlandse werkgevers aantrekken, een ontwikkeling die de Wereldbank koppelt aan het doel van een hoog-inkomen status tegen 2045.
Heeft uw team Vietnam gekozen maar de aanbieder nog niet, dan geeft Sunbytes u een beheerste route om correct aan te stellen voor de eerste salarisverwerking ronde. Hoofdkantoor in Utrecht, contracten naar Nederlands recht, ISO 27001, en een AVG Artikel 28 DPA, met salarisuitbetaling op tijd en offboarding acties binnen 24 uur.
