De afgelopen tijd is wel gebleken dat op afstand werken talloze voordelen met zich meebrengt, zoals meer flexibiliteit, zelf je dagindeling bepalen en je eigen werkplek te kiezen en minder reiskosten. In de praktijk was er nóg een voordeel: je meldt je ’s ochtends om 9:00 uur voor de eerste meeting van de dag, terwijl je buiten beeld nog gewoon je comfortabele pyjamabroek aanhebt. En zeg nou zelf: iedereen heeft dat toch wel eens gedaan?
Maar nu even serieus: het traditionele kantoor was vroeger bepalend voor het DNA van een bedrijf. Zo haalden werknemers hun motivatie uit een aantrekkelijke werkplek, regelmatige etentjes en vakantieregelingen. Tegenwoordig werkt het echter anders, want werknemers en sollicitanten zijn meer dan ooit op zoek naar een waardevolle, inclusieve teamcultuur. Ook in een individualistische wereld zijn en blijven mensen kuddedieren. Dit geldt zeker voor de IT-sector, waar samenwerken essentieel is om projecten te realiseren voor op de lange termijn.
Door de pandemie is nog eens extra duidelijk geworden dat organisaties zich moeten aanpassen aan de behoeften van werknemers en dat er systemen moeten worden bedacht waarmee op afstand die traditionele teamcultuur kan worden behouden en versterkt.
Voor softwareontwikkelaars zijn een cultuur van leiderschap en ontwikkeling van essentieel belang en als een bedrijf die cultuur niet kan bieden, begint ieder project al met een valse start.
Waarom is een online teamcultuur zo belangrijk voor softwarebedrijven?
De bedrijfscultuur is op veel vlakken essentieel om de doelen en de gewenste productiviteit te behalen, én om voor tevreden werknemers te zorgen.
Het is misschien lastig, maar probeer je de tijd van vóór 2020 eens voor de geest te halen. De kans is groot dat je beste prestaties toen mogelijk waren doordat je onder één dak met anderen kon samenwerken. Misschien hielp die ontwikkelaar van de vijfde verdieping die je regelmatig bij de koffieautomaat tegenkwam je wel uit de brand bij een groot project door voor de broodnodige motivatie en communicatie te zorgen.
Of misschien werd je app wel geteisterd door een hardnekkige bug, die uiteindelijk door een programmeur werd opgelost met wie je regelmatig een balletje trapte.
Oftewel, een teamcultuur is gebaseerd op persoonlijke relaties, die ontstaan bij de koffieautomaat, tijdens het sporten of op de vrijdagmiddagborrel. In een kantoorsetting kun je veel sneller bepaalde waarden en gewoonten ontwikkelen die uniek zijn voor het bedrijf. In een echte teamcultuur draait het om een gemeenschappelijk doel, vertrouwen en het vermogen om individuele prestaties in te zetten voor zakelijke doelstellingen.
De kantoorsetting is tegenwoordig op afstand, vanuit onze eigen woning of vanuit tijdelijke onderkomens over de hele wereld, waardoor het veel lastiger is om een persoonlijke band met collega’s op te bouwen. De culturele gewoonten die er jarenlang in zijn geslepen in de kantoorsetting zijn plotseling irrelevant geworden. Toch kunnen we ervoor zorgen dat een cultuur die over kilometers aan netwerkkabels is opgebouwd, blijft voortbestaan, met behulp van een vaste basis en enkele praktische maatregelen.
Wanneer ik op afstand werk, heb ik niet het gevoel dat ik bij een team hoor of dat er naar me wordt geluisterd!
Elk voordeel heeft zijn nadeel, en we moeten de zorgen van werknemers dan ook serieus nemen. Voor teamleiders en het team zelf leidt op afstand werken tot verschillende uitdagingen: van lagere productiviteit en verminderde betrokkenheid tot het vergeten uit te nodigen van de stagiair voor de dagelijkse Zoom-meeting. Stuk voor stuk zijn deze aspecten funest voor een gezonde bedrijfscultuur.
Volgens het rapport 2020 State of Remote Work, van Buffer en AngelList, hebben teams die op afstand werken sinds het begin van de pandemie vooral moeite met de volgende aspecten:
- Samenwerken en communiceren (20%)
- Eenzaamheid (20%)
- Moeite om los te komen van werk (18%)
- Afleidingen thuis (12%)
- In een andere tijdzone zijn dan collega’s (10%)
- Gemotiveerd blijven (7%)
- Vrij nemen (5%)
- Een betrouwbare wifiverbinding vinden (3%)
Door het gebrek aan zichtbare lichaamstaal in de digitale wereld is er relatief vaak sprake van miscommunicatie binnen het team. Onder communiceren en samenwerken vallen ook zaken als teamleiders die onnodig veel willen micromanagen, waardoor het team meer stress ervaart en er grenzen worden overschreden.
Wanneer een team op afstand werkt, ligt eenzaamheid voor iedereen op de loer. Als je langere tijd aan hetzelfde bureau gekluisterd zit en geen andere mensen om je heen hebt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor je geestelijke gezondheid. In een internationaal team kunnen verschillende tijdzones voor extra stress zorgen rondom deadlines en moeten sommige teamleden tot in de kleine uurtjes blijven werken, wat weer een negatieve impact heeft op het slaapritme.
Het kan een hele opgave zijn om in je eigen huis los te komen van je werk, zeker als je de hele dag in dezelfde ruimte hebt gewerkt. In deze tijd van smartphones
ontkom je niet aan binnenkomende mailtjes wanneer je op je vrije donderdagavond net lekker Netflix hebt aangezet, en kun je het gevoel hebben dat je tóch nog even snel moet reageren.
Goed… Ik begrijp dat er nadelen zijn verbonden aan op afstand werken, maar hoe kan ik op afstand voor een efficiënte teamcultuur zorgen?
Je kunt in 5 stappen ook op afstand een goede teamcultuur creëren – het is aan jou om die stappen toe te passen binnen je IT-team!
Hieronder vind je 5 ideale manieren om je online bedrijfscultuur én de motivatie van je werknemers een boost te geven.
1. Nodig iedereen iedere week uit voor een sociaal moment
In een kantoorsetting is er vaak een keuken of een koffieautomaat waar je even los kunt komen van de hectische werkdag. Dit is in feite hetzelfde idee, maar dan op afstand. Je creëert een moment waarop je team en andere individuen elkaar op een laagdrempelige manier kunnen spreken. Je kunt zulke digitale afspraken zo leuk maken als je zelf wilt, bijvoorbeeld door spelletjes te organiseren, gespreksonderwerpen te bedenken of een quiz te houden. Zo zorg je ervoor dat het op zo’n moment niet alsnog over werk gaat. Je zou ook een virtuele boekenclub, wellnessgroep of huisdierengroep kunnen oprichten. Want zeg nou zelf: iedereen wil toch de hele dag naar filmpjes van honden kijken?
2. Sta telkens weer stil bij de inzet van je werknemers
In een kantoor kun je je niet verstoppen. Nou ja, als het moet is het toilet natuurlijk een goede plek om even aan je deadlines en je leidinggevende te ontsnappen. Als je op afstand werkt, zijn er werkdagen dat je continu zit te worstelen met je drukke gezinsleven en een haperende wifiverbinding, maar dat is niet altijd zichtbaar voor je werkgever. Voor leiders is het belangrijk om met ieder teamlid een band te vormen en duidelijk te maken dat zijn of haar bijdrage essentieel is voor het succes van de afdeling en de hele organisatie. Zo wordt bovendien de teamcultuur versterkt. Bij een positieve bedrijfscultuur hoort een verlangen naar complimenten en erkenning. Als hieraan wordt voldaan, stijgen zowel de productiviteit als de werktevredenheid, zodat ook het hele team beter presteert.
3. Zet werkmomenten zonder afleidingen op de eerste plaats
Je kunt iemands harde werk alleen oprecht erkennen als dat werk met de volledige focus is uitgevoerd. Als je als team op afstand gaat werken, kan je de verwachting hebben dat iedereen de hele dag door met elkaar moet blijven communiceren. Probeer dit niet te letterlijk te nemen: de vormgever van je UI kan zich echt niet goed op zijn werk concentreren als er continu een hele rits aan onnodige e-mails en groepschats binnenkomt. Ja, iedere succesvolle teamcultuur valt of staat met communicatie, maar je werknemers hebben ook periodes zonder afleidingen nodig. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om in eerste instantie in een e-mailbericht of een zakelijke blog mede te delen dat het niet erg is als werknemers af en toe enkele uren niet reageren op e-mails. Geef je werknemers wel de tijd om aan zulke culturele veranderingen te wennen. Ze moeten daarmee oefenen en het zelf ervaren.
4. Verklein de virtuele afstand
Virtuele afstand is een psychologisch en emotioneel fenomeen dat onbewust steeds wat groter wordt als het merendeel van de vergaderingen en ervaringen zich digitaal afspeelt. Sommige softwarebedrijven hebben al een cultuur met een saamhorigheidsgevoel ontwikkeld voor hun teams die over de hele wereld actief zijn. Managers kunnen een succesvol team smeden door de persoonlijke band tussen teamleden zo sterk mogelijk te maken. Probeer bijvoorbeeld regelmatig videogesprekken in te plannen om op afstand te communiceren. Dergelijke gesprekken zorgen voor een betere onderlinge band dan e-mails en telefoongesprekken. Herinner je teamleden eraan dat je virtuele deur altijd voor hen openstaat en dat je echt niet alleen maar de baas bent. Als je een ondersteunende houding aanneemt, laat je je collega’s zien dat ze je altijd telefonisch kunnen benaderen of om hulp kunnen vragen.
5. Gebruik samenwerkingstools in je voordeel
Wanneer je eenmaal op afstand werkt, kun je alleen een gezonde bedrijfscultuur handhaven door te blijven communiceren. Met samenwerkingsplatforms als Slack kun je gewoontes van het kantoor ook virtueel uit blijven voeren, zodat teams ook onderling in contact blijven staan. Het is aan de leiders binnen een bedrijf om de cultuur te behouden, door ervoor te zorgen dat werknemers virtueel tradities vasthouden.
