Sociale verzekering in Vietnam is een van de eerste salarisposten die buitenlandse werkgevers goed moeten regelen bij het aannemen van personeel in Vietnam. Als uw werknemer begint voordat de contractcategorie, de bijdragegrondslag of het registratieproces duidelijk is, kan het probleem niet in de eerste maand opduiken. Het verschijnt meestal later, tijdens een salarisadministratiebeoordeling, bij het uit dienst gaan van een werknemer of bij een inspectie.
Voor EU- en FDI-bedrijven (buitenlandse directe investeringen) is de kwestie niet alleen of sociale verzekering verplicht is. De echte vraag is of HR, Finance en Salarisadministratie hetzelfde antwoord hebben vóór de eerste salarisronde.
Deze gids legt uit wie moet deelnemen aan de sociale verzekering in Vietnam, hoe de bijdragen van werkgever en werknemer werken, wat er verandert voor buitenlandse werknemers, en wat u moet controleren voordat u de salarisadministratie in Vietnam opschaalt.
TL;DR
- Sociale verzekering in Vietnam is een verplicht bijdragesysteem via de salarisadministratie voor in aanmerking komende werknemers in Vietnam. Werkgevers moeten in aanmerking komende werknemers registreren, de bijdragen van werkgever en werknemer berekenen en op tijd betalen.
- Voor Vietnamese werknemers behandelt de salarisadministratie de sociale verzekering meestal samen met de ziektekostenverzekering en de werkloosheidsverzekering. De richtlijn van de Sociale Zekerheid van Vietnam (Vietnam Social Security) legt uit dat het gecombineerde bijdragepakket voor sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekering 32% van de maandelijkse salarisgrondslag bedraagt, verdeeld over het deel voor de werkgever en het deel voor de werknemer.
- Buitenlandse werknemers kunnen ook onderworpen zijn aan verplichte sociale verzekering wanneer zij in Vietnam werken onder kwalificerende contracten. De Sociale Zekerheid van Vietnam stelt dat buitenlandse werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van ten minste 12 maanden moeten deelnemen, tenzij een vrijstelling van toepassing is.
Wat is Sociale Verzekering in Vietnam?
Sociale verzekering in Vietnam is een wettelijk verzekeringsstelsel dat wordt gefinancierd door bijdragen via de salarisadministratie. Voor werkgevers maakt het deel uit van de indiensttreding: zodra een werknemer onder de regels voor verplichte deelname valt, moet de werkgever de bijdragen correct registreren, berekenen, inhouden en betalen.
Sociale verzekering dekt uitkeringsgebieden voor werknemers, zoals ziekte, moederschap, arbeidsongeval en beroepsziekte, pensioen en nabestaanden. Voor buitenlandse werknemers die deelnemen aan de verplichte sociale verzekering, stelt de Sociale Zekerheid van Vietnam dat zij recht hebben op dezelfde socialeverzekeringsuitkeringen als Vietnamese werknemers.
Sociale verzekering is niet hetzelfde als SHUI
Buitenlandse werkgevers horen vaak “Sociale Verzekering in Vietnam” en “SHUI” samen gebruiken. Ze zijn gerelateerd, maar niet identiek.
Sociale verzekering is één onderdeel van de bredere opzet van salarisbijdragen. SHUI verwijst meestal naar:
| Component | Wat het betekent in de salarisadministratie | Zorg voor de werkgever |
|---|---|---|
| Sociale verzekering | Bijdragen voor socialeverzekeringsuitkeringen zoals ziekte, moederschap, pensioen en nabestaanden | Correcte registratie, bijdragegrondslag en werknemerscategorie |
| Ziektekostenverzekering | Bijdragen voor de wettelijke ziektekostenverzekering | Correcte maandelijkse berekening en inhouding bij de werknemer |
| Werkloosheidsverzekering | Bijdragen voor werkloosheidsverzekering waar van toepassing | Correcte geschiktheid en salarisgrondslag |
Voor Vietnamese werknemers wordt het bredere SHUI-pakket meestal samen in de salarisadministratie afgehandeld. De richtlijn van de Sociale Zekerheid van Vietnam legt uit dat de bijdragen voor sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekering in totaal 32% van de maandelijkse salarisgrondslag bedragen, waarbij werkgevers 21,5% en werknemers 10,5% betalen.Waarom het ertoe doet vóór de eerste salarisronde
Het verkeerd regelen van de Sociale Verzekering in Vietnam voorkomt niet altijd dat een nieuwe werknemer begint met werken.
Daarom is het gemakkelijk te missen.
Het risico ontstaat wanneer de bijdragegeschiedenis wordt gecontroleerd, wanneer het contract van een buitenlandse werknemer wordt gecontroleerd, of wanneer werknemersgegevens niet overeenkomen met de salarisinhoudingen. Decreet 12/2022/ND-CP behandelt administratieve overtredingen en sancties op het gebied van arbeid en sociale verzekering, inclusief de bevoegdheid voor socialeverzekeringsorganen om boetes en herstelmaatregelen op te leggen voor overtredingen met betrekking tot betalingen van sociale verzekering en werkloosheidsverzekering.
Wie moet deelnemen aan de Sociale Verzekering in Vietnam?
Deelname aan de Sociale Verzekering in Vietnam hangt af van de werknemerscategorie, het type contract en of de werknemer Vietnamees of buitenlands is. Voor buitenlandse werkgevers is de eerste salariscontrole eenvoudig: bereken geen bijdragepercentages totdat de werknemerscategorie is bevestigd.
Vietnamese werknemers
Vietnamese werknemers die werken onder kwalificerende arbeidsregelingen vallen over het algemeen onder de verplichte sociale verzekering. De werkgever moet in aanmerking komende werknemers registreren en de maandelijkse bijdragen via de salarisadministratie afhandelen.
Dit is waar veel FDI-werkgevers kleine fouten maken die zich herhalen. Een nieuwe werknemer komt in dienst. De salarisadministratie draait. De contractvoorwaarden en de salarisgrondslag worden eenmalig ingevoerd. Als die opzet verkeerd is, kan dezelfde fout zich elke maand herhalen totdat iemand het controleert.
Buitenlandse werknemers in Vietnam
Buitenlandse werknemers kunnen ook onder de verplichte sociale verzekering vallen. De Sociale Zekerheid van Vietnam stelt dat Clausule 2, Artikel 2 van de Socialeverzekeringswet van 2024 vereist dat buitenlandse onderdanen die in Vietnam werken, deelnemen aan de verplichte sociale verzekering wanneer zij in Vietnam in dienst zijn onder arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd van ten minste 12 maanden.
De Socialeverzekeringswet van 2024, Wet nr. 41/2024/QH15, werd uitgevaardigd op 29 juni 2024 en trad in werking op 1 juli 2025.
Veelvoorkomende vrijstellingen die buitenlandse werkgevers moeten controleren
De dekking voor buitenlandse werknemers gaat niet alleen over nationaliteit. De Sociale Zekerheid van Vietnam vermeldt gevallen waarin buitenlandse werknemers niet verplicht zijn om verplichte sociale verzekering te betalen, waaronder gevallen van interne bedrijfsoverplaatsing, gevallen op pensioenleeftijd en gevallen die anders worden gedekt door een internationaal verdrag.
Vóór de eerste salariscyclus moeten HR en Salarisadministratie het volgende bevestigen:
| Werknemerssituatie | Salarisadministratie actie |
|---|---|
| Vietnamese werknemer onder een kwalificerende arbeidsovereenkomst | Registreer en bereken verplichte bijdragen |
| Buitenlandse werknemer onder een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van ten minste 12 maanden | Controleer verplichte deelname aan sociale verzekering |
| Buitenlandse werknemer overgeplaatst binnen de onderneming | Controleer vrijstellingsvoorwaarden vóór de salarisadministratie opzet |
| Werknemer op pensioenleeftijd | Controleer of verplichte deelname van toepassing is |
| Aannemer of consultant | Beoordeel of de werkregeling lijkt op een dienstverband |
Bestandsnaam: vietnam-social-insurance-eligibility-flow.webp
Alt-tekst: Geschiktheidsstroom voor deelname aan Sociale Verzekering in
VietnamBijdragepercentages Sociale Verzekering Vietnam die werkgevers moeten begrijpen
Bijdragepercentages zijn slechts één onderdeel van de compliance. De salarisadministratie heeft ook de juiste bijdragegrondslag, werknemerscategorie, registratiestatus en maandelijkse betalingstermijn nodig.
SHUI-bijdrageoverzicht Vietnamese werknemers
Voor Vietnamese werknemers behandelt de salarisadministratie vaak sociale verzekering, ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering, ongevallenverzekering op het werk, ziekte en moederschap, en pensioengerelateerde fondsen binnen de bredere wettelijke bijdrage-opzet.
De richtlijn van de Sociale Zekerheid van Vietnam stelt dat het totale bijdragepakket voor sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekering 32% van de maandelijkse salarisgrondslag bedraagt. Werkgevers betalen 21,5%, terwijl werknemers 10,5% betalen. Dezelfde richtlijn verdeelt de 32% in componenten voor pensioen en nabestaanden, ziektekostenverzekering, werkloosheidsverzekering, ongevallenverzekering op het werk, en ziekte en moederschap.
| Bijdrager | Bijdrageaandeel | Betekenis voor de salarisadministratie |
|---|---|---|
| Werkgever | 21,5% | Werkgeverskant salariskosten |
| Werknemer | 10,5% | Inhouding op het salaris van de werknemer |
| Totaal | 32% | Berekend over de toepasselijke maandelijkse salarisgrondslag |
Socialeverzekeringsbijdrageoverzicht buitenlandse werknemers
Voor buitenlandse werknemers die deelnemen aan de verplichte sociale verzekering, stelt de Sociale Zekerheid van Vietnam dat de totale maandelijkse socialeverzekeringsbijdrage 25% van het basissalaris bedraagt. Werknemers betalen 8% en werkgevers betalen 17%.
| Bijdrager | Bijdrageaandeel | Fondstoewijzing vermeld door VSS |
|---|---|---|
| Werkgever | 17% | 3% naar ziekte en moederschap, 14% naar pensioen en nabestaanden |
| Werknemer | 8% | Pensioen en nabestaanden |
| Totaal | 25% | Verplichte maandelijkse socialeverzekeringsbijdrage |
Bestandsnaam: vietnam-social-insurance-contribution-rates.webp
Alt-tekst: Bijdragepercentages Sociale Verzekering Vietnam voor werkgevers en werknemers
Waarom salaristeams tarief, grondslag en geschiktheid moeten scheiden
Een correct bijdragepercentage kan nog steeds een onjuist salarisresultaat opleveren als de bijdragegrondslag verkeerd is.
Voor EU- en FDI-werkgevers is de praktische controle om drie controles te scheiden:
| Salariscontrole | Wat te bevestigen | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Geschiktheid | Of de werknemer moet deelnemen | Voorkomt het toepassen van tarieven op de verkeerde werknemerscategorie |
| Bijdragegrondslag | Welk salarisbedrag wordt gebruikt voor de bijdrage | Voorkomt onderbetaling of overbetaling |
| Tarief | Percentage werkgever en werknemer | Voorkomt incorrecte salariskosten en salarisinhouding |
Wat EU- en FDI-werkgevers vaak verkeerd doen
De meeste fouten met de Sociale Verzekering in Vietnam beginnen niet als juridische meningsverschillen. Ze beginnen als hiaten in de workflow.
Uw nieuwe werknemer begint op maandag. De salarisadministratie sluit op vrijdag. Het contract is ondertekend, maar de bijdragegrondslag is niet bevestigd. Financiën boekt één werkgeverskost. HR communiceert een andere salarisinhouding. Tegen de tijd dat de fout zichtbaar is, is de eerste salariscyclus al gesloten.
Aannemers behandelen als werknemers zonder SHUI-blootstelling te controleren
Als een aannemer werkt als een werknemer, is de contracttitel mogelijk niet voldoende om de regeling te beschermen. De praktische vraag is of uw team de werkuren, hulpmiddelen, werkplek, rapportagelijn en de doorlopende rol van de persoon controleert.
Dit is belangrijk omdat sociale verzekering in de arbeidsstructuur zit. Als de relatie vanaf het begin een dienstverband had moeten zijn, moet de salarisadministratie mogelijk meer dan één item corrigeren: contracttype, belastingafhandeling, socialeverzekeringsregistratie en bijdragegeschiedenis.Eén salarisadministratie-opzet toepassen op zowel Vietnamese als buitenlandse werknemers
Buitenlandse werknemers hebben een aparte controle nodig.
Een salaristeam mag niet eenvoudigweg de bijdrage-opzet voor Vietnamese werknemers kopiëren en toepassen op elke buitenlandse werknemer.
Voor buitenlandse werknemers zijn de eerste vragen: Is er een kwalificerende arbeidsovereenkomst? Is het contract ten minste 12 maanden? Is er een vrijstelling? Verandert een internationaal verdrag de behandeling? De Sociale Zekerheid van Vietnam identificeert specifiek de voorwaarde van de arbeidsovereenkomst van 12 maanden en vrijstellingsgevallen voor buitenlandse werknemers.
Wachten op een audit voordat de bijdragegeschiedenis wordt gecontroleerd
Een salarisaudit is gemakkelijker voordat het personeelsbestand groeit. Zodra bijdragefouten zich herhalen over meerdere maanden en meerdere werknemers, wordt het werk zwaarder: salarisadministratiegegevens, contracten, betalingsgeschiedenis, werknemersinhoudingen en uittrededocumenten moeten allemaal worden afgestemd.
| Veelvoorkomende fout | Salarisimpact | Preventiecontrole |
|---|---|---|
| Werknemerscategorie niet bevestigd vóór indiensttreding | Verkeerde bijdragebehandeling vanaf de eerste maand | Voeg werknemersclassificatie toe aan de checklist voor indiensttreding |
| Vrijstelling buitenlandse werknemer niet gecontroleerd | Risico op overbetaling of onderbetaling | Beoordeel contracttermijn, overplaatsingsstatus en verdragspositie |
| Salarisgrondslag eenmaal ingevoerd en nooit gecontroleerd | Herhaalde maandelijkse bijdragefout | Controleer de bijdragegrondslag tijdens de salarisaudit |
| Salarisdocumenten gedeeld zonder toegangscontrole | Blootstelling van werknemersgegevens | Gebruik gecontroleerde documentafhandeling en auditsporen |
| Socialeverzekeringsgegevens alleen gecontroleerd tijdens uitdiensttreding | Herstelwerk tijdens het vertrek | Controleer de maandelijkse betalingsgeschiedenis vóór het vertrek van de werknemer |
Salarischecklist voordat u een werknemer in Vietnam aanneemt
Vóór uw eerste salarisronde in Vietnam moeten HR en Financiën het eens zijn over één set gegevens. Die set gegevens moet antwoord geven op wie de werknemer is, hoe hij in dienst is, welke salarisgrondslag van toepassing is, en wie de maandelijkse betalingsopvolging beheert.
1. Bevestig de werknemerscategorie
Begin met de daadwerkelijke werkregeling van de persoon.
Een Vietnamese werknemer, buitenlandse werknemer, interne overplaatste, aannemer en EOR-werknemer (Employer of Record) kunnen allemaal uw operatie in Vietnam ondersteunen, maar ze creëren niet dezelfde salarisverplichting. De werknemerscategorie bepaalt de volgende salarisactie.
2. Bevestig de bijdragegrondslag
Bijdragepercentages werken alleen als de grondslag correct is. De salarisadministratie moet bevestigen welk salarisbedrag wordt gebruikt, of een maximum van toepassing is en of toeslagen of salariscomponenten de bijdragegrondslag beïnvloeden.
Doe dit vóór de eerste salarisronde. Het corrigeren van een verkeerde grondslag na enkele maanden betekent het heropenen van salarisberekeningen en werknemersinhoudingen.
3. Bereid werknemersdocumenten en salarisadministratiegegevens voor
Uw salarisdossier moet voldoende documentatie bevatten ter ondersteuning van registratie, berekening, betaling en communicatie met werknemers.
Voor EU-bedrijven is dit ook een werknemersgegevensproces. Salarisdocumenten bevatten gevoelige persoonlijke en salarisinformatie, dus toegangscontrole is belangrijk. Bewaar alleen wat nodig is, beperk de toegang en houd een duidelijk overzicht bij van wie elk document heeft afgehandeld.
4. Stel een maandelijkse deadline en auditspoor in
Salariscompliance hangt af van herhaling. Stel een maandelijkse deadline in voor werknemerswijzigingen, nieuwe aanwervingen, uitdiensttredingen, contractupdates en bijdragecontrole.
De deadline voorkomt dat last-minute salariswijzigingen ongecontroleerde wijzigingen worden. Het auditspoor geeft HR, Financiën en de lokale salarisadministratie hetzelfde dossier wanneer iets later moet worden gecontroleerd.
| Checklistitem | Eigenaar | Timing |
|---|---|---|
| Bevestig werknemerscategorie | HR / Juridisch | Vóór het ondertekenen van het contract |
| Bevestig contracttermijn en werknemerssoort | HR | Vóór indiensttreding |
| Bevestig bijdragegrondslag | Salarisadministratie / Financiën | Vóór de eerste salarisronde |
| Bereid registratiedocumenten voor | HR / Salarisadministratie | Vóór de salarisadministratie opzet |
| Stel maandelijkse salarisdeadline in | Salarisadministratie / Financiën | Vóór de eerste salariscyclus |
| Controleer de betalingsgeschiedenis van de sociale verzekering | Salarisadministratie | Maandelijks of tijdens de salarisaudit |
| Beveilig werknemerssalarisdocumenten | HR / Salarisadministratie / IT | Doorlopend |
Bestandsnaam: vietnam-social-insurance-payroll-checklist.webp
Alt-tekst: Salarischecklist voor compliance met de Sociale Verzekering in Vietnam
Wanneer uw eerste salarisronde in Vietnam afhangt van de juiste contractcategorie, bijdragegrondslag en werknemersdocumenten, is het veiligste moment om dit te controleren voordat de salarisadministratie sluit.
Controleer uw salarisadministratie-opzet in Vietnam vóór de eerste bijdragecyclus.
Wanneer Employer of Record de veiligere route is
Salarisdiensten (Payroll Services) zijn de belangrijkste optie wanneer uw bedrijf de juiste arbeidsstructuur in Vietnam al heeft, of aan het opzetten is. Employer of Record (EOR) wordt relevant wanneer u in Vietnam personeel moet aannemen, maar nog geen lokale entiteit of salarisinfrastructuur hebt.
Directe aanwerving versus EOR voor de administratie van de sociale verzekering
| Onderwerp | Directe aanwerving via uw entiteit in Vietnam | Employer of Record (EOR) |
|---|---|---|
| Wettelijke werkgever | Uw lokale entiteit | EOR-aanbieder |
| Salarisadministratie opzet | Uw entiteit moet de salarisadministratie uitvoeren of uitbesteden | EOR beheert de salarisadministratie als wettelijke werkgever |
| Registratie sociale verzekering | Uw entiteit regelt de registratie en bijdragebetaling | EOR regelt de administratie aan de werkgeverskant |
| Beste optie | U heeft een entiteit in Vietnam en interne HR/Finance eigenaarschap | U moet personeel aannemen voordat de entiteitsopzet klaar is |
| Aandachtspunt | Vereist lokaal compliance-eigenaarschap | Moet worden gebruikt met een duidelijke scope, werknemerscontrole en regels voor gegevensverwerking |
Wanneer EOR niet de juiste optie is
EOR is niet automatisch beter. Als uw bedrijf al een entiteit in Vietnam, duidelijke HR-eigenaarschap en een stabiel salarisproces heeft, zijn salarisdiensten mogelijk de meer directe route.
Gebruik EOR wanneer de arbeidsstructuur de blokkade is. Gebruik Salarisdiensten wanneer de structuur bestaat, maar het salarisproces betrouwbaar, compliant en gemakkelijker te beheren moet zijn.
Hoe Sunbytes de compliance met de Sociale Verzekering in Vietnam ondersteunt
Sociale verzekering in Vietnam is niet alleen een wettelijke bijdrage. Voor buitenlandse werkgevers wordt het een maandelijkse operationele discipline: correcte werknemersopzet, veilige salarisgegevens, tijdige berekening en schone uitdiensttreding.
Sunbytes ondersteunt dit via Accelerate Workforce Solutions, met Payroll Services als de eerste laag voor werkgevers die al een arbeidsstructuur in Vietnam hebben, of deze aan het opzetten zijn. De salarisadministratie draait op tijd, werknemersdocumenten worden veilig afgehandeld en bijdragedossiers worden audit-klaar gehouden voor HR, Financiën, lokale salarisadministratie en regionaal management.
Dit werkt omdat salariscompliance niet alleen bij HR ligt. Het proces heeft duidelijke overdrachten, gecontroleerde gegevensstromen en betrouwbare operationele routines nodig. De Digital Transformation Solutions van Sunbytes ondersteunen de workflowlaag achter de salarisadministratie, zodat goedkeuringen, werknemersgegevens en salarisinvoeren niet verloren gaan in spreadsheets, e-mails en niet-verbonden systemen.
Hetzelfde salarisproces heeft ook een beveiligingslaag nodig. De Cybersecurity Solutions van Sunbytes ondersteunen veilige documentafhandeling, toegangscontrole, GDPR-bewuste workflows en ISO 27001-gebaseerde controles, waardoor werknemersgegevens worden beschermd terwijl deze door indiensttreding, salarisadministratie, audit en uitdiensttreding bewegen.
Voor bedrijven zonder een entiteit in Vietnam kan Employer of Record de wettelijke arbeidsstructuur bieden, terwijl de salarisadministratie en de wettelijke bijdrageadministratie lokaal worden afgehandeld. Gebruik EOR wanneer het arbeidsmodel de blokkade is. Gebruik Salarisdiensten wanneer de structuur bestaat, maar het salarisproces betrouwbaar, compliant en gemakkelijker te beheren moet zijn.
Bespreek uw salarisadministratie-opzet in Vietnam vóór uw volgende salariscyclus.
FAQs
Ja, sociale verzekering in Vietnam is verplicht voor in aanmerking komende werknemers onder de regels voor verplichte deelname. De exacte behandeling hangt af van de werknemerscategorie, het type contract en of de werknemer Vietnamees of buitenlands is.
Ja, buitenlandse werknemers kunnen verplicht zijn om deel te nemen. De Sociale Zekerheid van Vietnam stelt dat buitenlandse onderdanen die in Vietnam werken onder arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd van ten minste 12 maanden moeten deelnemen aan de verplichte sociale verzekering, tenzij een vrijstelling van toepassing is.
Sociale verzekering in Vietnam is één wettelijke verzekeringscomponent. SHUI verwijst meestal naar het bredere salarispakket van sociale verzekering, ziektekostenverzekering en werkloosheidsverzekering. Salaristeams moeten deze termen scheiden, omdat de bijdragebehandeling per werknemerscategorie kan verschillen.
Voor buitenlandse werknemers die deelnemen aan de verplichte sociale verzekering, stelt de Sociale Zekerheid van Vietnam dat werkgevers 17% en werknemers 8% van het maandelijkse basissalaris bijdragen, voor een totaal van 25%. Voor Vietnamese werknemers behandelt de salarisadministratie meestal het bredere SHUI-pakket, dat volgens de richtlijn van de Sociale Zekerheid van Vietnam 32% van de maandelijkse salarisgrondslag bedraagt, verdeeld over het deel voor de werkgever en het deel voor de werknemer.
Te late of onjuiste betaling van de sociale verzekering kan leiden tot het risico van nabetalingen, boetes en inspecties. Decreet 12/2022/ND-CP behandelt sancties en herstelmaatregelen voor administratieve overtredingen op het gebied van arbeid en sociale verzekering.
In de praktijk vereisen de sociale verzekering en de salarisadministratie een arbeidsstructuur in Vietnam. Als uw bedrijf geen lokale entiteit heeft, kan Employer of Record een geschikte optie zijn, omdat de EOR als de wettelijke werkgever fungeert en de salarisverplichtingen beheert.
Controleer voordat u het personeelsbestand opschaalt, buitenlandse werknemers aanneemt, salarissystemen wijzigt of uitdiensttredingen van werknemers afrondt. Een salarisaudit is het meest nuttig voordat dezelfde fout zich herhaalt over meerdere maandelijkse salariscycli.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
