Voor EU-bedrijven die in Vietnam aannemen, is de keuze tussen employer of record versus payrolling is geen directe kopie van het payrollingmodel dat in Nederland wordt gebruikt. Het meest geschikte praktische model voor de meeste eerste aanwervingen is een Employer of Record (EOR). Vietnam kent ook arbeidsbemiddeling (labor leasing), maar dat model is beperkt tot specifieke goedgekeurde functietitels.
Als uw team een software-ingenieur, analist, projectmanager, operations specialist of eerste werknemer in Vietnam aanneemt, is de beslissing meestal niet “payrolling of EOR?” Het gaat erom of EOR in Vietnam u de arbeidsstructuur biedt die u van payrolling gewend was, terwijl het voldoet aan de Vietnamese regels voor arbeid, salarisadministratie (payroll), sociale verzekeringen (SHUI), inkomstenbelasting (PIT) en gegevensverwerking.
TL;DR
- In Nederland heeft een payrollwerknemer een contract met het payrollbedrijf, maar werkt hij voor een ander bedrijf. Sinds 1 januari 2020 hebben Nederlandse payrollwerknemers dezelfde arbeidsvoorwaarden en juridische positie als werknemers die rechtstreeks door de inlener zijn aangenomen.
- In Vietnam is er geen direct algemeen “payrolling” model voor buitenlandse bedrijven die lokaal personeel aannemen. Het model dat het meest in de buurt komt voor de meeste EU-aanwervingsscenario’s is EOR.
- Vietnamese arbeidsbemiddeling (labor leasing) bestaat, maar Decreet 145/2020/ND-CP beperkt dit tot goedgekeurde functietitels die zijn vermeld in Bijlage II, waardoor het niet geschikt is voor de meeste kenniswerkers.
Wat payrolling thuis betekent versus wat u in Vietnam zult vinden
Als u gewend bent aan Nederlandse payrolling, is uw uitgangspunt duidelijk: het payrollbedrijf ondertekent de arbeidsovereenkomst, verzorgt de salarisadministratie en de werknemer voert dagelijkse werkzaamheden uit voor het opdrachtgevende bedrijf. Dat model is bekend bij HR- en financiële teams omdat het formele arbeidsadministratie scheidt van operationeel management.
De Nederlandse overheid definieert een payrollwerknemer als iemand met een arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf die werkt voor een ander bedrijf, de inlener. Ook stelt de overheid dat payrollwerknemers sinds 1 januari 2020 dezelfde arbeidsvoorwaarden en juridische positie hebben als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn genomen door de inlener.
Vietnam werkt anders. De Vietnamese wet voorziet niet in een breed payrollingmodel voor buitenlandse bedrijven dat netjes aansluit bij de Nederlandse versie. De praktische opties zijn:
- Uw Vietnamese entiteit neemt de werknemer rechtstreeks in dienst.
- Een EOR neemt de werknemer lokaal in dienst en regelt de salarisadministratie, wettelijke bijdragen, contracten en arbeidsadministratie.
- Een erkend arbeidsbemiddelingsbedrijf (labor leasing enterprise) wijst werknemers toe aan een ontvangend bedrijf, maar alleen voor goedgekeurde functietitels.
Dat derde model is waar de verwarring begint. Arbeidsbemiddeling (labor leasing) in Vietnam is meer verwant aan een beperkt uitzendmodel (labor dispatch) dan aan Nederlandse payrolling. Decreet 145/2020/ND-CP stelt het kader voor arbeidsbemiddeling vast en koppelt de toegestane arbeidsbemiddelingsfuncties aan Bijlage II.
Voor de meeste EU-bedrijven die in Vietnam aannemen, is EOR het model dat het meest lijkt op de payrollingregeling die zij verwachtten: uw werknemer werkt voor uw team, terwijl de lokale arbeidsadministratie bij de EOR ligt.
Voor Nederlandse bedrijven die aannemen in Vietnam, lees de volledige gids EOR in Vietnam voor Nederlandse bedrijven
Drie verschillen die de beslissing veranderen
Het verschil tussen EOR, payrolling en arbeidsbemiddeling is niet alleen terminologie. Het verandert wie de arbeidsovereenkomst ondertekent, wie de SHUI en PIT regelt, en of de functie überhaupt in aanmerking komt.
Wie ondertekent de arbeidsovereenkomst en draagt het arbeidsrisico
Binnen een EOR-regeling ondertekent de EOR het Vietnamese arbeidscontract met de werknemer. Uw bedrijf stuurt de werkzaamheden aan, stelt de rolverwachtingen vast en beheert de prestaties in de praktijk, maar het lokale arbeidsdocumentatie ligt bij de EOR.
Onder arbeidsbemiddeling ondertekent het arbeidsbemiddelingsbedrijf de arbeidsovereenkomst met de werknemer en wijst deze werknemer toe aan een ander bedrijf. Dit model is afzonderlijk gereguleerd onder Decreet 145/2020/ND-CP. Het decreet stelt ook vergunningsvoorwaarden vast voor arbeidsbemiddelingsbedrijven, inclusief managementervaring en een borgsomvereiste.
Bij directe indiensttreding ondertekent uw Vietnamese dochteronderneming of geregistreerde entiteit de arbeidsovereenkomst. Dat geeft u volledige werkgeverscontrole, maar het brengt ook de volledige werkgeverslast met zich mee: contracten, salarisadministratie, SHUI, PIT, werknemersdossiers, ontslagprocedures en arbeidsinspecties.
Voor een eerste aanwerving in Vietnam creëert directe indiensttreding meestal meer opzetwerk dan de functie nodig heeft. EOR elimineert de vraag over het opzetten van een entiteit, terwijl de werknemer binnen uw operationele team blijft.
SHUI en PIT: wie regelt wat
SHUI is de gebruikelijke afkorting voor het Vietnamese wettelijke pakket voor sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekeringen. PIT staat voor persoonlijke inkomstenbelasting.
Onder EOR regelt de EOR het lokale salarisproces, inclusief SHUI-registratie, werkgeversbijdragen, werknemersinhoudingen en PIT-inhouding. Uw team heeft nog steeds inzicht in de salarisadministratie nodig, maar hoeft Vietnamese salarisindieningen niet rechtstreeks uit te voeren.
Vietnam Social Security stelt dat het huidige gecombineerde pakket aan sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekeringsbijdragen 32% van de maandelijkse salarisbasis voor Vietnamese werknemers bedraagt, waarbij werkgevers 21,5% betalen en werknemers 10,5% betalen.
Voor EU-bedrijven zijn werknemersgegevens ook belangrijk. Salaris-, contract-, identiteits-, salaris- en belastinggegevens moeten worden overgedragen en verwerkt onder een juiste gegevensverwerkingsovereenkomst. Waar de EOR werknemersgegevens verwerkt namens een EU-klant, moet de overeenkomst de Artikel 28-bepalingen voor verwerkers van de GDPR bevatten.
Hier is de volledige gids over hoe EOR de salarisadministratie en SHUI in Vietnam regelt
Welke functies en situaties elk model dekt
Dit is het punt dat de meeste generieke vergelijkingen missen.
EOR is meestal geschikt voor het aannemen van kenniswerkers omdat het niet afhankelijk is van de functielijst voor arbeidsbemiddeling van Decreet 145. Uw software-ingenieur, analist, projectmanager of operations specialist kan meestal in dienst worden genomen onder een normaal arbeidscontract via de EOR-structuur, onderworpen aan de standaard Vietnamese arbeidsregels.
Arbeidsbemiddeling is anders. Decreet 145 stelt dat arbeidsbemiddeling alleen kan worden gebruikt voor functies die zijn vermeld in Bijlage II. De lijst omvat rollen zoals vertaler, administratief assistent, receptionist, gids, verkoopondersteuning, projectondersteuning, bepaald programmeerwerk voor productiemachines, documentbewerking, beveiliging, telemarketing/klantenservice, en geselecteerde technische of transportgerelateerde functies.
Die lijst creëert geen algemene route voor buitenlandse bedrijven om softwareteams, productmanagers, ontwerpers, analisten of operations-functies aan te nemen via arbeidsbemiddeling. Als uw functie dicht bij een van de genoemde categorieën ligt, vraag dan juridisch advies voordat u aanneemt dat deze in aanmerking komt.
Tabel 1: EOR versus arbeidsbemiddeling versus directe indiensttreding in Vietnam
| Dimensie | EOR | Arbeidsbemiddeling (staffing services) | Directe indiensttreding |
|---|---|---|---|
| Juridische werkgever | EOR-bedrijf | Erkend arbeidsbemiddelingsbedrijf | Klant of Vietnamese dochteronderneming |
| Wie ondertekent de arbeidsovereenkomst | EOR | Arbeidsbemiddelingsbedrijf | Klant |
| SHUI/PIT geregeld door | EOR | Arbeidsbemiddelingsbedrijf | Klant |
| Functiebeperkingen | Geen beperking via functielijst arbeidsbemiddeling | Alleen goedgekeurde functies onder Decreet 145 Bijlage II | Geen beperking via functielijst arbeidsbemiddeling |
| Maximale duur | Geen maximale duur voor EOR | Tijdelijk model; controleer functie en duur voor gebruik | Geen modelspecifieke limiet |
| Werkvergunning voor buitenlandse werknemers | EOR kan ondersteunen als werknemer en functie in aanmerking komen | Arbeidsbemiddelingsbedrijf kan ondersteunen als de functie in aanmerking komt | Klant of dochteronderneming sponsort |
| GDPR AVG nodig voor EU-klantgegevens | Ja | Ja | Interne controller-verplichtingen |
| Beste pasvorm | Meeste EU-kenniswerker aanwervingen in Vietnam | Specifieke goedgekeurde tijdelijke functies | Bedrijven met een gevestigde entiteit in Vietnam |
Wanneer EOR het juiste model is voor uw team in Vietnam
EOR is meestal het juiste model wanneer uw team de persoon aan het werk moet hebben voordat het opzetten van een entiteit zinvol is.
Als dit uw eerste aanwerving in Vietnam is, biedt EOR uw HR- en financiële teams een lokale arbeidsstructuur zonder te hoeven wachten op oprichting, belastingregistratie, salarisadministratie en wettelijke boekhoudprocessen. Uw nieuwe werknemer kan beginnen onder een Vietnamese arbeidsovereenkomst, waarbij de salarisadministratie en wettelijke bijdragen lokaal worden afgehandeld.
EOR is ook geschikt wanneer uw functie een kenniswerkerfunctie is. Als uw ingenieur, analist, productmanager of operations specialist niet overeenkomt met de lijst voor arbeidsbemiddeling, moet arbeidsbemiddeling niet als lapmiddel worden beschouwd.
Voor een Vietnamese staatsburger wordt EOR-onboarding is meestal gepland in een venster van 2–4 weken zodra de commerciële voorwaarden, contractinput en werknemersdocumenten gereed zijn. Voor een buitenlandse staatsburger voegt het werkvergunningsproces een afzonderlijke stap toe. Decreet 219/2025/ND-CP trad in werking op 7 augustus 2025, en de samenvatting van Vietnam Social Security stelt dat autoriteiten binnen 10 werkdagen na ontvangst van een geldig dossier moeten beslissen over de afgifte van een werkvergunning. Voorbereiding, documentlegalisatie, vertalingen en planning kunnen tijd toevoegen voordat die formele klok begint te lopen.
Voor een duidelijke vergelijking van de keuze tussen EOR of entiteitsoprichting, lees verder: EOR versus entiteitsoprichting in Vietnam
Uw eerste Vietnamese werknemer zou niet moeten wachten op een lokale entiteit als de functie veilig via EOR in dienst kan worden genomen.
Sunbytes EOR ondersteunt EU-bedrijven met Vietnamese arbeidscontracten, SHUI, PIT, salarisadministratie, onboarding en compliant offboarding. De salarisadministratie verloopt op tijd. Offboarding binnen 24 uur. Voor Vietnamese staatsburgers wordt onboarding gepland in 2–4 weeks zodra de documenten gereed zijn.
Praat met het Sunbytes Employer of Record-team
Wanneer arbeidsbemiddeling van toepassing kan zijn
Arbeidsbemiddeling kan van toepassing zijn wanneer de functie voorkomt op de goedgekeurde lijst onder Decreet 145 Bijlage II en de opdracht werkelijk geschikt is voor dat model. Het kan werken voor specifieke tijdelijke of operationele functies, vooral wanneer de functietitel duidelijk overeenkomt met de wettelijke lijst.
Het is niet het juiste standaardmodel voor een softwareontwikkelaar, data-analist, productmanager, ontwerper of algemene operations-medewerker. Als uw functie een gemengde titel heeft of dicht bij een van de genoemde categorieën ligt, bevestig dan de classificatie voordat u verder gaat.
Vergelijking van kosten en tijdlijn
Voor de meeste vroege aanwervingen in Vietnam is de kostenvraag niet alleen maandelijkse vergoeding versus salarisvergoeding. Het gaat erom hoeveel arbeidsinfrastructuur uw team moet opbouwen voordat de persoon legaal kan beginnen.
EOR brengt meestal opzetkosten of onboardingkosten met zich mee, gevolgd door een maandelijkse beheervergoeding plus wettelijke arbeidskosten zoals werkgevers-SHUI. Vergelijk die vergoeding niet alleen met salarisverwerking. Vergelijk het met de opzet van een entiteit, lokale HR-administratie, salarisnaleving en de tijd die uw interne team zou besteden aan het beheer van een land waarin zij nog niet actief zijn.
De kosten voor arbeidsbemiddeling zijn afhankelijk van de erkende aanbieder, de functie en de duur van de opdracht. Als de functie niet op de goedgekeurde lijst staat, is de prijs niet het belangrijkste probleem. Het model is dan simpelweg mogelijk niet geschikt.
Directe indiensttreding kan kosteneffectief zijn wanneer u al een Vietnamese entiteit en voldoende personeel heeft om naleving binnenshuis te rechtvaardigen. Voor dat punt kan uw eerste werknemer maanden wachten tot de structuur rond de functie is ingehaald.
Voor de EOR-kosten in Vietnam, lees verder:
Tabel 2: Vergelijking van kosten en tijdlijn
| Model | Opzet | Maandelijkse kosten | Tijdlijn |
|---|---|---|---|
| EOR | Lage tot matige opzet | EOR-beheervergoeding + wettelijke werkgeverskosten | Vaak 2–4 weken voor Vietnamese staatsburgers zodra documenten gereed zijn |
| Arbeidsbemiddeling | Opzet door aanbieder en controle geschiktheid functie | Marge arbeidsbemiddeling + arbeidskosten | Afhankelijk van geschiktheid functie en proces aanbieder |
| Directe indiensttreding | Opzet entiteit en lokale nalevingsinfrastructuur | Geen EOR-vergoeding, maar volledige interne werkgeverslast | Entiteit moet gereed zijn voor aanwerving |
FAQs
Niet als een directe equivalent van Nederlandse payrolling. Vietnam kent directe indiensttreding, EOR-regelingen en gereguleerde arbeidsbemiddeling. Voor de meeste EU-bedrijven die een kenniswerker in Vietnam aannemen, is EOR het meest geschikte praktische model.
In Nederland heeft een payrollwerknemer een arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf, maar werkt hij voor een ander bedrijf. In Vietnam is EOR het meest geschikte praktische equivalent voor de meeste buitenlandse aanwervingsscenario’s omdat de EOR de lokale arbeidsstructuur regelt, terwijl uw bedrijf de werkzaamheden aanstuurt. Arbeidsbemiddeling is gescheiden en beperkt tot goedgekeurde functietitels.
Alleen wanneer de functie is toegestaan onder Decreet 145 Bijlage II en de opdracht past bij het arbeidsbemiddelingsmodel. De meeste functies voor software, product, analyse en algemene operations mogen niet als gekwalificeerd worden beschouwd. Vraag juridisch advies voor functietitels die op het randje zitten.
De EOR regelt de SHUI-registratie en salarisadministratie als de lokale werkgever. Vietnam Social Security stelt dat het gecombineerde pakket aan sociale, ziektekosten- en werkloosheidsverzekeringsbijdragen 32% van de maandelijkse salarisbasis voor Vietnamese werknemers bedraagt, waarbij 21,5% door de werkgever en 10,5% door de werknemer wordt betaald.
Voor Vietnamese staatsburgers wordt EOR-onboarding meestal gepland in 2–4 weken zodra documenten gereed zijn. Voor buitenlandse staatsburgers is de werkvergunningsverwerking gescheiden. Onder Decreet 219/2025/ND-CP-richtlijnen, de beslissingstermijn van de autoriteit bedraagt 10 werkdagen na ontvangst van een geldig dossier, maar de documentvoorbereiding kan tijd toevoegen voor indiening.
Voor eerste aanwervingen of kleine teams is EOR meestal sneller en gemakkelijker te rechtvaardigen omdat u niet de volledige arbeidsinfrastructuur hoeft op te bouwen voordat u aanneemt. Zodra uw Vietnam-team een groter personeelsbestand op lange termijn bereikt, kan directe indiensttreding via een lokale entiteit het overwegen waard worden.
Ja, wanneer de EOR werknemersgegevens verwerkt namens een EU-klant, moet de regeling een gegevensverwerkingsovereenkomst of gelijkwaardige bepalingen voor verwerkers bevatten. Dit moet salarisgegevens, identiteitsdocumenten, contracten, belastinginformatie en werknemersdossiers omvatten.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
