EOR-onboarding is het proces van het legaal in dienst nemen van een nieuwe medewerker via een Employer of Record (EOR): de EOR ondertekent het arbeidscontract, registreert de werknemer voor sociale verzekeringen, houdt persoonlijke inkomstenbelasting in en voert de salarisadministratie uit. Het cliëntbedrijf behoudt de volledige controle over het dagelijkse werk, de functie en de prestaties van de werknemer. De meeste opdrachten in Vietnam zijn voltooid in 5 tot 14 werkdagen voor lokale werknemers.
TL;DR
- EOR-onboarding duurt 5-14 werkdagen voor Vietnamese staatsburgers en 4-6 weken voor buitenlandse werknemers die een werkvergunning nodig hebben. De grootste variabele in de tijdlijn is de gereedheid van documenten aan de kant van de kandidaat.
- De EOR regelt de legale dienstbetrekking: contract, SHUI-registratie, PIT-instelling en salarisadministratie.
- De meest voorkomende fout is wachten met het verzamelen van documenten tot nadat de EOR-overeenkomst is ondertekend. Verzamel parallel en het proces wordt aanzienlijk verkort.
Wat is EOR-onboarding?
“EOR-onboarding is het proces van het legaal in dienst nemen van een nieuwe medewerker via een Employer of Record. De EOR wordt de legale werkgever van de werknemer in het doelland: het beheert het contract, de wettelijke registraties, de salarisadministratie en de doorlopende naleving van de regelgeving. Het cliëntbedrijf behoudt de volledige operationele controle over het dagelijkse werk van de werknemer.”
Het EOR-onboardingproces gedefinieerd: legale werkgever versus functionele werkgever
Twee werkgeversrelaties opereren parallel wanneer een nieuwe werknemer via een EOR wordt aangenomen. De EOR is de legale werkgever: deze ondertekent het arbeidscontract, registreert de werknemer voor sociale verzekeringen, houdt persoonlijke inkomstenbelasting in en draagt deze af, en draagt de nalevingsverplichting onder de lokale arbeidswetgeving.
Het cliëntbedrijf is de functionele werkgever: het definieert de functie, stelt prestatieverwachtingen vast, beheert het dagelijkse werk en beslist over salaris en voordelen binnen het conforme raamwerk van de EOR. De nieuwe werknemer opereert volledig binnen het team en de organisatiestructuur van de cliënt.
Voor bedrijven die kiezen tussen EOR en een lokale entiteit, de Employer of Record service beschrijft hoe de EOR-structuur werkt en wanneer deze geschikt is.
Wat de EOR regelt versus wat het cliëntbedrijf regelt
| Verantwoordelijkheid EOR | Verantwoordelijkheid cliëntbedrijf |
|---|---|
| Genereren en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst | Definitie van salaris en functie |
| Registratie sociale verzekeringen (SHUI) | IT-toegang en systeemvoorziening |
| Inhouding en maandelijkse aangifte PIT (persoonlijke inkomstenbelasting) | Bestelling en levering van apparatuur |
| Salarisverwerking en levering van loonstroken | Teamintroductie en culturele onboarding |
| Aanvraag werkvergunning (buitenlandse werknemers) | Prestatiemanagement en KPI-vaststelling |
| Naleving van arbeidswetgeving en HR-administratie | Dagelijks functioneel management |
| Contractwijzigingen en uitdiensttreding | Interne proces- en tooltraining |
Een veelvoorkomend misverstand bij de start van EOR-relaties: de cliënt verwacht dat de EOR IT-toegang en het leveren van laptops regelt. Dat is niet zo. Dit zijn verantwoordelijkheden van de cliënt. Als deze niet zijn voorbereid voor de eerste dag, arriveert de werknemer zonder hulpmiddelen en zonder systeemtoegang. Een te voorkomen fout.
EOR-onboarding versus directe entiteit-onboarding: de belangrijkste verschillen
Bedrijven met een geregistreerde entiteit in Vietnam regelen de onboarding rechtstreeks via hun eigen HR- en salarisadministratie. De nalevingsstructuur is hetzelfde (Vietnamese Arbeidswet, SHUI, PIT), maar de entiteit draagt zelf alle aansprakelijkheid en beheert elk proces intern.
EOR-onboarding elimineert het opzetten van een entiteit (16-24 weken en aanzienlijke juridische kosten in Vietnam) en draagt de nalevingsverplichting over aan de EOR. De afweging is een beheervergoeding per werknemer en de noodzaak om binnen de bestaande salariscyclus van de EOR te opereren.
Voor bedrijven die minder dan 30 werknemers in Vietnam aannemen en nog niet klaar zijn om zich te committeren aan het opzetten van een entiteit, is EOR de snellere en risicovollere route. Voor een bredere context over het aannemen en beheren van externe werknemers, behandelt Sunbytes het volledige scala aan opties.
Hoe lang duurt EOR-onboarding?
EOR-onboarding voor een Vietnamese staatsburger wordt doorgaans voltooid in 5 tot 14 werkdagen vanaf de acceptatie van het aanbod tot de eerste werkdag. Dat bereik wordt bijna volledig bepaald door de gereedheid van documenten, niet door de processnelheid van de EOR.
Standaard EOR-onboardingtijdlijnen per landcomplexiteit
| Marktscenario | Vietnamese staatsburger | Buitenlandse werknemer (werkvergunning vereist) |
|---|---|---|
| Vietnam: eenvoudige aanwerving | 5-14 werkdagen | 4-6 weken |
| Vietnam: Vereenvoudigd proces via Decreet 219/2025 | 5-14 werkdagen | 3-4 weken |
| Multi-country EOR (niet-Vietnam) | 1-3 weken | 4-8 weken afhankelijk van het land |
Het Vietnamese werkvergunningsproces is verbeterd onder Decreet 219/2025/ND-CP, van kracht vanaf 7 augustus 2025. Het proces in drie stappen werd geconsolideerd in één enkel dossier dat wordt ingediend bij het provinciale Volkscomité, waardoor de wettelijke verwerkingstijd werd verkort van 15 naar 10 werkdagen.
Wat onboarding versnelt: documenten gereed vóór de selectie van de EOR
Negen werkdagen van aanbod tot dag één is haalbaar in Vietnam, maar alleen wanneer de documenten van de kandidaat worden verzameld voordat het EOR-proces formeel begint. De meeste cliënten beginnen met het verzamelen van documenten na ondertekening van de EOR-serviceovereenkomst. Op dat moment is de EOR klaar om door te gaan en wacht op documenten waarvan het verzamelen, verifiëren en vertalen vaak 3-5 werkdagen in beslag neemt.
Verzamel het volgende voordat de EOR-selectie is afgerond:
- Nationale identiteitskaart (CCCD) of paspoort, geverifieerd tegen de database van het Ministerie van Openbare Veiligheid voor Vietnamese staatsburgers
- Bankrekeninggegevens in VND. Alleen al het ontbreken hiervan veroorzaakt meerdaagse vertragingen op de dag van het opzetten van de salarisadministratie
- Gezondheidsverklaring van een erkende medische instelling
- Academische diploma’s: graadcertificaten met notariële Vietnamese vertaling
- Voor buitenlandse werknemers: verklaring omtrent gedrag (gelegaliseerd, met Vietnamese vertaling)
Wat veroorzaakt vertragingen en hoe deze te voorkomen
| Oorzaak vertraging | Typisch aantal verloren dagen | Hoe dit te voorkomen |
|---|---|---|
| Ontbrekende VND-bankrekening | 3-7 dagen | Vereis bankrekeningbevestiging voordat de startdatum wordt vastgesteld |
| Documentverzameling begint na ondertekening EOR | 5-10 dagen | Start met verzamelen tijdens de EOR-selectie, parallel |
| Misoorming van de salarisafsluitingsdatum | Tot een volle maand | Bevestig de salariscyclus van de EOR voordat de startdatum wordt vastgesteld |
| Tijdlijn werkvergunning onderschat | 2-4 weken | Start onmiddellijk na acceptatie van het aanbod met het werkvergunningsproces |
| Kandidaat onbekend met EOR-structuur | 2-3 dagen | Informeer de kandidaat over de EOR-relatie voordat het contract wordt verzonden |
Vietnam-specifieke tijdlijnen: contract, SHUI, werkvergunning, eerste salarisadministratie
Voor Vietnamese staatsburgers verloopt de volgorde als volgt: EOR genereert een tweetalige arbeidsovereenkomst binnen 2 werkdagen na ontvangst van de volledige documenten; werknemer ondertekent dezelfde dag of de volgende dag; SHUI-registratie wordt op de startdatum ingediend bij de Vietnamese Sociale Verzekering; PIT-belastingcode-instelling loopt parallel; de eerste volledige salarisadministratie draait in de volgende cyclus van de EOR na de afsluitingsdatum.
Als de werknemer op 15 maart begint en de EOR-salarisafsluiting 10 maart is, draait de eerste volledige salarisadministratie op 30 april. Bevestig de salariscyclus van de EOR voordat u de startdatum vaststelt. Voor timing van het wervingsproces die van invloed is op de onboarding-schema’s, zie werving in Vietnam voor internationale bedrijven.
Weet u niet zeker hoe lang uw Vietnamese aanwerving zal duren?
Het aanbod is geaccepteerd. Nu begint de klok te tikken, en het EOR-onboardingproces heeft voorspelbare knelpunten die de meeste nieuwe cliënten overrompelen. Voordat u een startdatum vaststelt, krijgt u een realistisch tijdschema voor uw specifieke scenario.
Ontdek Accelerate Workforce Solutions
EOR-onboarding stap voor stap (7 stappen)
Het opbouwen van een compliant EOR-onboardingproces volgt een gedefinieerde reeks. Elke stap is van invloed op de volgende, en het samendrukken van vroege stappen veroorzaakt de vertragingen die de meeste cliënten tegenkomen. Stappen 3 en 4 zijn ontworpen om parallel te verlopen. Dat is waar tijdslijncompressie plaatsvindt.
Stap 1. Bevestig de EOR-landdekking en het entiteitstype
Voordat u een EOR inschakelt, controleert u of de aanbieder een legale entiteit in Vietnam direct bezit, niet via een aggregator of partnernetwerk van een derde partij. Een EOR met directe entiteitseigendom ondertekent arbeidscontracten, registreert werknemers bij de Vietnamese Sociale Verzekering en draagt de nalevingsverplichting. Vraag naar het Enterprise Registration Certificate en de belastingcode van de aanbieder, beide verifieerbaar op het National Business Registration portal van Vietnam.
Stap 2. Definieer de arbeidsvoorwaarden: functie, salaris, voordelen, startdatum
De EOR kan pas een compliant contract genereren als de voorwaarden volledig zijn gedefinieerd. Dit omvat: functietitel en functiebeschrijving, bruto maandsalaris in VND, proeftijd (maximaal 60 dagen voor de meeste functies, 180 dagen voor leidinggevende functies onder Vietnamese Arbeidswet 2019, Wet nr. 45/2019/QH14), contracttype (bepaalde tijd tot 36 maanden of onbepaalde tijd), voordelenstructuur en beoogde startdatum.
Stel de startdatum vast nadat u de afsluitingsdatum van de EOR-salarisadministratie hebt bevestigd, niet ervoor.
Stap 3. Verzamel kandidaatdocumenten parallel
Begin met deze stap op dezelfde dag als stap 2. Voor Vietnamese staatsburgers: nationale identiteitskaart (CCCD) voor- en achterkant, VND-bankrekening, gezondheidsverklaring, academische diploma’s met notariële Vietnamese vertaling en gezinsregistratie indien vereist.
Voor buitenlandse staatsburgers: al het bovenstaande plus geldig paspoort, werkvergunning of vrijstellingscertificaat (of aanvraag lopende), en verklaring omtrent gedrag (gelegaliseerd, vertaald in het Vietnamees). Onder Decreet 219/2025/ND-CP kan de verklaring omtrent gedrag worden kwijtgescholden wanneer de werkgever deze aanvraagt via de gekoppelde procedure van het National Public Service Portal.
Stap 4. EOR genereert en verstrekt een conforme arbeidsovereenkomst
De EOR stelt een tweetalige arbeidsovereenkomst op in het Vietnamees en Engels, waarbij de Vietnamese versie leidend is in geval van een geschil. Het contract bevat alle verplichte clausules: werktijden (maximaal 48 uur per week), loon, betaalmethode, verzekeringsverplichtingen, werklocatie en IP-overdracht. De werknemer ondertekent en stuurt terug; een kopie wordt ingediend bij het lokale Department of Labour, Invalids and Social Affairs.
Stap 5. Inschrijving voor voordelen en registratie sociale verzekeringen (SHUI in Vietnam)
Zodra het contract is uitgevoerd, registreert de EOR de werknemer bij de Vietnamese Sociale Verzekering. Werkgeversbijdragen aan SHUI bedragen in totaal 21,5% van het brutosalaris: 17,5% Sociale Verzekering, 3% Zorgverzekering, 1% Werkloosheidsverzekering (Decreet 143/2018/ND-CP). Werknemersbijdragen bedragen in totaal 10,5%: 8% Sociale Verzekering, 1,5% Zorgverzekering, 1% Werkloosheidsverzekering.
Voor buitenlandse werknemers zijn SHUI-bijdragen van toepassing vanaf de startdatum van het contract. De EOR registreert zich bij de provinciale Sociale Verzekeringsautoriteit en bevestigt de socialeverzekeringscode van de werknemer.
Stap 6. Salarisadministratie instellen en bevestiging eerste cyclus
De EOR configureert de salarisadministratie: brutosalaris, PIT-inhouding (progressief 5-35% op maandelijks belastbaar inkomen na aftrek), vakbondscontributie (2% van het brutosalaris, ten laste van de werkgever) en VND-bankoverschrijvingsgegevens. PIT-aangiften zijn verschuldigd aan de General Department of Taxation tegen de 20e van de volgende maand. Te late indiening leidt tot boetes van VND 15.000.000 tot VND 25.000.000.
De cliënt bevestigt de salarisadministratieconfiguratie vóór de eerste run. De EOR levert een loonstrook met het brutosalaris, alle aftrekposten en het nettoloon in VND.
Stap 7. Dag één integratie: EOR-naleving voltooid, cliënt regelt integratie en toegang
Wanneer de werknemer begint met werken, zijn de EOR-onboardingverplichtingen voltooid. De cliënt neemt het over: aanmaak van IT-account en systeemtoegang, levering van apparatuur, teamintroductie en communicatiekanalen, bedrijfsproces- en toolbriefing, en toewijzing van een manager of buddy voor de eerste week.
De nieuwe werknemer is legaal in dienst, de salarisadministratie is geconfigureerd en hij/zij is geregistreerd voor alle wettelijke voordelen. Hun ervaring op dag één hangt volledig af van wat de cliënt heeft voorbereid. Voor context over wervingskosten die van invloed zijn op EOR-budgetbeslissingen, behandelt Sunbytes het volledige kostenplaatje.
EOR-onboarding checklist: welke documenten heeft u nodig
Voordat u met het onboardingproces begint, moet u ervoor zorgen dat al het vereiste papierwerk is opgesteld en klaar is voor indiening.
Documenten die de werknemer moet verstrekken
| Document | Vietnamese staatsburger | Buitenlandse staatsburger |
|---|---|---|
| Nationale ID (CCCD), voor- en achterkant | Vereist | Niet van toepassing |
| Geldig paspoort | Optioneel | Vereist |
| VND bankrekeninggegevens | Vereist | Vereist |
| Gezondheidsverklaring (erkende medische instelling) | Vereist | Vereist |
| Academische diploma’s, notariële Vietnamese vertaling | Vereist | Vereist (gelegaliseerd) |
| Gezinsregistratie | Sommige EOR’s vereisen | Niet van toepassing |
| Verklaring omtrent gedrag, gelegaliseerd, vertaald | Zelden vereist | Vereist (kan worden kwijtgescholden via National Public Service Portal, Decreet 219/2025) |
| Werkvergunning of vrijstellingscertificaat | Niet van toepassing | Vereist vóór aanvang van de werkzaamheden |
Documenten die het cliëntbedrijf moet verstrekken
- Ondertekende EOR-serviceovereenkomst
- Schriftelijke bevestiging van de arbeidsvoorwaarden: functie, salaris, startdatum, contracttype
- Documenten van de bedrijfsentiteit indien vereist voor contractsjabloon: registratiecertificaat, gegevens van de bevoegde ondertekenaar
- Aanvullende documentatie over de voordelenbeleid indien van toepassing
Vietnam-specifieke documenten: antecedentenonderzoek, gezondheidsverklaring, werkvergunning
Vietnam vereist een gezondheidsverklaring voor alle nieuwe werknemers die in dienst worden genomen onder een arbeidscontract. De verklaring moet afkomstig zijn van een door het Ministerie van Volksgezondheid erkende instelling en moet gedateerd zijn binnen 12 maanden na aanvang van de werkzaamheden. Voor buitenlandse werknemers moet de verklaring omtrent gedrag gelegaliseerd zijn in het land van uitgifte en vertaald in het Vietnamees door een beëdigd vertaler.
Werkvergunningen onder Decreet 219/2025/ND-CP moeten 10 tot 60 dagen vóór de verwachte startdatum worden aangevraagd, met 10 werkdagen verwerkingstijd vanaf ontvangst van een compleet dossier.
De grootste EOR-onboardingfouten (en hoe ze te vermijden)
Veel onboardingvertragingen komen voort uit vermijdbare misstappen die vroegtijdig kunnen worden aangepakt met de juiste voorbereiding.
Wachten met het verzamelen van documenten totdat het EOR-contract is ondertekend
De meeste cliënten beschouwen het verzamelen van documenten als een stap die begint nadat de EOR-overeenkomst is uitgevoerd. De EOR kan het arbeidscontract genereren binnen 24-48 uur na ontvangst van volledige documenten. Als die documenten vijf dagen te laat arriveren omdat het verzamelen pas na ondertekening is gestart, worden er vijf dagen aan de tijdlijn toegevoegd zonder enig voordeel. Begin met verzamelen op dezelfde dag dat u begint met de EOR-selectie.
Ervan uitgaan dat de EOR de IT-toegang en teamintegratie op dag één regelt
De EOR is verantwoordelijk voor de legale arbeidsrelatie. Het is niet verantwoordelijk voor het instellen van de laptop, het aanmaken van e-mailaccounts, softwaretoegang of teamintroducties. Bedrijven die de IT-toegang niet hebben geconfigureerd vóór de startdatum, creëren een slechte eerste-dag-ervaring die niets met de EOR te maken heeft. Wijs IT-voorziening toe aan een specifieke interne eigenaar met een deadline drie werkdagen vóór de startdatum.
De nieuwe werknemer niet informeren over de EOR-relatie vóór dag één
Wanneer een werknemer een arbeidscontract ontvangt van een entiteitsnaam waarvan hij/zij nog nooit heeft gehoord en niemand heeft uitgelegd waarom, volgt er verwarring. In sommige gevallen hebben kandidaten geweigerd contracten van onbekende entiteitsnamen te ondertekenen omdat het EOR-model nooit is uitgelegd.
Informeer de kandidaat in de aanbodfase: wie de legale werkgever is en waarom, hoe de relatie met het cliëntbedrijf eruitziet, en dat hun rechten en voordelen identiek zijn aan die van directe werknemers onder de Vietnamese Arbeidswet 2019.
Het negeren van lokale bankrekeningvereisten in Vietnam
De salarisadministratie in Vietnam moet in Vietnamese Dong worden betaald. De werknemer moet een VND-bankrekening hebben bij een lokaal erkende bank voordat de eerste salariscyclus begint. Internationale accounts voldoen niet aan deze vereiste. Bevestig de VND-bankrekeninggegevens in de fase van het verzamelen van documenten, niet de dag vóór de salarisadministratie.
Het over het hoofd zien van gegevensprivacyverplichtingen bij het overdragen van werknemersdocumenten
Het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens van kandidaten en werknemers tijdens EOR-onboarding creëert een nalevingsrisico dat de meeste bedrijven missen. Wanneer werknemersdocumenten worden verzonden tussen de cliënt, de EOR en Vietnamese autoriteiten, is die verzending onderworpen aan vereisten voor gegevensbescherming.
Het Vietnamese Decreet inzake Bescherming van Persoonsgegevens (Decreet 13/2023/ND-CP) vereist expliciete toestemming voor gegevensverwerking, gedefinieerde bewaartermijnen voor gegevens en gedocumenteerde afspraken tussen gegevensverantwoordelijke en gegevensverwerker. Internationale bedrijven die gegevens over de grens overdragen, moeten ook voldoen aan de voorwaarden voor grensoverschrijdende overdracht.
Sunbytes CyberSecurity Solutions omvatten gegevensnalevingsbeoordeling voor bedrijven die werknemersgegevens beheren op Vietnamese en EU-markten, inclusief GDPR Artikel 32-verplichtingen voor Europese cliënten.
EOR-onboarding in Vietnam: wat internationale bedrijven moeten weten
EOR-onboarding-opdrachten in Vietnam volgen dezelfde structurele logica als andere markten, met nalevingsvereisten die specifiek zijn voor de Vietnamese arbeidswetgeving. De nalevingsstructuur van Vietnam is van toepassing vanaf dag één van het arbeidscontract. Begrijpen wat de EOR namens de cliënt beheert en waarvoor de cliënt verantwoordelijk blijft, is wat een soepele onboarding onderscheidt van dure correcties achteraf.
Vereisten voor arbeidscontracten onder Vietnamese Arbeidswet 2019
De Vietnamese Arbeidswet 2019 (Wet nr. 45/2019/QH14) vereist dat arbeidscontracten schriftelijk zijn voor alle contracten van één maand of langer. Het contract moet tweetalig zijn, waarbij de Vietnamese versie leidend is, en moet specificeren: werktijden, loon en betaalmethode, werkplek, proeftijd en verzekeringsverplichtingen.
De proeftijd is beperkt tot 60 dagen voor functies waarvoor een universitair diploma vereist is, 30 dagen voor middelbare beroepskwalificaties en 6 dagen voor ander werk. De proeftijd telt vanaf dag één mee voor de SHUI-registratie.
SHUI-registratie en de tijdlijn van de eerste salariscyclus
De SHUI-registratie moet binnen 30 dagen na de eerste werkdag van de werknemer zijn voltooid. De meeste EOR-aanbieders dienen de registratie in op de uitvoeringsdatum van het contract om een kloof in de dekking te voorkomen. Registratie creëert het socialeverzekeringsboekje van de werknemer, vereist voor toekomstige claims, waaronder moederschap, ziekteverlof en pensioen.
De eerste salarisadministratie weerspiegelt het brutosalaris, SHUI-aftrekkingen (10,5% werknemerszijde), PIT-inhouding en eventuele aftrekposten voor gezinsomstandigheden waarvoor de werknemer in aanmerking komt: persoonlijke aftrek VND 11.000.000 per maand, aftrek afhankelijke VND 4.400.000 per afhankelijke per maand.
Coördinatie van werkvergunningen voor buitenlandse werknemers die via EOR in dienst zijn genomen
Onder Decreet 219/2025/ND-CP, van kracht vanaf 7 augustus 2025, werden de voorheen afzonderlijke stappen (vacatureplaatsing, rechtvaardiging van de vraag en aanvraag van de vergunning) geconsolideerd in één enkel dossier dat werd ingediend via het National Public Service Portal. De totale verwerkingstijd werd verkort van ongeveer vijf weken naar ongeveer drie weken. Het provinciale Volkscomité behandelt nu de uitgifte. Dit verving het MoLISA-niveauproces dat vóór augustus 2025 van toepassing was.
Buitenlandse werknemers mogen pas beginnen met werken nadat de werkvergunning is afgegeven of een bevestigd vrijstellingscertificaat aanwezig is.
PIT-inhouding instellen en wat de werknemer op dag één ontvangt
PIT wordt door de EOR ingehouden op het brutosalaris elke maand en wordt tegen de 20e van de volgende maand overgemaakt aan de General Department of Taxation. Progressieve tarieven lopen van 5% op maandelijks belastbaar inkomen tot VND 5.000.000 tot 35% op inkomen boven VND 80.000.000.
Op dag één ontvangt de werknemer een kopie van het ondertekende contract, de bevestiging van de socialeverzekeringsregistratie en toegang tot de salarisportal van de EOR. Wat zij niet van de EOR ontvangen: laptop, e-mail, systeemtoegang. Die komen van het cliëntbedrijf.
Hoe Sunbytes EOR-onboarding ondersteunt voor internationale bedrijven
Internationale bedrijven die teams in Vietnam opbouwen, hebben een EOR-partner nodig die zijn eigen entiteit bezit en contract, SHUI, salarisadministratie en werkvergunningen coördineert als één proces, niet als afzonderlijke taken.
Onboardingvertragingen zijn zelden willekeurig. Ze komen voort uit onvolledige contractvoorwaarden, late SHUI-registratie of salarisadministratie-instellingen die wachten op ontbrekende documenten. Wanneer elke stap geïsoleerd wordt behandeld, verlengen de tijdlijnen.
Sunbytes structureert onboarding als één enkele reeks, ondersteund door drie servicepijlers die aansluiten bij hoe een dienstverband daadwerkelijk wordt opgebouwd in Vietnam.
Contractopstelling en arbeidsstructuur
De onboardingtijdlijn wordt vastgesteld in de contractfase. Als de voorwaarden niet duidelijk zijn gedefinieerd, vertraagt het proces voordat het begint.
Via Accelerate Workforce Solutions, stelt Sunbytes een compliant tweetalig contract op, definieert salaris, voordelen en proeftijd duidelijk, en neemt de werknemer in dienst onder zijn lokale juridische entiteit. Dit maakt het mogelijk dat het contract zonder revisiecycli wordt afgegeven en ondertekend, zodat de volgende stappen onmiddellijk kunnen beginnen.
SHUI-registratie en initialisatie van de salarisadministratie
Nadat het contract is ondertekend, moeten de SHUI-registratie en het opzetten van de salarisadministratie parallel lopen. Ze behandelen als afzonderlijke stappen is waar vertragingen meestal verschijnen.
Met Accelerate Workforce Solutions, ondersteund door Digital Transformation Solutions, registreert Sunbytes de werknemer voor SHUI vanaf de startdatum, configureert PIT en salarisadministratie tegelijkertijd en bereidt de eerste salariscyclus van tevoren voor. Als gevolg hiervan verloopt de salarisadministratie op schema en zijn de wettelijke bijdragen vanaf de eerste maand correct, zonder herhaling.
Coördinatie van werkvergunningen voor buitenlandse werknemers
Voor buitenlandse werknemers bepaalt de werkvergunning de algehele tijdlijn. Vertragingen komen vaak voort uit ontbrekende documenten of het te laat starten van het proces.
Sunbytes beheert dit binnen dezelfde onboardingstroom via Accelerate Workforce Solutions en Cybersecurity Solutions, bereidt documenten vroegtijdig voor en valideert ze, behandelt gevoelige informatie veilig en stemt de timing van het contract af op de goedkeuring van de vergunning. Dit houdt het proces binnen de verwachte tijdlijn.Over Sunbytes
Sunbytes is een in Nederland opgericht technologie- en personeelsbedrijf met een leveringshub in Ho Chi Minh City, met meer dan 15 jaar ervaring en 300+ projecten in 20+ landen.
Via Accelerate Workforce Solutions, Digital Transformation Solutions en Cybersecurity Solutions, wordt onboarding behandeld als een naadloos proces: contract uitgegeven, werknemer geregistreerd, salaris verwerkt, zonder dat de cliënt elke stap onafhankelijk hoeft te coördineren.
FAQs
Op dag één zijn de verantwoordelijkheden van de EOR voltooid: arbeidsovereenkomst ondertekend, SHUI-registratie ingediend, PIT-inhouding geconfigureerd, eerste salariscyclus gepland. De werknemer heeft een ondertekend contract, een actieve SHUI-registratie en een geconfigureerde salarisadministratie.
Wat daarna gebeurt, is de verantwoordelijkheid van de cliënt. Dag één moet systeemtoegang, apparatuur, een teamintroductie en een duidelijk plan voor de eerste week omvatten. Wijs een genoemde interne eigenaar toe voor elk element ten minste drie werkdagen vóór de startdatum.
De arbeidsvoorwaarden in het EOR-contract (salaris, voordelen, verlof, proeftijd) moeten overeenkomen met wat de cliënt aan directe werknemers op hetzelfde niveau biedt. Het verschil zit in de loonstrookkop, niet in het pakket.
Informeer elke EOR-werknemer vóór dag één: identificeer de legale werkgever bij naam, leg uit waarom de EOR-structuur bestaat en bevestig dat hun rechten onder de Vietnamese Arbeidswet 2019 identiek zijn aan die van directe werknemers. Kandidaten die met nauwkeurige verwachtingen beginnen, passen zich sneller aan dan degenen die de EOR-structuur ontdekken na ondertekening.
De EOR regelt alles wat nodig is om een legaal conforme arbeidsrelatie te creëren: contractgeneratie, SHUI-registratie, PIT-instelling, coördinatie van werkvergunningen voor buitenlandse werknemers, salarisverwerking en wettelijke voordelenadministratie. De cliënt regelt alles wat nodig is om de werknemer vanaf dag één productief te maken: IT-toegang, systeemvoorziening, apparatuur, teamintroductie en functionele functie-onboarding. Een schone overdracht tussen deze twee tracks is wat een onboarding van negen dagen scheidt van een onboarding van vijfentwintig dagen.
Voor EOR-onboarding in Vietnam verschillen de documentvereisten per nationaliteit. Vietnamese staatsburgers hebben nodig: nationale identiteitskaart (CCCD voor- en achterkant), VND-bankrekeninggegevens, gezondheidsverklaring van een erkende instelling en academische diploma’s met notariële Vietnamese vertaling.
Buitenlandse staatsburgers hebben al het bovenstaande nodig plus een geldig paspoort, verklaring omtrent gedrag (gelegaliseerd en vertaald in het Vietnamees) en een geldige werkvergunning of vrijstellingscertificaat vóór aanvang van de werkzaamheden. Onder Decreet 219/2025/ND-CP kan de verklaring omtrent gedrag worden kwijtgescholden wanneer de werkgever deze aanvraagt via de gekoppelde procedure van het National Public Service Portal. Verzamel alle documenten parallel aan de EOR-selectie.
Nee. Buitenlandse werknemers in Vietnam mogen pas legaal beginnen met werken nadat een geldige werkvergunning is afgegeven of een bevestigd vrijstellingscertificaat aanwezig is. Onder Decreet 219/2025/ND-CP is het aanvraagvenster 10 tot 60 dagen vóór de verwachte startdatum, met 10 werkdagen verwerkingstijd vanaf ontvangst van een compleet dossier. Begin onmiddellijk na acceptatie van het aanbod met het werkvergunningsproces. Bedrijven die startdata vaststellen voordat de werkvergunningstatus is bevestigd, ondervinden routinematig 2-4 weken vertraging.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
