Voor EU-bedrijven die personeel aannemen via een EOR in Vietnam, moet de beëindiging worden afgehandeld als een lokaal dienstverband. Dat betekent dat de juridische grondslag, opzegtermijn, eindafrekening, SHUI-administratie, PIT-coördinatie, documentenretour en toegangsoverdracht allemaal op elkaar afgestemd moeten zijn voordat de werknemer vertrekt.
Dit is waar een Employer of Record-service belangrijk is. De EOR is de lokale juridische werkgever. Uw bedrijf stuurt nog steeds het werk aan en keurt de zakelijke beslissing goed, maar de EOR moet het lokale arbeidsproces afhandelen.
Als uw team nog steeds het bredere wervingsmodel vergelijkt, valt deze gids binnen het bredere onderwerp van employer of record in Vietnam en richt zich alleen op wat er gebeurt wanneer de arbeidsrelatie eindigt.
TL;DR
EOR-beëindiging in Vietnam betekent dat de Employer of Record de lokale uitdiensttreding uitvoert, terwijl uw bedrijf de zakelijke reden, het bewijs, de timing en de toegangsacties levert.
Belangrijkste punten:
- Voor eenzijdige beëindiging door de werkgever zijn de gebruikelijke opzegtermijnen volgens de Arbeidswet 2019 (Labour Code 2019) 45 dagen, 30 dagen of 3 werkdagen, afhankelijk van het type contract en de procedure.
- De eindafrekening moet vóór de laatste werkdag worden voorbereid, omdat Artikel 48 een algemene betaaltermijn van 14 werkdagen stelt, met beperkte verlengingen tot 30 dagen.
- Voordat de opzegging wordt verstuurd, moet uw EOR de wettige grondslag, het risico op beschermde status, de input voor de eindafrekening, de afsluiting van SHUI/PIT, documenten en bewijs van toegangsoverdracht bevestigen.
Wat EOR-beëindiging Vietnam in de praktijk betekent
EOR-beëindiging Vietnam betekent dat de EOR de uitdiensttreding uitvoert als de lokale juridische werkgever, terwijl uw bedrijf de zakelijke context, het bewijs, de timing en de toegangsacties levert.
Die splitsing is belangrijk.
Uw bedrijf kan beslissen dat de functie eindigt, het project is afgesloten, of dat de werknemer ontslag heeft genomen. Maar de EOR moet bevestigen hoe die beslissing past binnen het Vietnamese arbeidsrecht voordat enige opzegging, salarisafsluiting of documentoverdracht begint.
Een zuiver EOR-beëindigingsproces omvat meestal zes werkstromen:
- beoordeling wettige grondslag
- bevestiging opzegtermijn
- berekening eindafrekening
- coördinatie SHUI en PIT
- documentenretour
- overdracht toegang en bedrijfsmiddelen
Dit is ook waarom beëindiging moet worden gezien als onderdeel van de volledige levenscyclus van het dienstverband, en niet als een aparte administratieve stap. Om te begrijpen hoe werknemersdossiers, contracten en compliance bij aanvang van het dienstverband worden vastgelegd, zie onze gids over EOR onboarding.
Welke beëindigingsroutes vereisen EOR-bevestiging?
Elke EOR-beëindigingsroute vereist bevestiging voordat actie wordt ondernomen, omdat de route de opzegtermijn, documenten, betalingsitems en het geschilrisico bepaalt.
In Vietnam kan een arbeidsovereenkomst om verschillende redenen eindigen. Veelvoorkomende routes zijn contractverloop, voltooiing van het werk onder het contract, wederzijds goedvinden, ontslag door de werknemer, eenzijdige beëindiging door de werkgever, ontslag wegens wangedrag, overtolligheid/reorganisatie en het verlopen van de werkvergunning voor buitenlandse werknemers.
Voor een EOR-opzet zou de eerste vraag niet moeten zijn: “Op welke datum willen we dat de persoon vertrekt?”
De eerste vraag moet zijn: “Wat is de wettige route, en welk bewijs ondersteunt dit?”
Hier is de praktische splitsing:
| Beëindigingsroute | Wat uw bedrijf meestal als eerste weet | Wat the EOR moet bevestigen |
|---|---|---|
| Ontslag door werknemer | De werknemer heeft de opzegging ingediend of intentie bevestigd | Opzegdatum, laatste werkdag, items eindafrekening, SHUI/PIT-afsluiting |
| Wederzijds goedvinden | Beide partijen staan open voor beëindiging in onderling overleg | Geschreven overeenkomst, betalingsitems, documentafsluiting |
| Contractverloop bepaalde tijd | De einddatum van het contract nadert | Vereiste schriftelijke kennisgeving, verlengingsstatus, eindafrekening |
| Eenzijdige beëindiging werkgever | Het bedrijf wil het contract vóór afloop beëindigen | Wettige grondslag, opzegtermijn, controle beschermde status, bewijsdossier |
| Overtolligheid of reorganisatie | De functie bestaat mogelijk niet meer | Arbeidsbenuttingsplan, noodzaak tot overleg, ontslagvergoeding risico |
| Problematiek buitenlandse werknemer | Werkvergunning of visumstatus kan invloed hebben op dienstverband | Verloop werkvergunning, immigratieplanning, documentoverdracht |
Vietnam’s officiële Arbeidswet 2019 (Labour Code 2019) beschrijft de wettelijk erkende gevallen van beëindiging van de arbeidsovereenkomst in Artikel 34.
Voordat u de opzegging verstuurt, vraagt u de EOR om een schriftelijke bevestiging van de route. Die schriftelijke bevestiging is niet alleen voor juridische zekerheid. Het vertelt salarisadministratie, HR, IT en financiën wat er vervolgens moet gebeuren.
Opzegtermijnen en tijdlijn eindafrekening in Vietnam
De opzegtermijnen in Vietnam zijn afhankelijk van het type contract en de grondslag voor beëindiging. De eindafrekening heeft ook een eigen deadline, dus opzegging and salarisafsluiting moeten samen gepland worden.
Voor eenzijdige beëindiging door de werkgever onder Arbeidswet 2019 Artikel 36 zijn de veelgenoemde opzegtermijnen:
| Item | Tijdlijn | Juridische bronvermelding |
|---|---|---|
| Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd | Minstens 45 dagen opzegtermijn | Labour Code 2019, Artikel 36 |
| Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd (12 tot 36 maanden) | Minstens 30 dagen opzegtermijn | Labour Code 2019, Artikel 36 |
| Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd (minder dan 12 maanden) | Minstens 3 werkdagen opzegtermijn | Labour Code 2019, Artikel 36 |
| Eindafrekening na beëindiging | Binnen 14 werkdagen | Labour Code 2019, Artikel 48 |
| Verlengde eindafrekening in genoemde gevallen | Tot 30 dagen | Labour Code 2019, Artikel 48 |
Vietnam’s Arbeidswet 2019 (Labour Code 2019), Artikel 34, beschrijft de wettelijk erkende gevallen van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Gebruik de officiële tekst als uitgangspunt en vraag vervolgens de EOR om te bevestigen hoe de route van toepassing is op het specifieke werknemersdossier.
Voor uw HR-team is het belangrijkste punt niet alleen het aantal dagen. Het is de volgorde.
Als de opzegging wordt verstuurd voordat de input voor de salarisadministratie gereed is, kan de eindafrekening gehaast worden. Als de EOR niet vroegtijdig ongebruikte vakantiedagen, toeslagen, PIT-behandeling of SHUI-administratie bevestigt, kunnen financiën later openstaande items ontdekken nadat de werknemer al vertrokken is.
Een betere workflow is eenvoudig: bevestig eerst de wettige route, dan de opzegtermijn, dan de input voor de eindafrekening, dan de overdracht van toegang en documenten.
Wat moet worden afgewikkeld voordat de werknemer uit dienst treedt
Voordat de werknemer uit dienst treedt, moeten de EOR en het cliëntbedrijf overeenstemming bereiken over elke betaling, elk document en elke lokale administratie die moet worden afgesloten.
Voor de meeste EOR offboarding-gevallen in Vietnam moet de checklist voor de eindafrekening het volgende bevatten:
| Item | Wat te controleren | Eigenaar |
|---|---|---|
| Salaris tot laatste werkdag | Bevestig de daadwerkelijke gewerkte dagen, onbetaald verlof en de definitieve afsluitdatum van de salarisadministratie | EOR met input van cliënt |
| Ongebruikte jaarlijkse vakantie | Controleer het saldo aan ongebruikte vakantiedagen en de betalingswijze | EOR met HR-input van cliënt |
| Toeslagen of bonus | Bevestig contractuele toeslagen, bonusregels en eventuele goedgekeurde variabele beloning | Cliënt levert input, EOR berekent |
| Ontslagvergoeding of redundantie | Controleer of wettelijke vergoeding van toepassing is | EOR bevestigt, juridische beoordeling waar nodig |
| PIT-inhouding | Bevestig de salarisbelastingbehandeling en de definitieve inhouding | EOR |
| SHUI-administratie | Controleer de afsluiting of bevestiging van de lokale verzekeringsadministratie | EOR |
| Bedrijfseigendommen | Laptop, ID-kaart, apparaten, bestanden, documenten | Cliëntbedrijf |
| Arbeidsdocumenten | Retourneer vereiste documenten en verstrek kopieën indien gevraagd | EOR |
Voor financiële teams is de eindafrekening vaak het punt waar de uitdiensttreding stressvol wordt. Een ontslagname kan eenvoudig lijken totdat de bonus-inputs, het vakantiesaldo, PIT-inhouding of socialezekerheidsadministratie worden gecontroleerd. Daarom mag de definitieve salarisadministratie niet op de laatste werkdag beginnen. Het moet beginnen zodra de beëindigingsroute is bevestigd.
Om te begrijpen hoe salarisberekeningen, inhoudingen en belastingaangiften passen in het bredere arbeidsproces, lees hoe EOR-salarisadministratie in Vietnam werkt.
Wat de EOR afhandelt versus wat uw bedrijf moet goedkeuren
De EOR handelt het lokale arbeidsproces af. Uw bedrijf blijft de eigenaar van de zakelijke context, timing en interne toegangsbeslissingen.
Deze sectie is de koperscheck. Als uw EOR-leverancier de verantwoordelijkheidsverdeling niet schriftelijk kan uitleggen, is het exitproces niet klaar.
| Taak | Verantwoordelijkheid EOR | Verantwoordelijkheid Cliëntbedrijf | Op te vragen bewijs |
|---|---|---|---|
| Controle wettige grondslag | Bevestig de juridische route en risicofactoren onder het Vietnamese arbeidsrecht | Lever de zakelijke reden, prestatiedossiers, ontslagbrief, reorganisatiecontext of contractdocumenten | Schriftelijke bevestiging grondslag |
| Controle beschermde status | Controleer of de werknemer zich in een beschermde situatie bevindt vóór actie | Lever alle bekende context rondom verlof, gezondheid, zwangerschap, moederschap of geschillen | Bevestiging beschermde status |
| Opzegbrief | Bereid de lokale opzegging voor of verstuur deze indien nodig | Keur de timing, zakelijke formulering en communicatie van de manager goed | Kopie opzegging en afleveringsbewijs |
| Berekening eindafrekening | Bereken salaris, verlof, toeslagen, PIT, SHUI, ontslag- of redundantie-items | Lever input voor bonus, toeslagen, verlof en aftrek van bedrijfsmiddelen | Definitieve salarisberekening |
| Afsluiting SHUI/PIT | Coördineer de lokale werkgeversadministratie en de stappen voor loonbelasting | Bevestig de definitieve input voor de salarisadministratie en de timingvereisten | SHUI/PIT afsluitingsstatus |
| Documentenretour | Retourneer vereiste werknemersdocumenten en verstrek gevraagde werkgerelateerde kopieën | Bevestig de teruggave van bedrijfseigendommen en documenteigendom | Documentenretour logboek |
| Verwijdering IT-toegang | Stem de timing van de toegang af op de juridische exit-volgorde | Verwijder systeemtoegang, haal apparaten terug en sluit interne accounts | Checklist toegangsoverdracht |
| Werknemerscommunicatie | Bevestig de formele arbeidsboodschap | Coördineer de communicatie van de manager en het overdrachtsplan | Communicatiedossier |
Deze matrix helpt ook bij het vergelijken van EOR-leveranciers in Vietnam. Een vergelijking van leveranciers mag niet stoppen bij de onboarding-snelheid of de maandelijkse vergoeding. Bewijs van offboarding is belangrijk omdat beëindiging het punt is waarop zwak eigenaarschap zichtbaar wordt.
Praat met Sunbytes over uw EOR offboarding-opzet voordat de opzegging wordt verstuurd.
We zullen de volgorde met u controleren: wettige grondslag, opzegtermijn, input voor de eindafrekening, afsluiting SHUI/PIT, documentenretour en toegangsoverdracht. Offboarding-acties worden binnen 24 uur geïnitieerd zodra de vereiste informatie beschikbaar is en de route is bevestigd.
Veelvoorkomende fouten tijdens EOR offboarding in Vietnam
De meeste problemen bij EOR offboarding beginnen vóór de beëindigingsdatum. Het probleem is meestal niet één ontbrekend formulier. Het is een volgordeprobleem.
De eerste fout is het te vroeg intrekken van de toegang. Uw IT-team wil mogelijk bedrijfsgegevens beschermen, vooral wanneer de werknemer toegang heeft tot klantsystemen of werknemersdossiers. Dat is redelijk. Maar het intrekken van de toegang moet getimed worden met de arbeidsroute, het opzegplan en de overdrachtsinstructies. Voor EU-bedrijven moet de omgang met werknemersgegevens ook in lijn blijven met de GDPR/AVG-verwachtingen.
De tweede fout is het gebruik van Europese opzeggingsaannames in Vietnam. Een Nederlands of EU-opzeggingsmodel mag niet worden gekopieerd naar een Vietnamese uitdiensttreding. De EOR moet de Vietnamese opzegvereiste, het contracttype en de beëindigingsroute bevestigen voordat een schriftelijke opzegging wordt verzonden.
De derde fout is het behandelen van SHUI en PIT als een opschoning van de salarisadministratie. SHUI en PIT maken deel uit van de afsluiting van het dienstverband. Als ze niet vóór de uitdiensttreding worden gecontroleerd, moeten financiën het dossier mogelijk later heropenen.
De fourth fout is het niet vragen om bewijs. Een korte e-mail met de tekst “beëindiging voltooid” is niet voldoende voor een BoFU-koper of financiële eigenaar. Vraag om het opzegdossier, de berekening van de eindafrekening, de SHUI/PIT-status, het logboek voor documentenretour en de bevestiging van de toegangsoverdracht.
Voor meer details over de wettelijke verplichtingen die gedurende de gehele levenscyclus van het dienstverband van toepassing zijn, zie onze gids over employer of record compliance Vietnam.
Wanneer om juridisch advies vragen vóór beëindiging
Vraag om juridisch advies vóór beëindiging als de zaak betrekking heeft op een beschermde status, betwiste feiten, wangedrag, overtolligheid/reorganisatie, betrokkenheid van een werknemersvertegenwoordigingsorganisatie, of documentatie van buitenlandse werknemers.
Een beëindiging kan er vanuit de kant van de cliënt operationeel uitzien, maar vanuit de kant van de EOR juridisch.
Juridisch advies moet plaatsvinden voordat de opzegging in deze gevallen wordt verstuurd:
- zwangerschap, zwangerschapsverlof of het opvoeden van een kind jonger dan 12 maanden
- ziekte, beroepsongeval of behandelingsperiode
- goedgekeurd jaarlijks verlof, persoonlijk verlof of ander goedgekeurd verlof
- wangedrag of disciplinair ontslag
- overtolligheid, reorganisatie of eliminatie van de functie
- betwiste prestatiegeschiedenis
- betrokkenheid van een werknemersvertegenwoordigingsorganisatie
- werkvergunning, visum of immigratiestatusproblematiek voor een buitenlandse werknemer
De beperkingen op eenzijdige beëindiging en de daarmee samenhangende juridische gevolgen zijn gedekt in Artikelen 37 en 39 van de Arbeidswet 2019 (Labour Code 2019).
Dit is geen plek voor kortere routes. Als de route verkeerd is, zal de definitieve salarisadministratie en het documentproces het risico later niet herstellen.
Voordat u verder gaat met een provider, bekijk onze EOR-leveranciers checklist Vietnam om te verifiëren dat de opzegging, afwikkeling, SHUI/PIT-afsluiting en offboarding-documentatie correct worden afgehandeld.
Hoe Sunbytes EOR offboarding in Vietnam ondersteunt
Het risico op beëindiging daalt wanneer de exit-volgorde wordt overeengekomen voordat de opzegging wordt verstuurd: wettige route, controle beschermde status, input eindafrekening, afsluiting SHUI/PIT, documentenretour en timing van toegang.
Ondersteunt EU-bedrijven die aannemen in Vietnam via Employer of Record (EOR) door de arbeidsadministratie rondom die volgorde te coördineren: lokale contractafhandeling, input salarisadministratie, SHUI/PIT-coördinatie, documentafsluiting en offboarding-dossiers. Uw team blijft gefocust op de zakelijke overdracht: projecttoegang, teruggave van apparatuur, cliëntcommunicatie en kennisoverdracht.
Met NL-hoofdkantoor en een leveringshub in Vietnam. De salarisadministratie loopt op tijd. Offboarding-acties worden binnen 24 uur geïnitieerd zodra de route en de vereiste input zijn bevestigd.
Praat met Sunbytes over uw EOR offboarding-opzet voordat de opzegging wordt verstuurd.
FAQs
Ja, maar de werkgever moet zich houden aan de Vietnamese arbeidswetgeving als lokale wettelijke werkgever. Uw bedrijf kan de zakelijke beslissing aanvragen of goedkeuren, maar de werkgever moet de wettelijke grondslag, de opzegtermijn, de documentatie en de eindafrekening bevestigen voordat er actie wordt ondernomen.
Bij eenzijdig ontslag door de werkgever volgens artikel 36 van het Arbeidswetboek 2019 bedraagt de opzegtermijn doorgaans minimaal 45 dagen voor een contract voor onbepaalde tijd, 30 dagen voor een contract voor bepaalde tijd van 12 tot 36 maanden en 3 werkdagen voor een contract voor bepaalde tijd van minder dan 12 maanden. Sommige functies, gronden en contractsituaties vereisen mogelijk een andere aanpak, dus de werkgever moet de situatie bevestigen voordat de opzegging wordt gedaan.
De eindafrekening omvat doorgaans het salaris tot de laatste werkdag, ongebruikte vakantiedagen (indien van toepassing), contractuele toeslagen en een ontslagvergoeding (indien wettelijk verplicht). Artikel 48 van het Arbeidswetboek 2019 stelt een algemene termijn van 14 werkdagen vast voor de afwikkeling van de zaak, met uitzondering van bepaalde gevallen waarin een termijn van maximaal 30 dagen is toegestaan.
De werkgever dient de lokale werkgeversadministratie te verzorgen, inclusief de bevestiging van de sociale verzekeringsgegevens, de afsluiting van de salarisadministratie, de coördinatie van de inhouding van inkomstenbelasting en de relevante werknemersdocumenten. Uw bedrijf dient de timing, de bonus- of toeslaggegevens en alle benodigde bedrijfsdocumentatie te verstrekken.
Vraag om een schriftelijke bevestiging van de wettelijke grondslag, de opzegtermijn, de berekening van het eindloon, de status van de afsluiting van de sociale premies/inkomstenbelasting, een logboek van de teruggave van documenten en een checklist voor de overdracht van toegang. Deze documenten helpen uw HR-, financiële en juridische teams te zien dat het vertrek gecontroleerd is voordat het werknemersdossier wordt afgesloten.
Het grootste risico is dat de beëindiging wordt behandeld als een administratieve stap in plaats van een juridische arbeidsrechtelijke handeling. Als de reden, de opzegtermijn, de controle van de beschermde status en de eindafwikkeling niet zijn gedocumenteerd vóór de laatste werkdag, kan het vertrek tot een geschil leiden.
Word juridisch geadviseerd vóór beëindiging van een dienstverband in verband met ziekte, zwangerschap of moederschap, wangedrag, reorganisatie, een geschil over de prestaties, betrokkenheid van een werknemersvertegenwoordiging of een buitenlandse werknemer wiens werkvergunning en visumstatus mogelijk worden beïnvloed.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
