Veel buitenlandse bedrijven merken pas dat hun Interne Arbeidsreglement (IAR) niet-compliant is wanneer de goedkeuring wordt vertraagd, wat gevolgen heeft voor aannameplannen en operationele tijdlijnen.
In Vietnam is de registratie van arbeidsreglementen geen formaliteit, maar een reguleringscontrole die rechtstreeks van invloed is op de stabiliteit van het personeel, de blootstelling aan geschillen en het vertrouwen van investeerders.
TL;DR
- De Registratie van Arbeidsreglementen in Vietnam mislukt vaak door onduidelijke werktijden, niet-conforme gedragscodes en vage disciplinaire bepalingen.
- Autoriteiten onderzoeken ontslaggronden, disciplinaire maatregelen en de precisie van de formulering nauwkeurig, vooral bij buitenlandse en snelgroeiende bedrijven.
- Vroege afstemming met de Vietnamese Arbeidswet vermindert goedkeuringsvertragingen, juridische geschillen en operationeel risico.
Waarom de Registratie van Arbeidsreglementen in Vietnam Nauwkeurig Wordt Onderzocht
Volgens de Vietnamese Arbeidswet zijn Interne Arbeidsreglementen (IAR) geen optioneel intern beleid. Ze zijn verplichte wettelijke vereisten voor bedrijven met 10 of meer werknemers en moeten bij de lokale Arbeidsautoriteit worden geregistreerd voordat ze kunnen worden gehandhaafd.
In de praktijk onderschatten veel bedrijven deze vereiste. Ze behandelen het IAR vaak als een intern document en zijn verrast te horen dat de registratie maanden in plaats van weken kan duren, voornamelijk vanwege herhaalde verzoeken om herziening van overheidsinstanties.
Bedrijven zijn vaak onbekend met administratieve procedures en dienen onvolledige registratiedocumenten in, wat leidt tot verspilling van tijd, afwijzingen en de noodzaak van verdere documentatie.
Vanuit het perspectief van de toezichthouder is de IAR-registratie niet bedoeld om de managementaanpak van een bedrijf goed te keuren. In plaats daarvan zorgt het ervoor dat interne regels de wettelijk vastgestelde werknemersbescherming niet verminderen. Deze aanpak verklaart waarom IAR-inzendingen, vooral van buitenlandse en multinationale bedrijven, een gedetailleerde beoordeling krijgen.
Het herkennen van deze regelgevingsaanpak verduidelijkt waarom de volgende problemen vaak opduiken tijdens het registratieproces.
Veelvoorkomende Problemen Die de Registratie van Arbeidsreglementen Vertragen of Afwijzen
Onduidelijke Werkuren, Rusturen en Jaarlijkse Vakantieschema’s
Veel bedrijven vermelden het totale aantal werkuren, maar verduidelijken niet hoe deze uren in de praktijk zijn georganiseerd.
Veelvoorkomende problemen zijn onder meer:
- Ontbrekende details over begin- en eindtijden
- Onduidelijke weekend- of ploegendienstregelingen
- Pauzeschema’s worden vaak beschreven als “roterend” of “flexibel” zonder wettelijke basis.
Bepalingen die roterende pauzes toestaan “om ervoor te zorgen dat het werk niet wordt onderbroken” worden vaak afgewezen voor functies die wettelijk vaste pauzetijden vereisen. Arbeidsautoriteiten beoordelen rusttijden nauwkeurig om volledige naleving van de wettelijke vereisten te bevestigen.
Evenzo worden bepalingen over jaarlijkse vakantie vaak gemarkeerd wanneer ze: de wettelijke minimumaanspraken weerspiegelen.
- Vakantieplanning: Vakantie wordt volledig naar goeddunken van het bedrijf gepland zonder wettelijke rechtvaardiging. Vanuit het perspectief van een bedrijf creëert een gebrek aan specificiteit onzekerheid en verhoogt het het risico op nadeel voor de werknemer, waardoor herzieningen onvermijdelijk zijn.
Globale Gedragscodes Die Niet Overeenstemmen met de Vietnamese Arbeidswet
Multinationale bedrijven nemen vaak een globale Gedragscode op in hun IAR. Veel globale standaarden conflicteren echter op subtiele maar cruciale wijze met Vietnamese arbeidsreglementen.
Deze conflicten ontstaan doorgaans wanneer:
- Overtredingen te breed worden gedefinieerd
- Sancties worden opgelegd zonder de verplichte disciplinaire procedures te volgen
- Ontslag wordt toegepast voor gedrag dat niet voldoet aan de wettelijke drempel onder de Vietnamese wet
In dergelijke gevallen moeten bedrijven hun Gedragscode aanpassen of lokaliseren voordat deze kan worden geregistreerd. De Vietnamese arbeidswet heeft voorrang op globale beleidsregels, ongeacht de bedrijfshiërarchie.
Dit is een van de meest voorkomende bronnen van “meningsverschillen” tussen bedrijven en staatsinstanties tijdens de IAR-beoordeling.
Ontslagbepalingen voor Overtredingen van de Gedragscode Die Gebrek aan Specificiteit Hebben
Sommige overtredingen van een Gedragscode kunnen vanuit zakelijk oogpunt ernstig lijken, zelfs als ze geen directe financiële schade veroorzaken. Bedrijven kunnen ontslag daarom als een passende reactie beschouwen.
Arbeidsautoriteiten beoordelen ontslag echter strikt op basis van wettelijke criteria, niet op basis van zakelijk oordeel. Als het IAR niet duidelijk aantoont dat:
- Het gedrag binnen wettelijk erkende ontslaggronden valt, en
- De omvang en ernst van de overtreding ontslag rechtvaardigen onder de Arbeidswet, dan wordt de ontslagbepaling niet geaccepteerd.
De uitdaging voor HR-leiders is niet om te beslissen welk gedrag onaanvaardbaar is, maar hoe dit duidelijk en rechtmatig in IAR-taal kan worden uitgedrukt, zodat werknemers begrijpen wat verboden is en welke gevolgen wettelijk van toepassing kunnen zijn.
Combineren van Disciplinaire Maatregelen In Strijd Met de Arbeidswet 2019
Dit probleem weerspiegelt een veelvoorkomende overdracht van eerdere wettelijke kaders.
Onder de Arbeidswet van 2012 werden disciplinaire maatregelen zoals:
- Verlenging van de salarisverhogingsperiode, en
- Ontslag
soms in de praktijk samen toegepast.
Onder Artikel 124 van de Arbeidswet 2019 zijn deze disciplinaire vormen echter duidelijk gescheiden. Elke overtreding kan leiden tot slechts één disciplinaire maatregel.
Wanneer bedrijven maatregelen combineren – zoals het verlengen van een salarisverhogingsperiode en het ontslaan van een werknemer voor dezelfde overtreding – zullen arbeidsautoriteiten om herzieningen vragen, aangezien dit in strijd is met de huidige wet.
Gebruik van “…” of Tijdelijke Taal in Interne Arbeidsreglementen
Het gebruik van tijdelijke aanduidingen zoals “…” komt nog steeds veel voor in IAR-concepten, vaak bedoeld om rekening te houden met onvoorziene situaties. Vanuit regelgevend oogpunt creëert deze aanpak echter onaanvaardbareambiguïteit.
Arbeidsautoriteiten vereisen dat IAR-bepalingen:
- Duidelijk
- Specifiek
- Volledig
Open-eindige formulering laat ruimte voor discretionaire interpretatie, met name in disciplinaire aangelegenheden. Als gevolg hiervan wordt dergelijke taal routinematig afgewezen tijdens het registratieproces.
Verschillende Juridische Standpunten Over Gronden voor Beëindiging van de Arbeidsovereenkomst
Een veelvoorkomend gebied van misverstand betreft situaties waarin werknemers niet voldoen aan werkverplichtingen of prestatieverwachtingen.
Vanuit juridisch oogpunt kan beëindiging plaatsvinden onder twee verschillende kaders:
- Disciplinair ontslag wegens overtredingen, of
- Eenzijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst wegens het niet voldoen aan de functie-eisen, zoals wettelijk toegestaan
Verwarring ontstaat wanneer bedrijven proberen prestatieproblemen als disciplinaire overtredingen te behandelen, of omgekeerd. Arbeidsautoriteiten zullen nauwkeurig onderzoeken of de gekozen ontslagbasis in overeenstemming is met het juiste wettelijke mechanisme.
Verkeerde classificatie leidt vaak tot afwijzing of geschillen na beëindiging.
Opnemen van Reglementen Buiten de Werkingssfeer van de Arbeidswet
Sommige arbeidsbeheersinstanties vereisen dat de inhoud van het IAR strikt Artikel 118 van de Arbeidswet 2019 volgt, dat de toegestane werkingssfeer van interne arbeidsreglementen definieert.
Als gevolg:
- Bepalingen met betrekking tot Sociale Verzekeringen, Belastingen of andere wetten kunnen worden verlangd te worden verwijderd.
- Of vervangen door algemene verwijzingen zoals “in overeenstemming met de huidige wet.”
Het opnemen van voordelen of interne beleidsdetails in IAR wordt ook afgeraden. Als dergelijk beleid verandert, zou het IAR opnieuw moeten worden geregistreerd, wat een onnodige administratieve last creëert.
Praktische Leidraad voor een Vlotte IAR-Indiening
Arbeidsreglementen kunnen complex zijn en variëren per organisatie, dus zorgvuldige voorbereiding is belangrijk. HR-teams moeten de volgende punten in gedachten houden:
- Raadpleeg uw juridische team of externe adviseurs om ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de Vietnamese arbeidswet.
- Zorg ervoor dat het IAR alleen de items bevat die zijn opgesomd in Artikel 118 van de Arbeidswet 2019.
- Schrijf op een manier die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is, zodat er geen verwarring ontstaat.
- Voor grote ongeschoolde arbeidskrachten, duidelijk Als u een grote ongeschoolde arbeidskracht heeft, som duidelijk op welk gedrag niet is toegestaan en wat de gevolgen zijn. vierkant binnen Artikel 125 van de Arbeidswet 2019, erkennend dat autoriteiten prioriteit geven aan werknemersbescherming.
- Houd intern beleid inzake voordelen gescheiden van het IAR om latere herregistratie te voorkomen.
Laat Sunbytes u helpen uw HR-uitdagingen op te lossen
Het registreren van Interne Arbeidsreglementen in Vietnam moet uw bedrijf beschermen, niet extra werk, verwarring of verborgen risico’s toevoegen. Toch is het proces voor veel internationale bedrijven traag, onduidelijk en sluit het vaak niet aan bij hoe hun organisaties daadwerkelijk functioneren.
Daarom bestaat Sunbytes om dit proces voor u gemakkelijker te maken.
Over ons
Sunbytes is een Nederlands technologiebedrijf met een goed gevestigde delivery hub in Vietnam. Al meer dan 14 jaar helpen we internationale leiderschapsteams hun personeelsbestand te laten groeien in complexe regelgevingsomgevingen, en ondersteunen we hen bij het opschalen met duidelijkheid in plaats van compromis.
Wat Sunbytes anders maakt, is dat onze HR- en personeelsondersteuning is gebouwd rond hoe moderne organisaties daadwerkelijk functioneren.
Omdat we digitale producten van begin tot eind bouwen en bijwerken, begrijpen we hoe functies in echte teams functioneren, niet alleen op papier. Hierdoor kunnen we arbeidsreglementen opstellen die passen bij de dagelijkse operaties en nog steeds voldoen aan de Vietnamese arbeidswet. Voor ons helpen duidelijke functies, praktische regels en eerlijke ontslagprocedures teams om te slagen en te groeien.
Onze Secure by Design-aanpak maakt dit nog sterker. Naarmate organisaties groeien, nemen de compliance-verwachtingen toe, niet alleen op het gebied van cybersecurity, maar ook op het gebied van governance, verantwoording en risicobeheer. Arbeidsreglementen staan centraal bij deze problemen. Door gestructureerd, risicobewust denken te gebruiken, helpen we bedrijven Interne Arbeidsreglementen op te stellen die zowel de rechten van werknemers als de organisatorische stabiliteit beschermen.
Met Sunbytes wordt het registreren van arbeidsreglementen een solide basis voor uw bedrijf, niet alleen een vakje om aan te vinken. We helpen leiderschapsteams meer dan alleen te voldoen aan vereisten, we helpen u een personeelskader op te bouwen dat de groei op lange termijn in Vietnam ondersteunt.
Neem contact met ons op om te beginnen met het bouwen van een compliant, leveringsklare personeelsstructuur die soepel integreert en met vertrouwen schaalt!
FAQs
Volgens de arbeidswetten worden interne arbeidsreglementen uitgevaardigd door de werkgever na overleg met de vertegenwoordigende organisatie van werknemers op de werkplek, indien een dergelijke organisatie bestaat, om naleving van wettelijke voorschriften te waarborgen. Interne arbeidsreglementen moeten schriftelijk zijn als het bedrijf 10 of meer werknemers in dienst heeft. Na uitvaardiging moeten de reglementen aan alle werknemers worden meegedeeld en moet de hoofdinhoud ervan op noodzakelijke locaties op de werkplek worden opgehangen.
In gevallen waarin het bedrijf geen vertegenwoordigende organisatie van werknemers op de werkplek heeft, moet het bedrijf de collectieve mening van alle werknemers verkrijgen met betrekking tot de inhoud van de interne arbeidsreglementen.
Als Interne Arbeidsreglementen niet worden geregistreerd zoals vereist, kunnen werkgevers administratieve boetes krijgen onder de Vietnamese wet. Wat nog belangrijker is, niet-geregistreerde IAR’s zijn niet wettelijk afdwingbaar.
Doorgaans 7–15 werkdagen als documenten compliant zijn. Opmerking: de arbeidsreglementen worden pas 15 dagen nadat de bevoegde autoriteit de volledige registratiedocumenten heeft ontvangen van kracht. Afwijzingen of verzoeken om herziening kunnen de termijnen aanzienlijk verlengen.
Bedrijven kunnen administratieve boetes krijgen en missen een solide juridische basis voor het disciplineren of ontslaan van werknemers wegens overtredingen van hun interne reglementen. Opmerking: Volgens Artikel 118 van de Arbeidswet en Besluit 12/2022/ND-CP zijn bedrijven met meer dan 10 werknemers verplicht hun interne arbeidsreglementen te registreren.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
