Vietnam heeft geen formele juridische categorie voor onafhankelijke aannemers (independent contractors) op de manier zoals veel Europese landen die wel hebben. Wat bepaalt welke categorie van toepassing is op jouw werkregeling is niet wat het contract zegt. Het is hoe de arbeidsomstandigheden eruitzien. Voor internationale bedrijven die aannemers in Vietnam beheren, is dit onderscheid het verschil tussen een conforme (compliant) overeenkomst en een arbeidsinspectie die de relatie met terugwerkende kracht herclassificeert.
TL;DR
- Vietnam classificeert werkrelaties aan de hand van een driecriteria-test onder Arbeidswetboek 2019, Artikel 13: betaalde arbeid, management en toezicht door de ene partij over de andere, en regelmatige betaling. Als alle drie aanwezig zijn, is de regeling een dienstverband, ongeacht hoe het contract het noemt.
- Een Duits fintechbedrijf beheerde 8 backend-aannemers onder directe serviceovereenkomsten gedurende 11 maanden. Een arbeidsinspectie herclassificeerde vijf van hen als werknemers. De terugwerkende kracht van SHUI (Sociale en Ziektekostenverzekering) bijdragen en boetes bedroeg meer dan EUR 60.000.
- Een Contractor of Record (COR) verwijdert het classificatierisico voor de cliënt door de serviceovereenkomst via een externe entiteit te houden. De cliënt stuurt het werk aan. De COR absorbeert de aansprakelijkheid. Voor overeenkomsten die langer dan drie maanden duren of dagelijkse teamintegratie omvatten, is COR de aanbevolen structuur.
Hoe contractor management werkt in Vietnam
Weten hoe je aannemers in Vietnam moet managen, begint met het begrijpen dat het land geen formele categorie voor onafhankelijke aannemers kent in zijn Arbeidswetboek. Wat wel bestaat, is een onderscheid tussen een arbeidsovereenkomst (Arbeidswetboek 2019) en een serviceovereenkomst (Burgerlijk Wetboek 2015). Of jouw regeling in de eerste of de tweede categorie valt, wordt bepaald door de inhoud, niet door de vorm.
De driecriteria-test: Hoe Vietnam de werkrelatie classificeert
“Onder Arbeidswetboek 2019, Artikel 13, wordt een overeenkomst die bepalingen bevat over betaalde arbeid, management en toezicht van de ene partij door de andere, en regelmatige salarisbetaling, behandeld als een arbeidsovereenkomst, ongeacht de naam of de aanduiding van de partijen.”
De drie criteria zijn: ten eerste, betaalde arbeid, wat betekent dat de werknemer specifieke taken uitvoert voor een vergoeding; ten tweede, management en toezicht, wat betekent dat de cliënt het werk stuurt, de uren vaststelt, de methoden definieert en de werknemer instructies kan geven over hoe de taak moet worden uitgevoerd, niet alleen welk resultaat moet worden geleverd; en ten derde, regelmatige betaling, wat betekent dat de vergoeding periodiek wordt betaald in plaats van per mijlpaal of opleverbaar.
Een regeling die aan alle drie de criteria voldoet, is een arbeidsrelatie onder Vietnamees recht. De serviceovereenkomst van het Burgerlijk Wetboek die je hebt ondertekend, verandert dat niet. Het woord “aannemer” in de titel verandert dat niet. Baker McKenzie Vietnam’s Contingent Worker Risk Map merkt op dat zelfs wanneer een werknemer een contract ondertekent met een andere naam dan arbeidsovereenkomst, als de overeenkomst betaalde arbeid, management en toezicht omvat, deze nog steeds als een arbeidsovereenkomst kan worden beschouwd.
Hoe contractor management er in de praktijk uitziet versus dienstverband
Het onderscheid tussen aannemer en werknemer in Vietnam is in de praktijk eenvoudiger dan de wettelijke definitie suggereert. Als je de werknemer vertelt wanneer hij moet beginnen, hoe hij moet werken, welke hulpmiddelen hij moet gebruiken en wanneer hij vergaderingen moet bijwonen, beheer je een werknemer. Als je alleen het resultaat definieert en de werknemer vrijheid geeft over hoe hij dat bereikt, beheer je een aannemer.
| Aannemer-regeling | Dienstverband-regeling |
|---|---|
| Op basis van output: betaald per opleverbaar of mijlpaal | Op basis van input: maandelijks betaald, ongeacht specifieke output |
| Werknemer bepaalt hoe en wanneer het werk wordt gedaan | Werkgever bepaalt de werkuren en -methoden |
| Werknemer zorgt voor eigen hulpmiddelen en systemen | Werkgever levert hulpmiddelen en toegang |
| Werknemer heeft tegelijkertijd meerdere cliënten | Werknemer werkt uitsluitend voor de werkgever |
| Overeenkomst heeft een gedefinieerde scope en eindpunt | Overeenkomst is doorlopend zonder gedefinieerd eindpunt |
| Geen dagelijks toezicht of stand-ups vereist | Regelmatige check-ins, stand-ups, teamvergaderingen |
Herclassificatie-risico: wat een herclassificatie in Vietnam activeert
Nalevingstekortkomingen bij aannemers in Vietnam zijn zelden opzettelijk. De meeste herclassificatie gebeurt doordat een aannemersovereenkomst die correct begon, na verloop van tijd afdwaalde naar omstandigheden die lijken op een dienstverband, en niemand de classificatie heeft beoordeeld naarmate de overeenkomst evolueerde.
Lees meer: gids aannemer vs. freelancer
Waarschuwingssignalen dat een aannemersovereenkomst wordt geherclassificeerd
Een regeling loopt een hoog herclassificatie-risico wanneer een van de volgende punten van toepassing is: de aannemer is langer dan drie maanden ingeschakeld; de aannemer woont dagelijkse stand-ups of reguliere teamvergaderingen bij; de aannemer gebruikt door de cliënt verstrekte hulpmiddelen, systemen of e-mailadressen; de aannemer werkt uitsluitend voor de cliënt zonder parallelle opdrachten; en de aannemer wordt maandelijks betaald, ongeacht specifieke opleveringen. Voor een dieper overzicht, raadpleeg de ultieme gids voor het inhuren van aannemers in Vietnam.
Elk van deze afzonderlijk is een signaal. In combinatie vertegenwoordigen ze precies het patroon waar arbeidsinspecteurs naar op zoek zijn bij het beoordelen of een serviceovereenkomst een arbeidsrelatie maskeert. Je kunt ook misclassificatie werknemers raadplegen voor verdere details.
Wat gebeurt er wanneer een arbeidsinspectie de relatie herclassificeert
Een arbeidsinspectie in Vietnam kan worden geactiveerd door een klacht van een werknemer, een routine-audit van de arbeidscompliance van een bedrijf, of een sectorbrede compliance-actie. De inspectie beoordeelt arbeidsovereenkomsten, sociale verzekeringsdocumenten en salarisadministratie ten opzichte van de feitelijke arbeidsomstandigheden van mensen die bij het bedrijf werken.
Als de inspecteur vaststelt dat een werknemer met een serviceovereenkomst voldoet aan de driecriteria-test, wordt de relatie geherclassificeerd als een dienstverband vanaf het begin van de regeling. Het bedrijf moet met terugwerkende kracht SHUI-bijdragen betalen voor de volledige periode van de regeling, berekend op 21,5% van de bruto vergoeding van de werknemer per maand. Het bedrijf wordt ook geconfronteerd met rente op de achterstallige bedragen en, in ernstige gevallen, administratieve sancties.
Het Duitse fintechbedrijf in de openingscasus betaalde terugwerkende kracht van SHUI plus boetes van in totaal meer dan EUR 60.000 voor vijf geherclassificeerde aannemers. De regelingen liepen 11 maanden. Het bedrijf had geen COR-structuur en was ervan uitgegaan dat een serviceovereenkomst van het Burgerlijk Wetboek voldoende bescherming bood.
Decreet 12/2022/ND-CP: boetes en aansprakelijkheid met terugwerkende kracht
Decreet 12/2022/ND-CP regelt administratieve sancties voor overtredingen van het arbeids- en socialezekerheidsrecht in Vietnam. Boetes voor het nalaten van het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een werknemer die een werknemer zou moeten zijn, variëren van VND 3.000.000 tot VND 7.500.000 per werknemer. Boetes voor het nalaten van het registreren van SHUI variëren van VND 18.000.000 tot VND 75.000.000, afhankelijk van het aantal getroffen werknemers.
Deze boetes zijn van toepassing per werknemer en per overtreding. Een bedrijf met vijf geherclassificeerde aannemers wordt geconfronteerd met boetes voor vijf afzonderlijke overtredingen van de arbeidsovereenkomstvereiste en vijf afzonderlijke overtredingen van de SHUI-registratievereiste, naast de terugwerkende kracht van SHUI-bijdragen voor alle vijf werknemers voor de volledige periode van hun regeling.
Hoe je aannemers in Vietnam compliant beheert (5 stappen)
Compliant contractor management is niet primair een juridische oefening. Het is een operationele. Het contract is belangrijk, maar de arbeidsomstandigheden die het contract regelt, zijn belangrijker. Deze vijf stappen pakken beide aan.
Stap 1: Definieer scope en opleveringen voordat de overeenkomst begint
Voordat je de serviceovereenkomst ondertekent, documenteer je de specifieke opleveringen, de projectscope en het verwachte eindpunt van de overeenkomst. Deze documentatie is de eerste verdedigingslinie bij een classificatiebeoordeling. Een overeenkomst die begint met een duidelijke scopeverklaring en eindigt wanneer die scope is geleverd, ziet er structureel anders uit dan een die begint met een algemene briefing en onbepaald verlengd wordt.
Het scopedocument hoeft geen juridische notitie te zijn. Het moet specifiek genoeg zijn dat een externe beoordelaar kan beoordelen of de opleveringen zijn voltooid. “Backend API-ontwikkeling voor betalingsintegratie, Fase 1” is een scope. “Softwareontwikkelingsondersteuning” is dat niet.
Stap 2: Structureer het contract onder Burgerlijk Wetboek 2015, niet Arbeidswetboek 2019
De serviceovereenkomst moet expliciet worden gestructureerd als een civiel contract voor diensten, niet als een arbeidsovereenkomst. Het mag geen bepalingen bevatten over werkuren, verlofaanspraken of opzegtermijn onder het Arbeidswetboek.
Belangrijkste clausules voor een conforme serviceovereenkomst in Vietnam: gedefinieerde scope en opleveringen; mijlpaal-gebaseerde betalingsvoorwaarden; bevestiging dat de aannemer geen recht heeft op SHUI, jaarlijks verlof of bescherming onder het Arbeidswetboek; IP-overdrachtsclausule; en een bepaling die bevestigt dat de aannemer tegelijkertijd andere cliënten mag inschakelen.
Stap 3: Stel betaling in op mijlpaal of opleverbaar, niet op maandelijks salaris
Regelmatige maandelijkse betaling is een van de drie criteria in de Artikel 13-test. Een overeenkomst waarbij de aannemer per mijlpaal, per opleverbaar of bij voltooiing van een gedefinieerde fase factureert, activeert het criterium voor regelmatige betaling niet op dezelfde manier als een maandelijks salaris.
In de praktijk betekent dit het structureren van facturen en betalingsschema’s rond projectfasen in plaats van kalendermaanden. Een aannemer die een factuur indient wanneer een functie is voltooid en betaling ontvangt binnen de overeengekomen betalingstermijn, bevindt zich in een structureel andere positie dan iemand die elke maand op de laatste werkdag een vaste maandelijkse overboeking ontvangt.
Stap 4: Bewaak de duur van de overeenkomst en het integratieniveau
Het risicoprofiel van een aannemersovereenkomst verandert in de loop van de tijd. Een overeenkomst die correct begint, kan afdwalen naar herclassificatiegebied naarmate de aannemer meer geïntegreerd raakt in het team. De beoordeling moet plaatsvinden bij de grens van drie maanden en bij elke verlenging daarna.
De vragen die bij elke beoordeling moeten worden gesteld: Is de scope veranderd ten opzichte van de oorspronkelijke overeenkomst? Woont de aannemer reguliere teamvergaderingen bij die niet direct gerelateerd zijn aan de beoordeling van opleveringen? Is het werk van de aannemer afhankelijk geworden van door de cliënt verstrekte hulpmiddelen of toegang die niet waren gespecificeerd in de oorspronkelijke scope? Als een van deze is veranderd, moet de classificatie opnieuw worden beoordeeld.
Stap 5: Gebruik een Contractor of Record wanneer classificatierisico verschijnt
Wanneer een beoordeling in stap vier vaststelt dat de regeling is afgedwaald, zijn de opties het herstructureren van de arbeidsomstandigheden om het classificatierisico te verwijderen, het omzetten van de regeling naar EOR-dienstverband, of het inschakelen van een Contractor of Record om de aansprakelijkheid voor de toekomst te absorberen.
Een COR lost de periode voordat de structuur werd ingevoerd niet met terugwerkende kracht op. Als de regeling al 11 maanden zonder COR liep, blijft de blootstelling met terugwerkende kracht voor die periode bestaan. Wat een COR doet, is voorkomen dat de blootstelling zich blijft opbouwen vanaf het punt van herstructurering.
Contractor of Record (COR) versus direct contractor management
Het gebruik van een contractor of record in Vietnam is de manier waarop internationale bedrijven het classificatierisico wegschuiven van de cliënt. Een contractor of record in Vietnam houdt de serviceovereenkomst via een externe entiteit die de aansprakelijkheid absorbeert. De keuze tussen direct management en een COR is een risicobeslissing. Direct management is goedkoper en operationeel eenvoudiger. COR voegt een kostenlaag toe. De vraag is of het classificatierisico in direct management de besparingen waard is.
| Direct Contractor Management | Contractor of Record (COR) in Vietnam | |
|---|---|---|
| Structuur | Cliënt schakelt aannemer direct in | Externe entiteit houdt de serviceovereenkomst |
| Classificatierisico | Volledig gedragen door cliënt | Verschuift naar COR-provider |
| Aansprakelijkheid | Cliënt wordt blootgesteld aan herclassificatie-risico | COR absorbeert juridische en compliance-aansprakelijkheid |
| Kosten | Lager, geen bemiddelingskosten | Hoger, inclusief COR-servicekosten |
| Operationele complexiteit | Eenvoudigere opzet en beheer | Extra coördinatielaag |
| Compliance-afhandeling | Intern beheerd door cliënt | Beheerd door COR-provider |
| Flexibiliteit | Hoge controle over de aannemersrelatie | Gestructureerd via een derde partij |
| Belangrijkste overweging | Kostenbesparingen versus risicoblootstelling | Betalen voor risicobeperking en compliance-zekerheid |
Wat een COR doet dat direct management niet kan
In een directe serviceovereenkomst ligt de compliance-aansprakelijkheid volledig bij de cliënt. Als de regeling wordt geherclassificeerd, betaalt de cliënt terugwerkende SHUI, boetes en rente. De COR verplaatst die aansprakelijkheid. In een COR-regeling is de serviceovereenkomst tussen de COR en de aannemer. De COR is een inschakelende entiteit. Als een arbeidsinspectie de regeling beoordeelt, is de COR, en niet de cliënt, de partij met de compliance-verplichting.
De COR handelt ook de IP-overdracht, vertrouwelijkheidsdocumentatie, betalingsverwerking en PIT-inhouding af. Voor internationale bedrijven die aannemers in meerdere markten beheren, vermindert het laten afhandelen van deze elementen door één enkele provider in plaats van individueel te onderhandelen en te documenteren voor elke aannemer, zowel de administratieve complexiteit als de juridische blootstelling.
Wanneer over te schakelen van directe inschakeling naar COR
Schakel over naar COR wanneer: de overeenkomst langer dan drie maanden heeft geduurd of naar verwachting zal duren; de aannemer reguliere interne vergaderingen is gaan bijwonen; de aannemer gebruik maakt van door de cliënt verstrekte systemen of e-mail; de cliënt niet kan aantonen dat de aannemer parallelle cliëntovereenkomsten onderhoudt; of de cliënt een kennisgeving heeft ontvangen van een arbeidsautoriteit over het gebruik van serviceovereenkomsten.
De kosten van het overschakelen naar COR bij de grens van drie maanden zijn lager dan de kosten van terugwerkende SHUI en boetes bij de grens van elf maanden. De blootstelling van EUR 60.000 van het Duitse fintechbedrijf voor vijf aannemers gedurende elf maanden was aanzienlijk hoger dan de COR-servicekosten voor dezelfde periode zouden zijn geweest.
Als een overeenkomst langer dan 3 maanden heeft geduurd, dagelijkse stand-ups omvat of gebruik maakt van door de cliënt verstrekte hulpmiddelen, is de classificatiekwestie de moeite waard om nu te bekijken. Sunbytes COR-regelingen absorberen het risico op verkeerde classificatie vanaf dag één.
Ontdek Accelerate Workforce Solutions
Hoe Sunbytes contractor management in Vietnam structureert
De situatie van het Duitse fintechbedrijf is niet ongebruikelijk. De meeste bedrijven die een aansprakelijkheid van EUR 60.000 met terugwerkende kracht bereiken, begonnen met wat leek op een nette serviceovereenkomst van het Burgerlijk Wetboek. De afwijking gebeurde stapsgewijs; de beoordeling vond nooit plaats. Een COR-structuur vanaf dag één zou die aansprakelijkheid hebben geabsorbeerd voordat deze zich opbouwde.
Sunbytes is een Nederlands opgericht technologie- en personeelsbedrijf, opgericht in 2011, met meer dan 300 klantprojecten in meer dan 20 landen.
- Via Accelerate Workforce Solutions biedt Sunbytes COR-regelingen die gestructureerd zijn onder Burgerlijk Wetboek 2015, met ingebouwde IP-overdracht, vertrouwelijkheid en scopedocumentatie.
- Het vinden van de juiste aannemer voor een specialistische rol in Vietnam is een netwerkprobleem voordat het een compliance-probleem is. Digital Transformation Solutions onderhoudt in kaart gebrachte kandidaatrelaties voor backend-engineers, cloud-architecten en AI-beoefenaars in HCMC.
Aannemersdocumenten en persoonlijke gegevens bewegen tussen Europese cliënten en Vietnamese entiteiten. CyberSecurity Solutions integreert GDPR Artikel 32 en Decreet 13/2023/ND-CP compliance vanaf de eerste documentuitwisseling, zodat de overeenkomst naast het classificatierisico geen data-aansprakelijkheid creëert.
FAQs
Gebruik COR wanneer de werknemer echt onafhankelijk is: gedefinieerde scope, op opleveringen gebaseerde betaling, geen exclusieve overeenkomst, geen dagelijks toezicht. Gebruik EOR wanneer de werknemer functioneel een teamlid is: doorlopende rol, managementsturing, exclusieve overeenkomst, regelmatige betaling.
De grens is niet altijd duidelijk. Wanneer een overeenkomst begint als projectmatig en doorlopend wordt, is de juiste reactie om de classificatie te herzien en over te stappen naar EOR als de arbeidsomstandigheden de aannemersstatus niet langer ondersteunen. COR is geen permanent alternatief voor EOR voor werknemers die functioneel in dienst zijn.
Ja, via een serviceovereenkomst van het Burgerlijk Wetboek. Het buitenlandse bedrijf en de Vietnamese persoon ondertekenen een serviceovereenkomst. Het bedrijf betaalt de persoon voor geleverde diensten en houdt 10% PIT (Persoonlijke Inkomstenbelasting) in op betalingen boven VND 2.000.000 per transactie.
Het risico is de classificatie. Als de arbeidsomstandigheden voldoen aan de driecriteria-test onder Arbeidswetboek 2019, Artikel 13, wordt de regeling behandeld als een dienstverband, ongeacht het label van het Burgerlijk Wetboek. Voor overeenkomsten die dit risico met zich meebrengen, verwijdert een COR-structuur de classificatie-aansprakelijkheid voor de cliënt.
Een werknemer werkt onder een arbeidsovereenkomst die wordt beheerst door Arbeidswetboek 2019. De werkgever is verantwoordelijk voor SHUI, PIT-inhouding, jaarlijks verlof, beperkingen op de arbeidstijd en alle andere wettelijke beschermingen. De relatie wordt bepaald door het management en toezicht van de werkgever op hoe het werk wordt gedaan, niet alleen wat wordt geleverd.
Een aannemer werkt onder een serviceovereenkomst die wordt beheerst door Burgerlijk Wetboek 2015. Er bestaat geen arbeidsrelatie. Geen SHUI, geen jaarlijks verlof, geen bescherming onder het Arbeidswetboek. Het onderscheid wordt alleen gehandhaafd zolang de arbeidsomstandigheden dit ondersteunen. Als de omstandigheden afdwalen naar een dienstverband, is Arbeidswetboek 2019 van toepassing, ongeacht wat de overeenkomst van het Burgerlijk Wetboek zegt.
Er is geen vaste tijdslimiet die een aannemersovereenkomst omzet in een dienstverband onder het Vietnamese recht. De conversie vindt plaats wanneer de arbeidsomstandigheden voldoen aan de driecriteria-test, ongeacht de duur. Een overeenkomst die zes weken duurt, maar dagelijks toezicht, vaste uren en door de cliënt verstrekte hulpmiddelen omvat, voldoet aan de test. Een overeenkomst die 18 maanden duurt met echte op opleveringen gebaseerde onafhankelijkheid, mogelijk niet.
In de praktijk is duur een risicoversterker. Hoe langer een overeenkomst loopt, hoe groter de kans dat zich integratie- en toezichtpatronen hebben ontwikkeld die herclassificatie ondersteunen. De grens van drie maanden is de praktische drempel voor een classificatiebeoordeling.
Een Contractor of Record is een externe entiteit die de serviceovereenkomst met de aannemer en de commerciële overeenkomst met de cliënt aanhoudt. Het handelt betalingen, belastinginhouding, IP-documentatie en compliance-administratie af. Het absorbeert het classificatierisico voor de cliënt.
Je hebt een COR nodig als: de overeenkomst langer dan drie maanden heeft geduurd of naar verwachting zal duren; de aannemer interne teamvergaderingen bijwoont; de aannemer gebruik maakt van door de cliënt verstrekte hulpmiddelen; of jouw bedrijf eerder aannemersovereenkomsten heeft laten herclassificeren. Je hebt geen COR nodig voor korte, afgebakende overeenkomsten waarbij de aannemer duidelijk onafhankelijk is en de regeling eindigt wanneer de oplevering is voltooid.
Onder Decreet 12/2022/ND-CP variëren de boetes voor het nalaten van het aangaan van een arbeidsovereenkomst met een werknemer die in dienst zou moeten zijn, van VND 3.000.000 tot VND 7.500.000 per werknemer. Boetes voor het nalaten van het registreren van SHUI variëren van VND 18.000.000 tot VND 75.000.000, afhankelijk van het aantal getroffen werknemers. Deze worden toegepast per overtreding en per werknemer.
Naast administratieve boetes is het bedrijf terugwerkende SHUI-bijdragen verschuldigd, berekend op 21,5% van de bruto vergoeding van de werknemer voor de volledige periode van de regeling. Er wordt rente berekend over het achterstallige bedrag. In ernstige gevallen van opzettelijke ontduiking zijn strafrechtelijke sancties mogelijk onder de Sociale Verzekeringswet.
