U heeft geen behoefte aan weer een lijst met EOR-aanbieders in Vietnam. Als uw team al leveranciers op de shortlist zet, is de moeilijkere vraag of elke aanbieder kan bewijzen wat hij belooft.
Een Employer of Record is de juridische werkgever in het land van aanwerving. In Vietnam betekent dit meestal dat de aanbieder arbeidsovereenkomsten, SHUI-registratie, salarisadministratie, PIT-inhouding en wettelijke arbeidsadministratie afhandelt, terwijl uw bedrijf het dagelijkse werk van de werknemer aanstuurt.
Het risico is dat veel EOR-aanbieders tijdens verkoopgesprekken hetzelfde klinken. Ze kunnen allemaal zeggen dat ze de salarisadministratie, contracten en naleving regelen. Wat een betrouwbare aanbieder onderscheidt van een risicovolle, is schriftelijk bewijs: een duidelijke compliance-scope, een GDPR Artikel 28 DPA, details van de ISO 27001-certificering, een payroll SLA, onboarding-tijdlijn, offboarding-proces en een contactpersoon die de Nederlandse of Europese operationele verwachtingen begrijpt.
Deze gids biedt een scorekaart met 7 criteria om EOR-aanbieders in Vietnam te vergelijken voordat u tekent.
Als u een opfriscursus nodig heeft over hoe het model werkt voordat u leveranciers vergelijkt, begin dan met onze gids voor employer of record in Vietnam.
TL;DR
De meeste EOR-aanbieders in Vietnam kunnen praten over salarisadministratie, SHUI-registratie en arbeidsovereenkomsten. De veiligere vergelijking is gebaseerd op bewijs: vraag naar de compliance-scope, details van het ISO 27001-certificaat, een ondertekende GDPR Artikel 28 DPA, een schriftelijke payroll SLA, onboarding-tijdlijn, offboarding SLA en Nederlands/EU-gerichte accountondersteuning.
- Als u nog opties onderzoekt, gebruik dan de 7 onderstaande criteria om uw shortlist te structureren.
- Als u al twee of drie aanbieders in beraad heeft, ga dan direct naar de scorekaart en vraag om schriftelijk bewijs.
- Als een aanbieder lager dan 3 scoort op GDPR DPA of payroll SLA, verwijder deze dan van de shortlist, zelfs als de totale prijs aantrekkelijk lijkt.
Waarom het vergelijken van EOR-aanbieders in Vietnam meer vereist dan een prijscontrole
In Vietnam verzorgt uw EOR-aanbieder de arbeidsactiviteiten die van invloed zijn op belastingen, salarisadministratie, sociale verzekeringen, contracten en werknemersdossiers. Als de aanbieder een van die stappen mist, verschijnt het probleem mogelijk niet in de eerste salarismaand. Het kan later verschijnen, tijdens een arbeidsinspectie, een werknemersgeschil, een due diligence-onderzoek door een klant of bij de offboarding.
Drie gebieden verdienen aandacht voordat u de maandelijkse kosten vergelijkt.
Ten eerste is SHUI niet alleen een post op de loonlijst. De aanbieder moet de werknemer correct registreren, de verplichte bijdragen berekenen en gegevens bijhouden die later kunnen worden uitgelegd. Uw contract moet vermelden welke SHUI-verplichtingen de EOR bezit en welke zaken bij uw bedrijf blijven.
Ten tweede stuurt een EU-bedrijf dat een EOR in Vietnam gebruikt, persoonlijke gegevens van werknemers naar een verwerker. Loonstroken, contracten, identiteitsdocumenten, belastinggegevens en SHUI-nummers zijn geen administratieve ruis. Het zijn persoonlijke gegevens. Een GDPR Artikel 28 DPA moet worden ondertekend voordat de verwerking begint.
Ten derde kunnen uw eigen klanten uw leveranciers controleren. Als uw inkoopvragenlijsten vragen naar ISO 27001-certificering, DPA’s, toegangscontrole en bewijs van leveranciers, kan uw EOR-aanbieder onderdeel worden van uw verkooprisico. Een zwakke aanbieder vertraagt niet alleen HR. Het kan inkoop, beveiligingsbeoordeling en onboarding van klanten vertragen.
De 7 criteria voor het scoren van EOR-aanbieders in Vietnam
Een betrouwbare vergelijking heeft schriftelijk bewijs nodig. Gebruik elk criterium hieronder tijdens gesprekken met leveranciers, RFP-beoordeling en contractonderhandelingen.
1. Compliance-scope: SHUI, PIT, contracten en werkvergunningen
Begin met één eenvoudige vraag: wat bezit uw aanbieder precies?
Een goede EOR-aanbieder moet zijn scope in duidelijke bewoordingen uitleggen. Voor Vietnam omvat dat gewoonlijk SHUI-registratie, PIT-inhouding en -afdracht, salarisverwerking, tweetalige arbeidsovereenkomsten, het beheer van werknemersdossiers en ondersteuning bij werkvergunningen wanneer een buitenlandse onderdaan erbij betrokken is.
Stel twee directe vragen:
“Kunt u een voorbeeld van een tweetalige arbeidsovereenkomst verstrekken?”
“Bij welke overheidsinstanties registreert u werknemers en welke verplichtingen blijven bij ons?”
Een zwak antwoord klinkt breed maar geeft geen details. Een sterk antwoord noemt de instanties, toont het contractformaat, scheidt de verplichtingen van de werkgever van de verplichtingen van de klant, en legt uit wat er verandert wanneer de werknemer Vietnamees is versus een buitenlander.
Referentie van Vietnam Social Insurance Law 2024
2. ISO 27001-certificering
Uw EOR-aanbieder behandelt identiteitsdocumenten, salarisgegevens, belastingnummers, contracten en bankinformatie. Dat maakt informatiebeveiliging onderdeel van de vergelijking van de aanbieders.
ISO 27001-certificering is nuttig omdat het u een bewijspunt geeft, maar alleen als het actueel is en binnen de juiste scope valt. Accepteer “wij volgen ISO-normen” niet als hetzelfde als certificering.
Vraag:
“Kunt u uw huidige ISO 27001-certificaat delen, inclusief certificaatnummer, vervaldatum, certificerende instantie en scope?”
Een bevredigend antwoord omvat het certificaat, de huidige geldigheid en een scope die de relevante gegevensverwerking of HR-activiteiten dekt. Als de aanbieder weigert het certificaat te delen of alleen een marketingverklaring stuurt, beoordeel dit criterium dan laag.
3. GDPR Artikel 28 DPA
Als uw EU-bedrijf een EOR gebruikt om werknemersgegevens te verwerken, is uw bedrijf gewoonlijk de verwerkingsverantwoordelijke en de EOR gewoonlijk de verwerker. Dat betekent dat er een GDPR Artikel 28 DPA moet zijn voordat de aanbieder gegevens begint te verwerken.
De DPA moet het onderwerp, de verwerkingsduur, het type persoonlijke gegevens, de categorieën betrokkenen, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen, verwijdering of teruggave van gegevens en auditondersteuning dekken. Als werknemersgegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, moet het overdrachtsmechanisme ook worden geadresseerd.
Vraag:
“Ondertekent u standaard een GDPR Artikel 28 DPA, en dekt deze de activiteiten in Vietnam en de grensoverschrijdende gegevensoverdracht?”
Een sterke aanbieder heeft de DPA al klaarstaan. Uw team zou niet hoeven uit te leggen waarom het nodig is.
4. Payroll SLA: schriftelijk, niet mondeling
“Loonbetaling op tijd” is niet genoeg. De payroll SLA moet schriftelijk worden vastgelegd in de serviceovereenkomst of bijlage bij de SLA.
Vraag naar het feitelijke payrollschema: uiterste inleverdatum, goedkeuringsdatum, betalingsdatum, escalatiecontact en sanctie als de loonbetaling te laat is. Dit verwijdert de ambiguïteit die gewoonlijk ontstaat wanneer het eigenaarschap van de salarisadministratie verdeeld is over financiën, HR en een externe aanbieder.
Vraag:
“Wat is uw payroll SLA, en wat is de sanctie als de loonbetaling te laat is?”
Een aanbieder die zegt “we streven ernaar om op tijd te betalen”, vraagt u om te vertrouwen op intentie. Een aanbieder die de loonbetalingsdatum, het escalatieproces en de sanctie vermeldt, geeft u een standaard die uw team kan afdwingen.
Uw werknemer zou een fout in de loonbetaling niet eerder moeten ontdekken dan uw aanbieder.
Voor een gedetailleerd overzicht van clausules en serviceverplichtingen, bekijk wat u moet opnemen in uw EOR-contract voordat u een overeenkomst definitief maakt.
5. Onboarding-tijdlijn: gedocumenteerd en contractueel
Voor een Vietnamese onderdaan is een praktische EOR-onboardingdoelstelling 2 tot 4 weken vanaf een ondertekende serviceovereenkomst tot de eerste loonlijst-setup, ervan uitgaande dat documenten compleel zijn en er geen ongebruikelijke contractproblemen zijn.
Buitenlanders hebben een andere tijdlijn nodig omdat stappen voor werkvergunningen verwerkingstijd kunnen toevoegen. De officiële richtlijnen voor werkvergunningen in Vietnam vermelden dat de verwerking gewoonlijk 5 werkdagen duurt na ontvangst van een volledige en geldige aanvraag, maar de volledige voorbereidingsperiode kan langer zijn omdat de werkgever ondersteunende documenten moet verzamelen en voorbereiden vóór indiening.
Vraag:
“Wat is uw contractuele onboarding-tijdlijn voor een Vietnamese onderdaan, en wat verandert er als er een werkvergunning nodig is?”
Een goede aanbieder scheidt de twee scenario’s. Een zwakke aanbieder geeft één tijdlijn voor elke aanstelling en legt de vertraging pas uit nadat de startdatum van de werknemer al is verschoven.
6. Offboarding SLA: exit, toegang, SHUI en gegevens
Bij de offboarding worden zwakke EOR-contracten zichtbaar.
Uw aanbieder moet uitleggen wat er gebeurt op de laatste werkdag van de werknemer: afsluiten loonlijst, definitieve PIT-afhandeling, SHUI-afmelding, stappen voor intrekking werkvergunning indien relevant, verwijderen van toegang, ondersteuning bij het inleveren van apparatuur, en het bewaren of verwijderen van werknemersgegevens.
Vraag:
“Wat is uw offboarding SLA, en hoe gaat u om met SHUI-afmelding, definitieve PIT-afwikkeling en werknemersgegevens na vertrek?”
Een praktische standaard is offboarding binnen 24 uur voor door de aanbieder gecontroleerde acties zoals accountacties, updates in interne systemen en procesinitiatie. Vraag voor overheidsindieningen welke indieningen onmiddellijk kunnen worden voltooid en welke afhankelijk zijn van de verwerkingstijd van de instantie.
Dit is niet alleen een HR-detail. Als een vertrekkende werknemer nog steeds toegang heeft tot systemen na de beëindigingsdatum, wordt uw EOR-probleem een beveiligingsprobleem.
7. Tijdzone en Nederlands/EU accountbeheer
Voor Nederlandse bedrijven is het tijdsverschil alleen beheersbaar als de aanbieder de ondersteuning daarop inricht.
Vietnam is gewoonlijk 5 uur voor op Nederland tijdens de wintertijd en 4 uur voor tijdens de zomertijd. Dat creëert een werkbare overlap, maar alleen als uw aanbieder een respons-SLA heeft en een accountcontactpersoon die begrijpt hoe Nederlandse en EU-bedrijven opereren.
Vraag:
“Zullen we een Nederlandssprekende of met de Nederlandse markt bekende accountmanager hebben? Wat is de respons-SLA voor dringende payroll- of compliancevragen tijdens Amsterdamse kantooruren?”
Een sterk antwoord noemt de accounteigenaar, vermeldt de respons-SLA en bevestigt de escalatieroute. Een zwak antwoord stuurt alle vragen naar een gedeelde inbox die alleen tijdens Vietnamese kantooruren wordt afgehandeld.
Voor een Nederlandse HR-leider is het verschil zichtbaar tijdens de eerste urgente casus. Uw team krijgt ofwel antwoord voordat de dag in Amsterdam sluit, of het probleem wacht tot morgen.
Als uw organisatie specifiek vanuit Nederland werft, zie dan onze gids voor EOR in Vietnam voor Nederlandse bedrijven voor aanvullende overwegingen rond communicatie, compliance en ondersteuningsverwachtingen.
Sunbytes regelt SHUI, PIT, tweetalige contracten, salarisadministratie, onboarding en offboarding voor Nederlandse en EU-bedrijven die in Vietnam werven, met ISO 27001-certificering en naleving van GDPR Artikel 28 DPA, ondertekend vóór aanvang van de opdracht. Onboarding in 2 tot 4 weken voor Vietnamese onderdanen wanneer documenten compleet zijn. Offboarding-acties worden binnen 24 uur gestart.
Zie hoe Sunbytes scoort op elk criterium
Vijf rode vlaggen in pitches van EOR-aanbieders
U kunt veel leren van hoe een aanbieder bewijsvragen beantwoordt. Deze vijf rode vlaggen zouden uw beslissing moeten vertragen voordat het contract wordt ondertekend.
- “Volledige service” zonder genoemde SLA-cijfers. Als de aanbieder de loonbetalingsdatum, onboardingdoelstelling, offboarding-tijdlijn en het escalatieproces niet kan vermelden, zijn die verplichtingen niet klaar voor uw contract.
- Aarzeling bij de vraag naar een GDPR Artikel 28 DPA. Een aanbieder die EU-klanten bedient, zou deze vraag moeten verwachten. Als de aanbieder “intern moet navragen” voordat hij bevestigt of er een DPA bestaat, behandel dat dan als een due diligence-probleem.
- Geen details over het ISO 27001-certificaat. “Wij zijn ISO-compliant” is niet hetzelfde als een actueel certificaat. Vraag naar certificaatnummer, certificerende instantie, vervaldatum en scope.
- Geen op Nederland of de EU gericht accountcontact. Als elk payroll- en complianceprobleem moet wachten op Vietnamese kantooruren, verliest uw team in Amsterdam de controle op dezelfde dag wanneer timing er toe doet.
- “Onboarding in een paar weken” zonder contracttekst. Mondelinge tijdlijnen zijn makkelijk te verkopen en moeilijk af te dwingen. Leg onboarding- en offboarding-tijdlijnen vast in de overeenkomst.
Scorekaart aanbieders: hoe u uw shortlist vergelijkt
Gebruik deze scorekaart voor elke EOR-aanbieder op uw shortlist. Scoor elk criterium van 1 tot 5.
1 betekent dat de aanbieder geen schriftelijk bewijs levert.
3 betekent dat de aanbieder een gedeeltelijk antwoord geeft maar hiaten laat.
5 betekent dat de aanbieder schriftelijk bewijs levert dat kan worden toegevoegd aan uw interne due diligence-dossier.
| Criterium | Gewicht | Aanbieder A | Aanbieder B | Aanbieder C |
|---|---|---|---|---|
| Compliance-scope: SHUI, PIT, contracten, werkvergunningen | 20% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| ISO 27001-certificering: certificaatnummer, vervaldatum, scope | 15% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| GDPR Artikel 28 DPA: ondertekend vóór aanvang verwerking | 20% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| Payroll SLA: schriftelijke loondatum, escalatie, sanctie | 15% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| Onboarding-tijdlijn: schriftelijke tijdlijn per type werknemer | 10% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| Offboarding SLA: SHUI, PIT, toegang, data-exit | 10% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
| Tijdzone en accountbeheer: Nederlands/EU ondersteuning | 10% | 1-5 | 1-5 | 1-5 |
Scoringsregel: verwijder elke aanbieder die lager dan 3 scoort op GDPR Artikel 28 DPA of payroll SLA, zelfs als de totale score acceptabel lijkt. Die twee hiaten creëren te veel risico voor EU-bedrijven die in Vietnam werven.
Om uw evaluatieproces te vergemakkelijken, kunt u onze EOR-checklist Vietnam downloaden of aanpassen en deze samen met deze scorekaart gebruiken.
Wat u moet opvragen voordat u tekent
Voordat uw team tekent bij een EOR-aanbieder in Vietnam, moet u om vier documenten vragen.
- Vraag ten eerste naar de GDPR Artikel 28 DPA, ondertekend en gedateerd, waarbij de activiteiten in Vietnam en het overdrachtsmechanisme zijn gedekt.
- Vraag ten tweede naar het ISO 27001-certificaat, inclusief certificaatnummer, vervaldatum, certificerende instantie en scope.
- Vraag ten derde naar een voorbeeld van een tweetalige arbeidsovereenkomst in het Vietnamees en Engels, waarbij de stappen voor de SHUI-registratie van de aanbieder worden uitgelegd.
- Vraag ten vierde naar het schriftelijke SLA-schema: loondatum, onboarding-tijdlijn, offboarding-tijdlijn, escalatiecontact en sanctie voor gemiste verplichtingen.
Als de aanbieder deze niet kan verstrekken voordat u tekent, wordt uw team gevraagd om vertrouwen te accepteren in plaats van bewijs.
Voordat u de overeenkomst ter ondertekening verstuurt, vergelijkt u deze met onze gids over wat u in uw EOR-contract moet opnemen om er zeker van te zijn dat de belangrijkste verplichtingen zijn gedocumenteerd.
Hoe Sunbytes Nederlandse en EU-bedrijven ondersteunt bij het vergelijken van EOR-aanbieders
De meeste EOR-evaluatieprocessen lopen vast bij twee verzoeken: de GDPR Artikel 28 DPA en het ISO-certificaatnummer. Die documenten zouden beschikbaar moeten zijn vóór aanvang van de opdracht, niet pas nadat de salarisadministratie al loopt.
Sunbytes ondersteunt Nederlandse en EU-bedrijven die in Vietnam werven via EOR-activiteiten die compliance, salarisadministratie, onboarding en beveiligde omgang met werknemersgegevens verbinden. De Accelerate Workforce Solutions dekt de inrichting van het dienstverband: contracten, SHUI, PIT, salarisadministratie, onboarding en offboarding. Cybersecurity Solutions ondersteunt het bewijs achter die inrichting: ISO 27001, toegangscontrole, DPA-afhandeling en beveiligde documentworkflows. De Digital Transform Solutions helpt wanneer het aangestelde team ook een duidelijke opleverstructuur, rolscope en operationeel ritme nodig heeft.
Dat betekent dat uw nieuwe medewerker niet alleen een contract heeft. Hij wordt ook opgenomen in een gecontroleerd proces van tewerkstelling en oplevering.
Hoofdkantoor in Utrecht, contracten naar Nederlands recht, ISO 27001-certificering, GDPR Artikel 28 DPA vóór aanvang opdracht, salaris op tijd, onboarding in 2 tot 4 weken voor Vietnamese onderdanen wanneer documenten compleet zijn, offboarding-acties gestart binnen 24 uur, en Nederlands/EU-gericht accountbeheer.
Praat met het Sunbytes EOR-team
FAQs
Een EOR-aanbieder wordt de juridische werkgever op papier en handelt arbeidsovereenkomsten, SHUI-registratie, salarisadministratie, PIT-inhouding en wettelijke arbeidsadministratie af. Een uitzendbureau helpt gewoonlijk bij het vinden van kandidaten, maar wordt niet altijd de juridische werkgever. Het verschil is belangrijk omdat het vinden van een kandidaat en het compliant tewerkstellen van die persoon afzonderlijke verantwoordelijkheden zijn.
Voor een diepere vergelijking van verantwoordelijkheden, kosten en compliancerisico’s, lees onze gids over EOR vs uitzendbureau.
Ja, als de EOR persoonlijke gegevens van werknemers verwerkt namens een EU-bedrijf. Loonstroken, contracten, identiteitsdocumenten, belastinggegevens en SHUI-gegevens zijn persoonlijke gegevens. Onder GDPR Artikel 28 heeft de verwerking tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker een contract of andere rechtshandeling nodig voordat de verwerking begint.
ISO 27001-certificering betekent dat het managementsysteem voor informatiebeveiliging van de aanbieder onafhankelijk is beoordeeld binnen een vastgestelde scope. Voor een EOR-aanbieder is de scope belangrijk omdat werknemersdocumenten, payrollgegevens en identiteitsgegevens gevoelig zijn. Vraag naar het certificaatnummer, de vervaldatum, de certificerende instantie en de scope.
Voor Vietnamese onderdanen is een praktische schriftelijke SLA 2 tot 4 weken vanaf een ondertekende serviceovereenkomst wanneer documenten compleet zijn. Buitenlanders hebben gewoonlijk meer tijd nodig omdat de voorbereiding en indiening van een werkvergunning nodig kan zijn. Uw aanbieder moet deze tijdlijnen schriftelijk scheiden in plaats van één algemene schatting te geven.
Ja, maar overstappen vereist een gecontroleerde overgang. De huidige arbeidsverhouding moet correct worden beëindigd of overgedragen, de definitieve stappen voor payroll en PIT moeten worden afgehandeld, de SHUI-status moet worden bijgewerkt en de werknemersgegevens moeten worden geretourneerd of verwijderd onder de overeengekomen DPA. Dit is de reden waarom offboarding-SLA en data-exit-voorwaarden moeten worden gecontroleerd voordat het eerste contract wordt ondertekend.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
