Uw kandidaat heeft het aanbod geaccepteerd, maar in de arbeidsovereenkomst is nog geen lokale juridische werkgever bevestigd. De proeftijd komt uit een Europees sjabloon, terwijl HR en payroll verschillende salarisbedragen hanteren.
Een arbeidsovereenkomst in Vietnam die internationale hiringteams veilig kunnen gebruiken, moet de werkgever identificeren, de wettelijk verplichte inhoud uit artikel 21 van de Vietnamese Arbeidswet 2019 bevatten en het juiste contracttype gebruiken. Ook moeten beloning, verplichte verzekeringen, werknemersgegevens en ondertekeningsgegevens op dezelfde startdatum aansluiten.
Dit artikel biedt operationele informatie en is geen juridisch advies. Laat de definitieve overeenkomst en eventuele voorbeeldteksten vóór ondertekening beoordelen door een gekwalificeerde Vietnamese arbeidsrechtadvocaat.
Tl;DR
- Vietnam erkent arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd van maximaal 36 maanden en arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.
- Artikel 21 vereist tien inhoudsgroepen over de partijen, functie, werkplek, looptijd, beloning, arbeidsvoorwaarden, verzekeringen en training.
- De proeftijd is afhankelijk van de functie beperkt tot 180, 60, 30 of 6 werkdagen. Het proefsalaris moet minimaal 85% van het overeengekomen functiesalaris bedragen.
- Elektronische arbeidsovereenkomsten zijn geldig wanneer aan de vereisten voor identiteit, ondertekening, integriteit en terugvindbaarheid is voldaan. Vanaf 1 juli 2026 moet het proces rekening houden met het nationale platform en de elektronische contract-ID.
Wat is een arbeidsovereenkomst in Vietnam en wie mag deze ondertekenen?
Volgens artikel 13 van de Vietnamese Arbeidswet 2019 is een arbeidsovereenkomst een afspraak waarbij een werknemer betaald werk uitvoert onder leiding en toezicht van een werkgever. Deze definitie geldt ongeacht de titel van het document.
De documenttitel bepaalt de arbeidsrelatie niet
Een overeenkomst consultancy-, diensten- of samenwerkingsovereenkomst noemen, bepaalt niet automatisch de juridische relatie. Wanneer iemand betaald werk uitvoert en de organisatie dit werk aanstuurt of controleert, kan de overeenkomst alsnog als arbeidsovereenkomst gelden.
Een opdrachtovereenkomst kan een rechtmatig lokaal arbeidsmodel niet vervangen wanneer de relatie aan de voorwaarden van artikel 13 voldoet.
Geldige contractvormen
Artikel 14 erkent:
- Schriftelijke arbeidsovereenkomsten.
- Elektronische arbeidsovereenkomsten die voldoen aan de Vietnamese eisen voor elektronische transacties.
- Mondelinge arbeidsovereenkomsten met een looptijd van minder dan één maand, behoudens wettelijke uitzonderingen.
De Arbeidswet bevat geen algemene verplichting om elke arbeidsovereenkomst tweetalig op te stellen. Een Vietnamees-Engelse overeenkomst kan interpretatieproblemen tussen een Europese werkgever en een werknemer in Vietnam wel beperken.
Bevoegde ondertekenaar en de grens voor buitenlandse bedrijven
De ondertekenaar namens de werkgever moet volgens artikel 18 bevoegd zijn. Afhankelijk van het type werkgever kan dit de wettelijke vertegenwoordiger, een gemachtigde, het hoofd van een organisatie of een individuele werkgever zijn.
Een buitenlandse moedermaatschappij mag de overeenkomst pas vrijgeven nadat de Vietnamese juridische werkgever en bevoegde ondertekenaar zijn vastgesteld. Bij een buitenlandse werknemer moeten werkgever, functie, werkplek en contractduur bovendien aansluiten op de toepasselijke Vietnamese werkvergunningseisen.
Kan geen bevoegde Vietnamese werkgever ondertekenen, bepaal dan eerst het arbeidsmodel voordat de startdatum wordt bevestigd.
Welke bepalingen zijn verplicht volgens artikel 21?
Artikel 21 vereist tien wettelijke inhoudsgroepen. Elke groep moet een concrete waarde of een toegankelijke beleidsverwijzing bevatten.
De onderstaande matrix koppelt elke eis aan de operationele eigenaar en aan de fout die HR vóór vrijgave van het contract moet controleren.
| Inhoud volgens artikel 21 | Vereiste contractwaarde | Eigenaar | Veelvoorkomende fout |
|---|---|---|---|
| Werkgeversgegevens | Juridische naam, adres, naam en functie van ondertekenaar | Lokale werkgever en juridisch adviseur | Europese moedermaatschappij staat als werkgever vermeld |
| Werknemersgegevens | Naam, geboortedatum, geslacht, woonplaats en ID- of paspoortnummer | HR | Gegevens wijken af van identiteits- of vergunningsdocumenten |
| Functie en werkplek | Functie, taken en goedgekeurde werklocatie | Hiringmanager en HR | Remote werken zonder toegestane locaties |
| Contractduur | Startdatum, einddatum of onbepaalde tijd | HR | Geen eigenaar voor de vervaldatum |
| Beloning | Salaris, betaalwijze en -datum, toeslagen en extra betalingen | HR en payroll | Aanbod, contract en payroll tonen verschillende bedragen |
| Promotie en salarisverhoging | Voorwaarden of toepasselijk proces | HR | Er wordt verwezen naar beleid dat niet beschikbaar is |
| Werk- en rusttijd | Normaal rooster en rustregelingen | HR en manager | Europees rooster gekopieerd zonder lokale beoordeling |
| Beschermingsmiddelen | Vereiste middelen indien van toepassing | Operations | Ontbreken bij een functie waarvoor ze vereist zijn |
| Verplichte verzekeringen | Toepasselijke deelname aan verzekeringen | Payroll en juridische werkgever | Contracttekst sluit niet aan op registratie |
| Training | Afspraken over training en beroepsvaardigheden | HR | Terugbetalingsvoorwaarden zonder beoordeling toegevoegd |
Artikel 21, lid 2, staat een aparte schriftelijke overeenkomst toe voor werknemers die rechtstreeks met bedrijfsgeheimen of technologische kennis werken. Het maakt niet elke bepaling over vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom of werknemersgegevens tot een verplichte bepaling van artikel 21.
Wat hoort buiten de arbeidsovereenkomst?
Niet elk arbeidsdocument hoort in de arbeidsovereenkomst. Onderstaande documentindeling houdt de wettelijke voorwaarden in het contract en plaatst veranderlijke of specialistische informatie in het juiste dossier.
| Arbeidsinformatie | Brondocument |
|---|---|
| Wettelijke arbeidsvoorwaarden | Arbeidsovereenkomst |
| Gedetailleerde beloningscomponenten | Contractbijlage of salarisschema |
| Vertrouwelijkheid en bedrijfsgeheimen | Contract of aparte schriftelijke overeenkomst |
| Acceptabel gebruik en securityvereisten | Door werknemer bevestigd intern beleid |
| Informatie over werknemersgegevens | Privacyverklaring, contractbepaling of toepasselijke DPA |
| Maandelijkse SHUI- en PIT-berekeningen | Payrolladministratie |
| EOR-scope, tarieven en aansprakelijkheid | Dienstenovereenkomst tussen klant en EOR |
De arbeidsovereenkomst van de werknemer staat los van de commerciële overeenkomst tussen een klant en een Employer of Record. Wanneer een EOR de kandidaat in dienst neemt, moeten de EOR-contractvoorwaarden afzonderlijk worden beoordeeld.
Bepaalde of onbepaalde tijd: welk contracttype past?
Vietnam erkent twee wettelijke contracttypen: arbeidsovereenkomsten voor bepaalde en voor onbepaalde tijd. Een overeenkomst voor bepaalde tijd mag maximaal 36 maanden duren.
| Kenmerk | Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd | Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd |
|---|---|---|
| Einddatum | Vastgelegd | Geen vooraf bepaalde einddatum |
| Maximale duur | 36 maanden | Niet van toepassing |
| Passend gebruik | Functie met een echte tijdsgrens | Doorlopend dienstverband |
| Verlengingscontrole | Regels voor verlenging en omzetting gelden | Geen verlenging bij afloop |
| Belangrijkste HR-risico | Verlengingsdeadline missen | Uitgaan van ontslag zonder grond |
Blijft de werknemer na afloop van een contract voor bepaalde tijd doorwerken, dan hebben partijen 30 dagen om een nieuwe overeenkomst te sluiten. Bestaande rechten en plichten blijven in die periode gelden. Zonder nieuwe overeenkomst wordt het dienstverband doorgaans omgezet naar onbepaalde tijd.
Partijen mogen over het algemeen nog één arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aangaan. Daarna is bij voortzetting meestal een contract voor onbepaalde tijd nodig, behoudens wettelijke uitzonderingen.
Voor buitenlandse werknemers kan de contractduur gekoppeld zijn aan de werkvergunning. Laat die beslissing toetsen aan actuele richtlijnen en juridisch advies.
Stel HR-herinneringen in op 60 en 30 dagen vóór afloop. Dit zijn operationele controles, geen wettelijke deadlines.
Hoe moet de proeftijd in het contract worden opgenomen?
De proeftijd kan in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen of apart worden vastgelegd. Voor dezelfde functie is één proeftijd toegestaan. Het proefsalaris moet minimaal 85% van het overeengekomen functiesalaris bedragen.
| Functiecategorie | Maximale proeftijd |
|---|---|
| Kwalificerende bedrijfsbestuurder | 180 dagen |
| Functie waarvoor minimaal een junior-collegeopleiding nodig is | 60 dagen |
| Technische of beroepsfunctie | 30 dagen |
| Overig toegestaan werk | 6 werkdagen |
Een proeftijd is niet toegestaan bij een arbeidsovereenkomst van minder dan één maand. Volgens artikel 27 mag elke partij de proeftijd beëindigen zonder voorafgaande opzegging of vergoeding.
De proeftijdbepaling moet vermelden:
- Wettelijke functiecategorie.
- Start- en einddatum.
- Proefsalaris.
- Beoordelingscriteria.
- Beslissingsbevoegde.
Illustratief schrijfvoorbeeld:
De werknemer doorloopt van [datum] tot [datum] een proeftijd op basis van de onder artikel 25 bevestigde functiecategorie. Het proefsalaris bedraagt [bedrag] en is minimaal 85% van het overeengekomen functiesalaris. [Functie of naam] beoordeelt de vastgelegde werkresultaten vóór het einde van de proeftijd.
Deze tekst vereist lokale juridische beoordeling. Achtergrond- en referentiechecks horen bij candidate screening in Vietnam, niet in de proeftijdbepaling.
Welke aanvullende bepalingen beschermen een Europese werkgever?
Aanvullende bepalingen moeten aansluiten op de risico’s van de werkelijke functie. Vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom, remote werken, apparatuur, informatiebeveiliging en werknemersgegevens vereisen elk een duidelijke controle en eigenaar.
| Bepaling | Vereiste controle | Eigenaar |
|---|---|---|
| Vertrouwelijkheid | Beschermde informatie, toegestaan gebruik en teruggave | Legal en informatie-eigenaar |
| Intellectueel eigendom | Gecreëerd werk en beoogde rechthebbende | Legal en hiringmanager |
| Remote werken | Toegestane locaties, planning en kosten | HR en manager |
| Apparatuur | Eigendom, acceptabel gebruik en teruggave | IT en HR |
| Informatiebeveiliging | Accounts, toegangscontroles en incidentmelding | IT of security |
| Werknemersgegevens | Doel, toegang, bewaartermijn, doorgifte en verwijdering | HR, privacy en legal |
| Opname van beleid | Toepasselijk beleid en bevestigingsdatum | HR |
Het contractpakket moet deze controles vertalen naar functiespecifieke taal:
- Vertrouwelijkheid: definieer beschermde informatie en toegestaan gebruik.
- Intellectueel eigendom: benoem de beoogde rechthebbende en stem de werknemersbepaling af op klant- en leveranciersovereenkomsten.
- Remote werken: leg toegestane werklocaties, eigendom van apparatuur en kostenverantwoordelijkheid vast.
- Informatiebeveiliging: vermeld het toepasselijke securitybeleid, de meldroute en de bevestiging van de werknemer.
- Werknemersgegevens: verbind het verwerkingsdoel aan de privacyverklaring voor werknemers.
De Vietnamese Wet nr. 91/2025/QH15 inzake bescherming van persoonsgegevens en Decreet nr. 356/2025/ND-CP zijn op 1 januari 2026 in werking getreden.
Wanneer payroll- of prestatiegegevens van een werknemer in Vietnam in een Europees HRIS terechtkomen, leg dan het verwerkingsdoel, toegangsrechten, de bewaartermijn, het proces voor internationale doorgifte en de verwijderingsregels bij uitdiensttreding vast. De Europese entiteit moet ook haar AVG-rol bepalen.
Hoe moeten salaris, SHUI, PIT en arbeidsvoorwaarden op het contract aansluiten?
De arbeidsovereenkomst moet salaris, betaalwijze, betaaldatum, toeslagen, extra betalingen en voorwaarden voor verplichte verzekeringen vermelden. Payrollrecords bevatten de actuele bijdragepercentages, inhoudingen, berekeningen en betalingsbewijzen.
Vóór ondertekening vergelijken HR en Finance:
- Het geaccepteerde aanbod.
- Het salarisschema.
- De arbeidsovereenkomst.
- Het payroll-invoerbestand.
Een verschil in salaris, valuta, toeslag of betaaldatum moet de overdracht naar payroll blokkeren totdat in alle vier documenten één goedgekeurde waarde staat.
Actuele bijdrageverplichtingen horen in de richtlijnen over Vietnamese sociale verzekeringen. Fiscale woonplaats, inhouding en payrollbehandeling horen in de richtlijnen over Vietnamese PIT voor werkgevers.
Hebt u al een kandidaat, maar nog geen duidelijke werkgever? Sunbytes Recruitment koppelt de kandidaatselectie aan de juiste Vietnamese arbeidsstructuur, zodat verantwoordelijkheden voor contract, werkvergunning en payroll vóór de startdatum zijn toegewezen. Bespreek uw hiringstructuur in Vietnam met Sunbytes.
Hoe werken elektronische arbeidsovereenkomsten vanaf juli 2026?
Elektronische arbeidsovereenkomsten hebben dezelfde juridische waarde als papieren contracten wanneer zij voldoen aan de toepasselijke eisen voor identiteit, instemming, ondertekening, integriteit, opslag en terugvindbaarheid.
Decreet 337/2025/NĐ-CP regelt elektronische arbeidsovereenkomsten, eContract-aanbieders en het nationale platform. Circulaire 08/2026/TT-BNV bevat uitvoeringsrichtlijnen die vanaf 1 juli 2026 gelden.
Het elektronische proces moet vijf controles doorlopen:
- Identiteit verifiëren: bevestig de werknemer en de bevoegde ondertekenaar namens de werkgever.
- Inhoud goedkeuren: vergrendel de beoordeelde contractversie.
- Elektronisch ondertekenen: gebruik een juridisch geldige ondertekeningsmethode.
- Contract-ID verkrijgen: voltooi het toepasselijke proces op het nationale platform.
- Bewijs bewaren: sla contract, handtekeningen en audittrail veilig en terugvindbaar op.
Een PDF met ingevoegde afbeeldingen van handtekeningen is niet automatisch een gecontroleerde elektronische arbeidsovereenkomst. HR moet kunnen aantonen wie welke versie wanneer heeft ondertekend en dat het bestand intact is gebleven.
Het kader van juli 2026 verplicht werkgevers niet om papieren contracten volledig af te schaffen. Het definieert aanvullende controles voor het gereguleerde elektronische proces.
Met welke afloop- en opzegregels moet het contractproces rekening houden?
Afloop van een contract voor bepaalde tijd, ontslagname door de werknemer, beëindiging door de werkgever en beëindiging tijdens de proeftijd volgen verschillende juridische voorwaarden.
| Gebeurtenis | Vereiste procescontrole |
|---|---|
| Afloop contract voor bepaalde tijd | Controleer de afloop en beheer de termijn van 30 dagen wanneer het werk doorgaat |
| Ontslagname werknemer | Pas de relevante wettelijke opzegtermijn en uitzonderingen toe |
| Beëindiging door werkgever | Bevestig wettelijke grond, bewijs en procedure |
| Beëindiging proeftijd | Pas artikel 27 toe |
| Beëindiging met wederzijds goedvinden | Leg afspraak en ingangsdatum vast |
Volgens artikel 35 gelden onder meer de volgende opzegtermijnen voor werknemers:
- 45 dagen bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
- 30 dagen bij een contract voor bepaalde tijd van 12 tot 36 maanden.
- Drie werkdagen bij een contract voor bepaalde tijd van minder dan 12 maanden.
Voor bepaalde omstandigheden en beroepen gelden uitzonderingen. Voeg geen “termination at will” toe aan een Vietnamees contract. Contracttekst kan de wettelijke grond, bewijsvoering en procedure voor beëindiging door de werkgever niet vervangen.
Checklist voor contractcontrole vóór de werknemer begint
Geef het contract pas vrij wanneer elke startdatumcontrole een eigenaar heeft. Een onopgelost blokkerend punt moet de ondertekening of bevestiging van de startdatum stoppen.
| Controle vóór de start | Verantwoordelijke eigenaar | Contractvrijgave blokkeren? |
|---|---|---|
| Vietnamese juridische werkgever bevestigd | Europese HR en lokale werkgever | Ja |
| Bevoegdheid ondertekenaar gecontroleerd | Juridisch adviseur | Ja |
| Identiteit werknemer gematcht | HR | Ja |
| Functie en werkplek goedgekeurd | Hiringmanager | Ja |
| Contracttype en data bevestigd | HR en juridisch adviseur | Ja |
| Inhoud artikel 21 volledig | HR en juridisch adviseur | Ja |
| Proeftijdcategorie en salaris bevestigd | HR en hiringmanager | Ja |
| Beloning sluit aan op payroll | HR, Finance en payroll | Ja |
| SHUI- en PIT-overdracht toegewezen | Payroll en juridische werkgever | Ja |
| Afhankelijkheid werkvergunning gecontroleerd | Juridische werkgever en adviseur | Indien van toepassing |
| Data, IE en beleid uitgegeven | HR, IT en legal | Functieafhankelijk |
| Ondertekenings- en opslagmethode gereed | HR Operations | Ja |
Na het oplossen van alle blokkades moet het personeelsdossier de ondertekende overeenkomst, toepasselijke bijlagen en beleidsdocumenten, payroll-invoer, privacyverklaring en bewijs van werkbevoegdheid bevatten.
Wanneer recruitment een EOR-overdracht nodig heeft
Een overdracht naar een Employer of Record is relevant wanneer een kandidaat is geselecteerd, maar het bedrijf nog geen Vietnamese entiteit of bevoegde lokale juridische werkgever heeft die het contract kan ondertekenen en payroll kan beheren.
Een EOR kan passen wanneer:
- U uw eerste werknemer in Vietnam aanneemt zonder lokale entiteit.
- De entiteit niet gereed is vóór de geplande startdatum.
- De werknemer een lokaal contract en payroll nodig heeft voordat uw interne structuur klaar is.
Een EOR past minder goed wanneer uw Vietnamese entiteit de werknemer al kan aannemen en u alleen ondersteuning bij sourcing nodig hebt.
Recruitment vindt en beoordeelt de kandidaat. De lokale juridische werkgever ondertekent en beheert de arbeidsovereenkomst. Ontbreekt die werkgever, beoordeel dan eerst de inzet van een Employer of Record voordat u het aanbodpakket vrijgeeft.
Hoe Sunbytes het contract koppelt aan de dagelijkse werkomgeving
Een arbeidsovereenkomst is pas gereed wanneer de voorwaarden overeenkomen met de manier waarop de werknemer wordt aangenomen, aangestuurd en toegang krijgt tot bedrijfssystemen. Losse beslissingen kunnen ertoe leiden dat het contract één werkplek noemt terwijl het team een andere gebruikt, intellectueel eigendom aan de verkeerde entiteit toewijst of payroll en toegangscontroles zonder eigenaar laat.
Sunbytes Accelerate Workforce Solutions begint bij de overdracht van recruitment naar het arbeidsmodel. Functie, beloning, proeftijdcategorie, juridische werkgever en startdatum worden bevestigd voordat het contract naar payroll gaat. Voor gekwalificeerde functies met een goedgekeurde briefing en afgestemde salarisrange streeft Sunbytes naar een eerste shortlist binnen drie dagen en een time-to-hire van 14 dagen wanneer interviewbesluiten op schema blijven. Zonder Vietnamese entiteit kan de geselecteerde kandidaat naar een EOR-structuur worden overgedragen.
Voor een werknemer in een software- of productteam koppelen Digital Transformation Solutions de contractvoorwaarden aan het deliverymodel. Functieomschrijving, rapportagelijn, werkplek, overlap in werktijden en verwachte resultaten moeten de werkelijke functie weerspiegelen.
Dat deliverymodel bepaalt welke contractuele bescherming nodig is. Cybersecurity Solutions koppelen vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom, apparatuur en werknemersgegevens aan toegangscontroles. Schriftelijke verplichtingen moeten aansluiten op het securitybeleid, de systemen en het offboardingproces.
Het resultaat is één samenhangende overdracht: de kandidaat wordt via het juiste lokale model aangenomen, het contract weerspiegelt de echte functie en systeemtoegang ondersteunt de verplichtingen in het contractpakket.
Bespreek uw Vietnamese recruitment- en arbeidsoverdracht met Sunbytes.
FAQs
Artikel 21 vereist gegevens van werkgever en werknemer, functie en werkplek, contractduur, beloning, regels voor promotie en salarisverhoging, werk- en rusttijd, beschermingsmiddelen waar van toepassing, verplichte verzekeringen en trainingsvoorwaarden.
Het buitenlandse bedrijf moet eerst de rechtmatige lokale werkgever en bevoegde ondertekenaar vaststellen. Wanneer geen Vietnamese entiteit of lokale juridische werkgever beschikbaar is, kan een EOR de lokale arbeidslaag bieden.
De Arbeidswet bevat geen algemene eis dat elke arbeidsovereenkomst tweetalig is. Een Vietnamees-Engelse versie kan interpretatieproblemen beperken, maar laat de structuur en leidende taal lokaal juridisch beoordelen.
Maximaal 180 dagen voor kwalificerende bedrijfsbestuurders, 60 dagen voor functies die minimaal junior-collegekwalificaties vereisen, 30 dagen voor technische of beroepsfuncties en 6 werkdagen voor ander toegestaan werk. De proeftijd is één keer per functie toegestaan en het salaris moet minimaal 85% bedragen.
Na het eerste contract mogen partijen doorgaans nog één contract voor bepaalde tijd sluiten. Voortzetting daarna leidt meestal tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd, behoudens wettelijke uitzonderingen.
Ja. Ze zijn geldig wanneer partijen voldoen aan de eisen voor identiteit, instemming, ondertekening, integriteit, opslag en terugvindbaarheid. Vanaf 1 juli 2026 moet het proces ook rekening houden met Decreet 337/2025/NĐ-CP, Circulaire 08/2026/TT-BNV en de contract-ID van het nationale platform.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
