Een recruitmentbureau kan in Vietnam kandidaten zoeken, beoordelen en plaatsen. Zodra een kandidaat het aanbod accepteert, gaat het arbeidsproces echter een nieuwe fase in. De juridische werkgever moet de arbeidsovereenkomst opstellen, de werknemer aanmelden voor de toepasselijke sociale verzekering, ziektekostenverzekering en werkloosheidsverzekering (SHUI), persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) inhouden, de salarisadministratie uitvoeren en de personeelsdossiers bijhouden.
Deze verantwoordelijkheden gaan niet automatisch over op het recruitmentbureau. Een payrollprovider kan SHUI, PIT en de maandelijkse salarisadministratie uitvoeren op basis van een afzonderlijke overeenkomst. De klant blijft echter verantwoordelijk wanneer zijn Vietnamese entiteit de werknemer in dienst heeft. Als een Employer of Record (EOR) de lokale arbeidsovereenkomst ondertekent, wordt de EOR de juridische werkgever en voert deze de overeengekomen arbeidsadministratie uit.
Deze gids laat Nederlandse en andere EU-bedrijven zien wie na de plaatsing van een kandidaat verantwoordelijk is voor elke taak, wat vóór de eerste salarisrun gereed moet zijn en wanneer u kiest voor alleen recruitment, salarisadministratie of een EOR.
TL;DR
- Een recruitmentbureau verzorgt doorgaans de werving, screening en coördinatie van het aanbod. Na de plaatsing blijft de juridische werkgever verantwoordelijk voor de arbeidsovereenkomst, SHUI, PIT, salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en personeelsdossiers.
- Vóór de eerste salarisrun hebben HR, Finance en salarisadministratie één goedgekeurd werknemersdossier, duidelijke cut-offdata en benoemde verantwoordelijken nodig. Payrollsupport kan de administratie uitvoeren, maar de aansprakelijkheid blijft bij de klant wanneer deze de juridische werkgever is.
- Kies alleen voor recruitment wanneer uw Vietnamese entiteit de arbeidsadministratie zelf kan beheren. Voeg payrollsupport toe als u lokale verwerking nodig hebt. Gebruik een EOR wanneer u geen Vietnamese entiteit hebt of wanneer u wilt dat de provider als juridische werkgever optreedt.
Welke SHUI-verplichtingen heeft een werkgever in Vietnam?
SHUI staat voor sociale verzekering, ziektekostenverzekering en werkloosheidsverzekering. Voor werknemers die onder deze regelingen vallen, moet de juridische werkgever de registratie en rapportage van bijdragen afstemmen met Vietnam Social Security en andere relevante instanties. SHUI is daarom een volledig arbeidsadministratief proces en niet alleen een inhouding op de loonstrook.
De juridische werkgever moet:
- Bepalen welke SHUI-regelingen van toepassing zijn op basis van de nationaliteit, arbeidsstatus, het contracttype en andere relevante omstandigheden van de werknemer.
- De werknemer bij de bevoegde instantie registreren.
- Het wettelijke premieloon vaststellen en de toepasselijke minimum- of maximumgrondslag toepassen.
- De werkgevers- en werknemersbijdragen berekenen.
- Het werknemersdeel via de salarisadministratie inhouden.
- De bijdragen binnen de geldende termijnen betalen en rapporteren.
- Registratie-, salaris-, aangifte- en betalingsbewijzen bewaren.
- Het werknemersdossier bijwerken na wijzigingen in salaris, arbeidsvoorwaarden of arbeidsstatus.
- De vereiste aangiften en eindbetalingen afronden wanneer het dienstverband eindigt.
Het Vietnamese SHUI-kader bestaat uit verschillende samenhangende wetten:
- De verplichte sociale verzekering valt onder Wet nr. 41/2024/QH15 inzake sociale verzekering, van kracht sinds 1 juli 2025, en Decreet nr. 158/2025/NĐ-CP.
- De vereisten voor de ziektekostenverzekering omvatten de Wet op de ziektekostenverzekering, zoals gewijzigd door Wet nr. 51/2024/QH15, van kracht sinds 1 juli 2025.
- De werkloosheidsverzekering valt onder Wet nr. 74/2025/QH15 inzake werkgelegenheid, van kracht sinds 1 januari 2026, en Decreet nr. 374/2025/NĐ-CP.
Premiepercentages, salarisgrondslagen, maximumbedragen en de toepasselijkheid per werknemer kunnen wijzigen. Raadpleeg de afzonderlijke gids over sociale verzekeringsbijdragen in Vietnam voor het toepasselijke berekeningskader.
Elk SHUI-proces moet drie elementen benoemen:
- Verantwoordelijke: de juridische werkgever of EOR.
- Grondslag: het wettelijke premieloon van de werknemer volgens de actuele regels en toepasselijke maximumbedragen.
- Bewijs: registratiebevestiging, salarisberekeningen, wettelijke aangiften en betalingsbewijs.
SHUI moet worden ingesteld voordat de salarisadministratie start. Als dit pas gebeurt nadat het salarisprofiel is aangemaakt, kunnen verschillen ontstaan tussen de arbeidsovereenkomst, de premiegrondslag, het salarisregister en de loonstrook.
Wie is verantwoordelijk nadat een recruitmentbureau de kandidaat heeft geplaatst?
Een recruitmentbureau is doorgaans verantwoordelijk voor het zoeken en plaatsen van kandidaten. De juridische werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsrelatie, tenzij een EOR de werknemer in dienst neemt.
Een dienstverleningsovereenkomst kan salaris- of registratietaken toewijzen aan een recruitmentbureau of payrollprovider. Het uitbesteden van administratieve werkzaamheden verplaatst de wettelijke verantwoordelijkheden van de juridische werkgever echter niet automatisch.
De volgende matrix scheidt elke taak, de gebruikelijke verantwoordelijke en het bewijs dat de klant moet ontvangen.
| Taak | Gebruikelijke rol van het recruitmentbureau | Rol van juridische werkgever of EOR | Vereist bewijs |
|---|---|---|---|
| Functiebriefing | Structureert of valideert de briefing | Keurt functie, formatieplaats en budget goed | Goedgekeurde rolscorecard |
| Kandidaten zoeken | Beheert de zoektocht | Beoordeelt gekwalificeerde profielen | Shortlist en sourcingregistratie |
| Kandidaatbeoordeling | Coördineert de afgesproken screening en assessments | Neemt de aanstellingsbeslissing | Interview- en assessmentverslag |
| Coördinatie van het aanbod | Communiceert het goedgekeurde aanbod | Keurt salaris, arbeidsvoorwaarden en condities goed | Goedgekeurde aanbodregistratie |
| Arbeidsovereenkomst | Draagt de overeengekomen kandidaatgegevens over | Stelt de overeenkomst op en ondertekent deze | Ondertekende overeenkomst en bijlagen |
| Werknemersregistratie | Ondersteunt alleen als dit binnen de scope valt | Voert de registratie uit of blijft ervoor verantwoordelijk | Registratiebevestiging |
| Salarisgegevens | Draagt goedgekeurde wervingsgegevens over | Valideert het werknemersdossier | Goedgekeurde salarisinput |
| SHUI | Voert de administratie alleen uit als dit is overeengekomen | Blijft verantwoordelijk, of de EOR neemt dit over | Aangifte- en betalingsbewijs |
| PIT | Voert de administratie alleen uit als dit is overeengekomen | Blijft verantwoordelijk, of de EOR neemt dit over | Belastinggegevens, aangifte en betalingsbewijs |
| Salarisberekening | Verwerkt alleen als dit is overeengekomen | Controleert de juistheid en keurt de financiering goed | Salarisregister en goedkeuring |
| Loonstrook | Stelt deze alleen op als dit is overeengekomen | Zorgt voor correcte en tijdige verstrekking | Loonstrook en verzendregistratie |
| Verlofregistratie | Kan arbeidsvoorwaarden tijdens de recruitmentfase toelichten | Beheert de officiële verlofadministratie | Bijgewerkte verlofregistratie |
| Wijzigingen voor werknemers | Draagt informatie over wanneer het bureau nog betrokken is | Keurt elke wijziging goed en registreert deze | Ondertekend wijzigingsdocument |
| Beëindiging | Kan vervangende recruitment ondersteunen | Beheert het arbeidsrechtelijke proces | Beëindigings- en overdrachtsdocumenten |
| Eindafrekening | Heeft geen standaardrol vanuit recruitment | Berekent de afrekening en keurt deze goed | Laatste loonstrook en afgesloten dossier |
Het onderscheid tussen uitvoering en verantwoordelijkheid is belangrijk:
- Een payrollprovider kan SHUI en PIT berekenen, loonstroken opstellen en overeengekomen aangiften indienen.
- De entiteit van de klant moet correcte input aanleveren, de salarisrun goedkeuren en betalingen financieren wanneer deze de juridische werkgever blijft.
- Een EOR ondertekent de arbeidsovereenkomst en neemt de wettelijke werkgeversrol op zich binnen de overeengekomen dienstverlening.
De arbeidsovereenkomst is de primaire bron voor het instellen van de salarisadministratie. Salaris, vergoedingen, werkafspraken, arbeidsvoorwaarden en contractdata moeten overeenkomen met het werknemersdossier en het salarisprofiel. De Sunbytes-gids over arbeidsovereenkomsten in Vietnam legt uit welke clausules vóór de overdracht van recruitment naar salarisadministratie moeten worden bevestigd.
Als registratie, salarisgoedkeuring of uitdiensttreding geen benoemde verantwoordelijke heeft, is de overdracht niet compleet.
Wat moet de juridische werkgever vóór de eerste salarisrun instellen?
De eerste salarisrun moet beginnen met een bevestigd arbeidsmodel en een compleet werknemersdossier, niet met een spreadsheet die kort vóór de betaaldatum wordt aangeleverd.
Gebruik tijdens de overdracht van recruitment naar salarisadministratie de volgende volgorde.
1. Bevestig de juridische werkgever
De lokale wettelijke vertegenwoordiger of verantwoordelijke voor de marktuitbreiding moet bepalen welke entiteit de werknemer in dienst neemt. Dit bepaalt wie de arbeidsovereenkomst ondertekent en de wettelijke werkgeversverplichtingen draagt.
Output: Benoemde juridische werkgever en bevoegde ondertekenaar.
2. Onderteken de arbeidsovereenkomst
HR moet bevestigen dat de ondertekende overeenkomst overeenkomt met het goedgekeurde aanbod. Functietitel, salaris, vergoedingen, arbeidsvoorwaarden, werkafspraken, startdatum en contractduur moeten in beide documenten gelijk zijn.
Output: Ondertekende arbeidsovereenkomst en toepasselijke bijlagen.
3. Valideer het werknemersdossier
HR mag alleen informatie verzamelen die nodig is voor het dienstverband, de salarisadministratie, belasting en verzekeringen. Dit omvat doorgaans:
- Identiteits- en contactgegevens
- Bankgegevens
- Fiscaal identificatienummer en gegevens over fiscale woonplaats
- SHUI-gegevens
- Gegevens voor de registratie van afhankelijke personen, indien van toepassing
Wanneer een Nederlands of ander EU-bedrijf persoonsgegevens van werknemers vanuit de Europese Economische Ruimte overdraagt aan een afzonderlijke organisatie in Vietnam, moet de overdracht mogelijk voldoen aan hoofdstuk V van de AVG. Het Europees Comité voor gegevensbescherming vereist ook dat organisaties rekening houden met een rechtmatige grondslag, gegevensminimalisatie, beveiligingsmaatregelen en verwerkersafspraken.
Output: Gevalideerd werknemersdossier met gedocumenteerde toegangscontroles.
4. Bepaal de SHUI- en PIT-behandeling
HR en salarisadministratie moeten bepalen welke registraties, inhoudingen en rapportageverplichtingen van toepassing zijn. Controleer voor de werknemer:
- Nationaliteit en arbeidsstatus
- Toepasselijkheid van SHUI
- Belastingnummer
- Gegevens over fiscale woonplaats
- Gegevens over afhankelijke personen
- Belastbare vergoedingen en arbeidsvoorwaarden
Output: Gedocumenteerde SHUI- en PIT-behandeling.
5. Stel het salarisprofiel in
De payrollverantwoordelijke voert het goedgekeurde salaris, de vergoedingen, arbeidsvoorwaarden, inhoudingen en betaalgegevens in. Elke salarisinput moet herleidbaar zijn tot de arbeidsovereenkomst, het bedrijfsbeleid of een goedgekeurd wijzigingsdocument.
Output: Salarisprofiel gereed voor controle.
6. Keur de salariskalender goed
HR, salarisadministratie en Finance moeten afspraken maken over:
- Maandelijkse payroll-cut-off
- Verantwoordelijke voor de input
- Controle- en goedkeuringsdata
- Financieringsdeadline
- Datum van de loonstrook
- Eindverantwoordelijke voor goedkeuring
- Proces voor late of uitzonderlijke wijzigingen
Output: Goedgekeurde salariskalender en goedkeuringsworkflow.
7. Voer controles vóór de salarisrun uit
De opsteller vergelijkt de salarisberekening met de arbeidsovereenkomst en het goedgekeurde werknemersdossier. De goedkeurder controleert nieuwe werknemers, uitdiensttredingen, salariswijzigingen, bonussen, verlofcorrecties en andere materiële afwijkingen vóór de betaling.
Output: Afwijkingsrapport en vastgelegde goedkeuring.
8. Verstrek de loonstrook en bewaar bewijs
De juridische werkgever of gecontracteerde payrollprovider verstrekt de loonstrook en bewaart het salarisregister, de goedkeuringsregistratie, het bewijs van bankbetaling en de wettelijke aangiftedocumenten.
Output: Compleet dossier van de eerste salarisrun.
De laatste controle is eenvoudig: geen werknemer mag in de actieve salarisadministratie worden opgenomen voordat de arbeidsovereenkomst, bankgegevens, belastinggegevens, SHUI-status en goedgekeurde salarisinput met elkaar overeenkomen.
Hoe hangen SHUI, PIT, salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden samen?
De arbeidsovereenkomst levert de belangrijkste salarisinput. De salarisadministratie zet die input vervolgens om in brutoloon, wettelijke inhoudingen, PIT en nettoloon. Registraties, goedkeuringen en betalingsbewijzen laten zien hoe elk bedrag is verwerkt.
Het proces moet in deze volgorde verlopen:
Arbeidsvoorwaarden → salarisinput → SHUI- en PIT-berekeningen → goedkeuring → betalingen → loonstrook → bewaard bewijs
Een wijziging aan het begin van deze keten kan gevolgen hebben voor elke latere stap.
Een werknemer krijgt bijvoorbeeld een overeengekomen salarisverhoging. HR registreert de wijziging na de payroll-cut-off, maar informeert de salarisadministratie niet. Op de loonstrook staat nog het oude salaris, terwijl de contractbijlage het nieuwe bedrag vermeldt. De volgende salarisrun vereist nu een correctie en een controle van de bijbehorende SHUI- en PIT-behandeling.
De registratie van afhankelijke personen kan een vergelijkbaar probleem veroorzaken. Het payrollteam heeft de goedgekeurde informatie nodig voordat de relevante PIT-positie wordt berekend. Het huidige Vietnamese PIT-kader omvat Wet nr. 109/2025/QH15, die op 1 juli 2026 in werking trad. De bepalingen over inkomsten uit salaris en loon gelden voor het belastingjaar 2026, zoals toegelicht in de overheidsrichtlijn voor de PIT-eindafrekening van 2026.
Arbeidsvoorwaarden moeten ook duidelijk worden geclassificeerd. Een “employee benefit” is niet altijd een “wettelijk verplichte arbeidsvoorwaarde”.
| Categorie arbeidsvoorwaarde | Betekenis | Voorbeelden | Controle door de werkgever |
|---|---|---|---|
| Wettelijke verplichting | Verplicht wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan | Jaarlijks verlof, toepasselijke ontslagvergoeding en toepasselijke SHUI-verplichtingen | Pas de actuele wet toe en bewaar bewijs |
| Contractuele arbeidsvoorwaarde | Verschuldigd omdat deze is toegezegd in een overeenkomst, beleid of bindende afspraak | Contractuele bonus, overeengekomen vergoeding of extra verlof | Leg de voorwaarden en salarisbehandeling vast |
| Gebruikelijke marktvoorwaarde | Wordt vaak aangeboden om werknemers aan te trekken of te behouden, maar is niet automatisch verplicht | Dertiende maand, particuliere verzekering of welzijnsvergoeding | Maak de voorwaarden duidelijk voordat de werknemer accepteert |
Het Vietnamese Arbeidswetboek regelt onderwerpen zoals jaarlijks verlof, bonussen en ontslagvergoeding wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan. Richtlijnen van het Ministerie van Justitie bevestigen ook dat uitbetaling van niet-opgenomen jaarlijks verlof geldt in specifieke gevallen van beëindiging of baanverlies, en niet in elke situatie met resterend verlof (Ministerie van Justitie).
Een dertiende maand is geen universele wettelijke betaling. Deze kan een verplichting voor de werkgever worden wanneer de arbeidsovereenkomst, het bonusbeleid, een collectieve regeling of een andere bindende toezegging erin voorziet. HR moet daarom de voorwaarden vastleggen in plaats van de dertiende maand onder “verplichte arbeidsvoorwaarden” te plaatsen.
Elke wijziging in salaris of arbeidsvoorwaarden moet vóór de afgesproken cut-off bij de salarisadministratie aankomen.
Wat moet u controleren wanneer een recruitmentbureau ook salarisadministratie aanbiedt?
Sommige recruitmentbureaus blijven een werknemer na de plaatsing ondersteunen via salarisadministratie. Dit kan het overdrachtswerk voor uw HR-team verminderen, maar de naam van de dienst vertelt niet wie de werknemer in dienst heeft, de salarisrun goedkeurt of juridisch verantwoordelijk is. Bevestig daarom vóór ondertekening de scope aan de hand van vijf contractcontroles.
1. Wie is de juridische werkgever?
Bepaal welke entiteit in de arbeidsovereenkomst wordt genoemd. Leid het antwoord niet af uit de naam van de dienst van de provider.
2. Wie stelt aangiften op en wie keurt ze goed?
Hetzelfde bedrijf kan beide taken uitvoeren, of de provider kan de stukken voorbereiden terwijl de klant ze goedkeurt. In de overeenkomst moet staan wie elke aangifte indient en wie een fout corrigeert.
3. Wie financiert de salarisrun?
Leg de financieringsdeadline, het bankproces en de escalatieroute vast. Ook een correct salarisbestand leidt tot een mislukte betaling wanneer het geld na de betaal-cut-off beschikbaar komt.
4. Wie draagt de juridische verantwoordelijkheid?
Het uitvoeren van salarisadministratie maakt de provider niet tot juridische werkgever. Als de entiteit van de klant de arbeidsovereenkomst ondertekent, blijft de arbeidsrechtelijke aansprakelijkheid bij de klant, tenzij de wet en de overeenkomst een andere geldige regeling vastleggen.
5. Welk bewijs ontvangt de klant?
Vraag om het salarisregister, afwijkingsrapport, goedkeuringslogboek, loonstroken, registratiebevestigingen en bewijs van wettelijke betalingen. “Afgehandeld door de provider” is geen auditbewijs.
Hiermee ontstaat een duidelijke indeling:
- Alleen kandidaten zoeken en plaatsen: recruitmentdienst.
- De klant heeft de werknemer in dienst en de provider voert de salarisadministratie uit: recruitment plus salarisadministratie.
- De provider heeft de werknemer juridisch in dienst: EOR.
Als u de wervingsfase nog beoordeelt, legt de gids over recruitmentdiensten in Vietnam uit hoe sourcing, screening en de overdracht naar het dienstverband op elkaar moeten aansluiten.
Wilt u de plaatsing van kandidaten koppelen aan de inrichting van de salarisadministratie? Sunbytes kan voor elke stap vanaf de acceptatie van het aanbod tot de eerste salarisrun de verantwoordelijke, input en bewijsstukken vastleggen. Bekijk de recruitmentdiensten van Sunbytes.
Wanneer moet recruitment worden overgedragen aan payrollsupport of een EOR?
Zodra de kandidaat accepteert, is recruitment niet langer het enige proces dat een verantwoordelijke nodig heeft. De werknemer heeft nu een juridische werkgever, een arbeidsovereenkomst en een werkende salarisadministratie nodig. Door deze verantwoordelijkheden vóór de startdatum te bevestigen, voorkomt HR een late overeenkomst, onvolledige registratie of vertraagde eerste salarisbetaling.
Begin met één vraag: Welke entiteit neemt de werknemer juridisch in dienst?
Kies daarna het model dat aansluit bij uw entiteitsstatus en lokale HR-capaciteit.
| Besliscriterium | Alleen recruitment | Recruitment plus salarisadministratie | EOR |
|---|---|---|---|
| Juridische werkgever | Entiteit van de klant | Entiteit van de klant | EOR-entiteit |
| Klant heeft een Vietnamese werkgeversentiteit nodig | Ja | Ja | Nee |
| Arbeidsovereenkomst ondertekend door | Klant | Klant | EOR |
| Salarisadministratie uitgevoerd door | Klant of bestaande provider | Gecontracteerde payrollprovider | EOR |
| SHUI- en PIT-administratie | Klant | Provider kan deze uitvoeren | EOR voert deze uit |
| Arbeidsrechtelijke aansprakelijkheid | Klant | Klant | EOR binnen de overeengekomen scope als juridische werkgever |
| Beste keuze | Klant heeft een operationeel HR- en payrollproces | Klant heeft een entiteit maar heeft lokale payrollcapaciteit nodig | Klant heeft geen entiteit of wil de lokale arbeidsadministratie niet zelf uitvoeren |
Kies voor alleen recruitment wanneer uw Vietnamese entiteit de arbeidsovereenkomst kan ondertekenen, de werknemer kan registreren, de salarisadministratie kan uitvoeren en de vereiste personeelsdossiers kan bijhouden. In dit model draagt het bureau de succesvolle kandidaat na de plaatsing over aan uw HR-team.
Voeg salarisadministratie toe wanneer uw entiteit de juridische werkgever blijft, maar lokale ondersteuning nodig heeft voor salarisberekeningen, loonstroken en de overeengekomen wettelijke verwerking. De provider voert de afgebakende payrolltaken uit, terwijl uw HR- en Finance-teams de werknemersgegevens goedkeuren, de betalingen financieren en juridisch verantwoordelijk blijven.
Gebruik een Employer of Record wanneer uw bedrijf geen Vietnamese werkgeversentiteit heeft of de lokale arbeidslaag niet zelf wil uitvoeren. De EOR ondertekent de lokale arbeidsovereenkomst en beheert salarisadministratie, SHUI, PIT en arbeidsadministratie binnen de overeengekomen scope. Uw bedrijf blijft de rol, prioriteiten en dagelijkse werkzaamheden van de werknemer aansturen.
Lees voor een uitgebreidere vergelijking Employer of Record versus payrolling in Vietnam. Bedrijven zonder lokale entiteit kunnen ook bekijken hoe een Employer of Record in Vietnam recruitment met lokaal werkgeverschap verbindt.
Kies het model eerst op basis van de status van de juridische werkgever. Controleer daarna of uw HR- en Finance-teams voldoende lokale capaciteit hebben om de resterende verantwoordelijkheden uit te voeren.
Welke overdrachtsfouten veroorzaken risico voor salarisadministratie en werknemers?
De meeste problemen na plaatsing beginnen wanneer kandidaatgegevens zonder duidelijke verantwoordelijke van recruitment naar de arbeidsadministratie gaan. De kandidaat heeft het aanbod mogelijk geaccepteerd, maar HR moet nog steeds de juridische werkgever bevestigen, het werknemersdossier afronden en de goedgekeurde gegevens vóór de cut-off naar salarisadministratie sturen.
Een gecontroleerde overdracht geeft elk risico één verantwoordelijke, één deadline en één bewaard resultaat. De onderstaande tabel toont de meest voorkomende faalpunten, hun oorzaken en de controle die moet zijn ingericht voordat de werknemer start of de salarisrun wordt uitgevoerd.
| Faalpunt | Oorzaak | Waarschijnlijk gevolg | Controle | Bewijs |
|---|---|---|---|---|
| Geen bevestigde werkgever | Kandidaat accepteert voordat het model is gekozen | Vertraging van overeenkomst en registratie | Bevestig de werkgeversentiteit vóór goedkeuring van het aanbod | Vastgelegde entiteitsbeslissing |
| Onvolledige werknemersgegevens | Recruitmentgegevens bereiken de salarisadministratie niet | Vertraagde of onjuiste eerste salarisrun | Gebruik een verplicht overdrachtsdossier | Goedgekeurd werknemersdossier |
| Overeenkomst en salarisadministratie verschillen | Aanbod, overeenkomst en salarisprofiel bevatten verschillende voorwaarden | Fout in salaris of inhouding | Stem contractgegevens vóór de salarisrun af | Afwijkingsrapport |
| Wijziging mist de cut-off | Een salarisverhoging of wijziging in arbeidsvoorwaarden komt te laat | Onjuist nettoloon of onjuiste wettelijke behandeling | Gebruik een maandelijkse wijzigingskalender | Goedgekeurd wijzigingslogboek |
| Arbeidsvoorwaarde is verkeerd geclassificeerd | Een gebruikelijke marktvoorwaarde wordt verplicht genoemd | Geschil of ongeplande kosten | Leg voor elke arbeidsvoorwaarde de bron en voorwaarden vast | Overeenkomst of beleidsdocument |
| Uitdiensttreding is over teams verdeeld | HR, salarisadministratie en IT gebruiken afzonderlijke tijdlijnen | Openstaande betalingen, dossiers of toegangsrechten | Gebruik één checklist voor uitdiensttreding | Definitief afsluitdossier |
Deze controles helpen Nederlandse en andere EU-teams ook om onnodige toegang tot personeelsdossiers te beperken. Kandidaatdossiers mogen niet voor elke recruitmentgebruiker toegankelijk blijven nadat de werknemer in de salarisadministratie is opgenomen. De toegang moet aansluiten bij het nieuwe doel en de nieuwe verantwoordelijke.
Hoe Sunbytes de overdracht van recruitment naar dienstverband ondersteunt
Een kandidaat accepteert uw aanbod, maar verschillende operationele beslissingen moeten nog worden genomen. HR heeft een verantwoordelijke voor de overeenkomst nodig. Finance heeft een goedgekeurde salariskalender nodig. De belasting-, bank- en verzekeringsgegevens van de werknemer moeten de juiste mensen bereiken zonder verspreid te raken over inboxen en losstaande bestanden.
Sunbytes verbindt deze stappen via één gedocumenteerde overdracht.
Via Accelerate Workforce Solutions ondersteunt Sunbytes recruitment, salarisadministratie en EOR. Recruitment draagt het goedgekeurde aanbod, de werknemersgegevens en de startdatum over naar het gekozen arbeidsmodel. Wanneer de klant de werknemer in dienst heeft, ondersteunt salarisadministratie de berekeningen, loonstroken en overeengekomen wettelijke verwerking. Wanneer de klant geen Vietnamese entiteit heeft, biedt EOR de lokale laag van juridisch werkgeverschap.
Digital Transformation Solutions ondersteunen de workflow achter deze overdracht. HR- en salarisgegevens kunnen via vastgelegde input, goedkeuringsstappen en systeemregistraties worden verwerkt. Dit vermindert handmatige dubbele invoer tussen recruitment, contractinrichting en maandelijkse salarisadministratie.
Cybersecurity Solutions ondersteunen de controlelaag. Toegangsregels, veilige documentverwerking en audittrails helpen cv’s, identiteitsdocumenten, bankgegevens, salarisgegevens en payrollregistraties te beschermen. Dit is relevant voor Nederlandse en andere EU-bedrijven die personeelsgegevens tussen de EER en Vietnam overdragen.
Het resultaat is één gecontroleerd arbeidsproces: de werknemer weet wie hem of haar in dienst heeft en betaalt, HR weet welke wijzigingen de salarisadministratie moeten bereiken en Finance weet wat vóór elke cut-off moet worden goedgekeurd.
Bespreek met Sunbytes de recruitmentdiensten in Vietnam en breng de overdracht van kandidaatacceptatie naar salarisadministratie en dienstverband in kaart.
Veelgestelde vragen
SHUI staat voor sociale verzekering, ziektekostenverzekering en werkloosheidsverzekering. Deze wettelijke verzekeringsregelingen worden voor werknemers die eronder vallen via de salarisadministratie verwerkt. De deelnamevoorwaarden kunnen per werknemerstype en verzekeringscategorie verschillen.
Zowel de werkgever als de werknemer die onder de regeling valt, kan een bijdrageplicht hebben. De juridische werkgever is verantwoordelijk voor registratie, inhouding via de salarisadministratie, betaling en het bewaren van bewijs. Controleer de actuele percentages en maximumbedragen in de gids over sociale verzekering in Vietnam.
Niet binnen een standaardopdracht voor alleen recruitment. Een bureau kan SHUI administreren wanneer payrollservices afzonderlijk zijn overeengekomen. De juridische werkgever blijft verantwoordelijk, tenzij een EOR als lokale werkgever is aangesteld.
Nee. Alleen het uitvoeren van salarisadministratie maakt de provider niet tot juridische werkgever. Wanneer de Vietnamese entiteit van de klant de arbeidsovereenkomst ondertekent, blijft de klant de werkgever, ook als een provider de salarissen berekent en wettelijke aangiften voorbereidt.
Er bestaat geen algemene wettelijke regel die elke werkgever verplicht een dertiende maand te betalen. Deze kan wel verschuldigd worden wanneer de arbeidsovereenkomst, het bonusbeleid, een collectieve overeenkomst of een andere bindende toezegging erin voorziet.
Jaarlijks verlof is een wettelijk arbeidsrecht onder het Arbeidswetboek. Ontslagvergoeding geldt alleen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan en moet worden berekend op basis van de toepasselijke diensttijd- en salarisregels. De werkgever moet elke beëindiging afzonderlijk beoordelen en ontslagvergoeding niet automatisch aan elke eindafrekening toevoegen.
De overdracht moet worden afgesproken voordat de arbeidsovereenkomst wordt opgesteld. Gebruik een EOR wanneer de klant geen Vietnamese werkgeversentiteit heeft of ervoor kiest het lokale contract-, salaris-, SHUI-, PIT- en offboardingproces niet zelf te beheren.
Ja, maar de overdracht moet voldoen aan de toepasselijke regels voor gegevensbescherming. Voor persoonsgegevens die vanuit de EER worden overgedragen, moet de EU-organisatie de waarborgen beoordelen en toepassen die hoofdstuk V van de AVG vereist. De toegang moet ook worden beperkt tot mensen die de gegevens voor recruitment, het dienstverband of de salarisadministratie nodig hebben.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
