Salarismigratie wordt zelden vanaf het begin gepland. De meeste bedrijven beginnen pas met de vraag hoe ze salarisadministratie moeten migreren na een aanleiding: een audit constateert zes maanden aan fouten in de loonheffing, een overname vereist geconsolideerde salarisrapportage die uw huidige systeem niet kan produceren, of een nieuwe marktoperatie heeft een provider nodig met lokale wettelijke capaciteiten die uw bestaande opstelling mist. Tegen de tijd dat de beslissing tot salarismigratie wordt genomen, stapelt het risico zich al op.
TL;DR
- Salarismigratie verplaatst uw salarisgegevens, processen en compliance-verplichtingen van het ene systeem of de ene provider naar de andere. Het is niet hetzelfde als een systeemupgrade binnen dezelfde leverancier. De vier triggers die doorgaans de beslissing afdwingen, zijn compliancefouten, systeembeperkingen, bedrijfsherstructurering en toetreding tot een nieuwe markt zonder adequate lokale salarisinfrastructuur.
- Het 8-stappenproces in deze gids omvat data-audit, scopedefinitie, veldmapping, configuratie, parallelle validatie, goedkeuring en formele afsluiting. De parallelle validatieperiode is de meest overgeslagen stap.
- De kosten voor herstel en blootstelling aan boetes voor de periode vóór de migratie kosten meer dan twee jaar aan beheerde salarisadministratie. De migratiekosten zijn altijd lager dan de geaccumuleerde aansprakelijkheid die deze vervangt.
Wat is salarismigratie en wanneer heeft uw bedrijf het nodig?
“Salarismigratie betekent het overdragen van arbeids- en salarisgegevens, configuratie en compliance-verplichtingen van het ene systeem of de ene provider naar een nieuwe.”
De meeste bedrijven komen deze beslissing minstens één keer tegen, ofwel bij de toetreding tot een nieuwe markt, tijdens snelle personeelsgroei, of nadat een compliance-review heeft aangetoond dat hun huidige opstelling niet kan voldoen aan de wettelijke vereisten van de markten waarin ze actief zijn.
Salarismigratie begint wanneer de complexiteit van de salarisadministratie uw huidige systeem ontgroeit.
De salarisdiensten beschikbaar zijn voor internationale bedrijven, omvat het volledige migratieproces, inclusief gegevensoverdracht, wettelijke herregistratie en de parallelle validatieperiode die nodig is om de output te valideren vóór de livegang.
4 aanleidingen die aangeven dat uw bedrijf salarisadministratie moet migreren
- Niet-naleving (Compliance failure)
Een audit of inspectie identificeert systematische fouten: onjuiste berekeningen van loonheffing, onvolledige sociale verzekeringsbijdragen of rapportageformaten die niet voldoen aan de wettelijke vereisten. Uw huidige systeem of provider kan deze niet op procesniveau corrigeren. Het oplossen van individuele fouten lost het structurele probleem niet op.
- Systeembeperking (System limitation)
Uw huidige salarissysteem kan niet omgaan met de rapportagevereisten waarmee uw bedrijf nu te maken heeft. Dit omvat salarisadministratie in meerdere valuta’s voor buitenlandse werknemers, wettelijke voordeelberekeningen die per rechtsgebied verschillen, of gereguleerde rapportageformaten die gestructureerde datavelden vereisen die uw systeem niet ondersteunt.
- Bedrijfsherstructurering (Company restructure)
Een overname, fusie of entiteitswijziging betekent dat twee salarissystemen moeten worden geconsolideerd, of dat een nieuwe entiteit vanaf het begin moet worden opgezet met een compliant salarisinfrastructuur.
- Toetreding tot een nieuwe markt (New market entry)
Uw bedrijf begint met het aannemen van personeel in een nieuw land met behulp van een interne spreadsheet of een wereldwijd platform zonder jurisdictie-specifieke wettelijke configuratie. Naarmate het aantal werknemers boven de tien groeit, wordt de compliance-blootstelling van een niet-geconfigureerd systeem materieel.
Wat een salarismigratieproject wel en niet dekt
Een salarismigratieproject omvat: overdracht van werknemersmastergegevens, mapping van loonelementen en verdiensten, overdracht van historische salarisgegevens voor continuïteit van wettelijke berekeningen, configuratie van het nieuwe systeem of de provider en, indien van toepassing, herregistratie van werknemers bij de relevante autoriteiten.
Deze moeten worden aangepakt als een afzonderlijk herstelproject vóór of naast de migratie. Het omvat ook geen HR-systeemmigratie, wijzigingen in arbeidsovereenkomsten of overgangen van voordelenplatformen. Het duidelijk definiëren van deze grenzen aan het begin voorkomt scope creep die uw tijdlijn verlengt en het risico concentreert.
Hoe salarisadministratie te migreren: een stap-voor-stap gids (7 stappen)
Begrijpen hoe u salarisadministratie naar een nieuwe provider migreert, begint met de 8 stappen voor salarissysteemmigratie hieronder. Ze zijn van toepassing ongeacht uw huidige systeemtype of bestemmingsprovider. Elke stap heeft een duidelijke eigenaar en een specifiek gevolg als deze wordt overgeslagen. De parallelle validatieperiode in stap 5 is het meest kritiek en wordt het meest weggelaten.
Voordat u begint, moet u bevestigen dat uw nieuwe systeem of provider correct is geconfigureerd voor de wettelijke vereisten van elke markt binnen uw scope. Het beoordelen van payroll compliance for FDI businesses en uw payroll processing guide voor elke relevante jurisdictie voordat de migratie begint, voorkomt dat configuratiefouten in de live salariscyclus terechtkomen.
Stap 1: Audit uw huidige salarisgegevens en compliance-status
Voordat u gegevens verplaatst, moet u precies begrijpen wat u verplaatst. De audit omvat: volledigheid en nauwkeurigheid van werknemersmastergegevens, salarisgeschiedenis voor minimaal de afgelopen 12 maanden, wettelijke registratiestatus voor alle werknemers, loonheffingsgegevens vergeleken met ingediende aangiften, en eventuele openstaande vragen of discrepanties uit eerdere cycli.
Eigenaar: Financieel Directeur en huidige salarisprovider.
Risico indien overgeslagen: Fouten in het bronsysteem migreren direct naar het nieuwe systeem. De opruimkosten op de bestemming zijn aanzienlijk hoger dan bij de bron.
Stap 2: Definieer de migratiescope, tijdlijn en parallelle validatieperiode
De scope definieert wat wordt overgedragen: werknemersgegevens, historische salarisgegevens, mapping van loonelementen en betalingsconfiguraties. Uw tijdlijn moet een niet-onderhandelbare parallelle validatieperiode van ten minste één volledige salariscyclus vóór de livegang omvatten. Bedrijven die deze periode overslaan, hebben geen pre-livegang validatiemechanisme.
Eigenaar: CFO en HR Directeur.
Risico indien overgeslagen: Zonder gedefinieerde scope breidt de migratie zich uit tijdens de uitvoering. Elke toevoeging verlengt de tijdlijn en introduceert nieuwe validatievereisten.
Stap 3: Map datavelden en schoon historische salarisgegevens op
Data-mapping vertaalt de veldstructuur van uw oude systeem naar de structuur van het nieuwe. Loonelementen, verdienstencodes, aftrekcategorieën en toelageclassificaties vereisen allemaal expliciete mappingbeslissingen. Deze stap identificeert ook records die onvolledig, gedupliceerd of inconsistent geformatteerd zijn.
Eigenaar: Financieel Manager and nieuwe salarisprovider.
Risico indien overgeslagen: Niet-gemapte velden worden standaard nul of leeg in het nieuwe systeem, wat leidt tot berekeningsfouten in de eerste live cyclus.
Stap 4: Configureer het nieuwe systeem of schakel de nieuwe provider in
Configuratie omvat: bases voor de berekening van wettelijke bijdragen for elke jurisdictie waarin u actief bent, loonheffingstabellen voor alle werknemerstypen, configuratie van sjablonen voor regelgevende rapportage en betalingsbestandsformaten die compatibel zijn met uw bankafspraken. Voor een beheerde provider omvat deze stap ook het uitvoeren van de serviceovereenkomst en het voltooien van eventuele wettelijke registratieoverdrachten.
Eigenaar: Nieuwe salarisprovider en Financiën.
Risico indien overgeslagen: Een systeem dat niet is geconfigureerd voor de wettelijke regels van uw markten, zal vanaf de eerste cyclus onjuiste output produceren. Deze worden met terugwerkende kracht aansprakelijk als ze niet vóór de livegang worden opgemerkt.
Stap 5: Voer parallelle salarisadministratie uit voor ten minste één volledige cyclus
Parallelle salarisadministratie betekent het verwerken van dezelfde betaalperiode onafhankelijk via zowel het oude als het nieuwe systeem, en vervolgens de output regel voor regel vergelijken. Dit is het validatiemechanisme dat configuratiefouten, mappingfouten en berekeningsverschillen opmerkt voordat ze werknemers of autoriteiten bereiken.
Eigenaar: Financieel Manager.
Risico indien overgeslagen: Dit is de stap die het meest wordt weggelaten onder tijdsdruk. Zonder deze stap is uw eerste live cyclus ook uw eerste validatiecyclus, zonder terugvaloptie en zonder vergelijking met het vorige systeem beschikbaar.
Stap 6: Valideer alle output tegen eerdere salarisgegevens
Validatie gaat verder dan de parallelle vergelijking. Het bevestigt dat cumulatieve cijfers van jaar tot heden correct zijn overgedragen, dat de bases voor wettelijke bijdragen consistent zijn met het vorige systeem, dat de loonheffingsberekeningen overeenkomen met uw aangiften bij de autoriteit voor het huidige jaar, en dat alle aftrek- en voordeelberekeningen correct worden overgenomen.
Eigenaar: Financieel Directeur en salarisprovider.
Risico indien overgeslagen: Fouten van jaar tot heden die na de livegang worden ontdekt, vereisen correcties over meerdere historische cycli, wat leidt tot gewijzigde aangiften en mogelijke boeterente.
Stap 7: Verkrijg goedkeuring van Financiën en communiceer wijzigingen aan werknemers
De goedkeuring van Financiën bevestigt dat de resultaten van de parallelle validatie aanvaardbaar zijn en dat het nieuwe systeem is geautoriseerd for live operatie. Communicatie met werknemers omvat: eventuele wijzigingen in het loonstrookformaat, timing van de eerste betaling vanuit het nieuwe systeem, contactpersoon voor salarisvragen en bevestiging dat bankrekeninggegevens zijn geverifieerd.
Eigenaar: CFO and HR.
Risico indien overgeslagen: Werknemers die hun eerste loonstrook van een nieuw systeem ontvangen zonder voorafgaande communicatie, genereren een hoog volume aan vragen dat de salarisoperaties in uw eerste live cyclus verstoort.
Stap 8: Archiveer legacy data en sluit het oude systeem formeel af
Legacy salarisgegevens moeten worden gearchiveerd in een formaat dat toegankelijk is voor auditdoeleinden gedurende de bewaarperiode die vereist is in elke jurisdictie waarin u actief bent. Het oude systeem wordt pas formeel buiten gebruik gesteld na archiefbevestiging. Alle toegangsgegevens en API-verbindingen met systemen van derden moeten worden ingetrokken.
Eigenaar: IT and Financiën.
Risico indien overgeslagen: Een niet-afgesloten legacy systeem creëert een databeveiligingsrisico en een compliance-dubbelzinnigheid. Als beide systemen werknemersgegevens bevatten, is de gezaghebbende bron ongedefinieerd.
Salarismigratierisico’s: wat gaat er mis en hoe u het kunt voorkomen
De drie risico’s met de grootste impact in een salarismigratie project kunnen elk in de planningsfase worden voorkomen. De onderstaande tabel laat zien hoe elk risico eruitziet, wanneer het doorgaans opduikt en wat het voorkomt.
| Risico | Wanneer het opduikt | Financiële consequentie | Preventie |
|---|---|---|---|
| Fout in dataintegriteit | Eerste live salariscyclus | Berekeningsfouten die corrigeren met terugwerkende kracht vereisen over alle getroffen cycli | Data-audit in stap 1 + goedkeuring van veldmapping in stap 3 |
| Overslaan parallelle validatie | Eerste live cyclus, geen terugval | Fouten ontdekt nadat het oude systeem is gesloten, geen vergelijkingsgegevens beschikbaar | Niet-onderhandelbare parallelle validatieperiode in stap 5 |
| Compliance-timingkloof | Einde van de eerste maand na livegang | Te late indiening van bijdragen, wat dagelijkse boeterente vanaf de eerste dag van vertraging met zich meebrengt | Schriftelijk overdrachtsprotocol dat verantwoordelijkheid per verplichting toewijst vóór overdracht |
De meeste mislukkingen bij salarismigratie worden niet veroorzaakt door de migratie zelf. Ze worden veroorzaakt door wat er al mis was met uw bronsysteem, in combinatie met onvoldoende validatie vóór de livegang.
Fouten in dataintegriteit tijdens salarismigratie
De meest voorkomende fout in dataintegriteit is het migreren van corrupte of onvolledige records zonder ze eerst te detecteren. Historische salarisgegevens die in spreadsheets zijn verzameld, bevatten doorgaans opmaak inconsistenties, lege velden en berekeningsoverrides die niet correct worden vertaald naar een gestructureerd systeem.
Het tweede type fout is veldmapping die gegevens stilzwijgend laat vallen. Wanneer uw bronsysteem een veld heeft voor “huisvestingstoelage” en de bestemming dit zonder documentatie toewijst aan “andere toelage”, verandert de wettelijke bijdragebasis. De wijziging is onzichtbaar op de loonstrook, maar wijzigt elke wettelijke berekening en creëert blootstelling met terugwerkende kracht vanaf de eerste getroffen cyclus.
Werknemersgegevens die tijdens de migratie worden overgedragen, zijn onderworpen aan de toepasselijke personal data protection obligations in elke jurisdictie. In de EU is GDPR Article 46 van toepassing op grensoverschrijdende overdrachten. Gegevens die naar een nieuwe provider worden overgedragen, vormen een openbaarmaking van persoonsgegevens en vereisen een gedocumenteerde wettelijke basis. Bekijk uw CyberSecurity Solutions en managed security service opties voordat u een gegevensoverdracht initieert om ervoor te zorgen dat uw gegevensverwerking voldoet aan de toepasselijke vereisten.
Compliance-tekortkomingen veroorzaakt door slechte migratietiming
Uw compliance-verplichtingen voor salarisadministratie pauzeren niet tijdens een migratie. Wettelijke bijdragen zijn verschuldigd op vaste data. Loonheffing moet worden ingehouden op elke salarisbetaling. Regelgevende rapporten worden ingediend volgens verplichte schema’s. Een migratie die een rapportagedeadline overschrijdt zonder een duidelijk overdrachtsprotocol, creëert hiaten in deze verplichtingen.
De meest voorkomende timingfout is een verandering van provider die op de eerste van de maand ingaat, maar waarbij de wettelijke registratie bij de nieuwe provider pas in de tweede week is voltooid. Bijdragen voor de eerste twee weken zijn dan ofwel te laat, of worden door geen van beide providers ingediend. In de meeste jurisdicties trekken te late wettelijke bijdragen boeterente aan vanaf de eerste dag van de vertraging.
Fouten in werknemerscommunicatie en hoe u ze kunt voorkomen
Werknemers die een loonstrook van een onbekende provider ontvangen zonder voorafgaande kennisgeving, genereren onmiddellijke vragen aan uw HR-team. In grote volumes overspoelt dit HR tijdens de operationeel meest veeleisende periode van de migratie: uw eerste live cyclus.
Communicatie moet minstens twee weken vóór de eerste live loonstrook uitgaan en het volgende dekken: de naam van de nieuwe salarisprovider, eventuele wijzigingen in het loonstrookformaat, de datum van de eerste betaling onder het nieuwe systeem en wie ze moeten contacteren met vragen. Werknemers met huisvestings- of onderwijssubsidies die via de salarisadministratie worden verwerkt, moeten een individuele bevestiging ontvangen dat hun aftrekposten correct zijn overgedragen.
Salarismigratie in Vietnam: compliance-vereisten tijdens de overgang
De bovenstaande stappen zijn van toepassing in elke markt. Als u salarisadministratie migreert for operaties in Vietnam, vereisen drie wettelijke verplichtingen specifieke aandacht omdat ze niet in dezelfde vorm bestaan in Europese markten.
Een volledige uitleg van hoe de Vietnamese belasting van toepassing is op de compensatie van buitenlandse werknemers vindt u in de gids over Vietnam tax system for foreign workers.
PIT en SHUI continuïteitsvereisten tijdens een providerwissel
De PIT-loonheffing in Vietnam wordt berekend op cumulatieve basis gedurende het belastingjaar. Wanneer een werknemer halverwege het jaar van de ene salarisprovider naar de andere overstapt, moet de nieuwe provider nauwkeurige jaar-tot-heden inkomsten- en loonheffingscijfers ontvangen om de cumulatieve berekening correct voort te zetten. Een provider die in maand zeven vanaf nul begint, zal de rest van het jaar te weinig inhouden, wat een belastingtekort creëert dat de werknemer bij de jaarlijkse afsluiting moet vereffenen.
SHUI-registratie in Vietnam is bij Vietnam Social Security op provinciaal niveau. Een providerwissel vereist deregistratie van het account van de uitgaande provider, registratie onder het account van de inkomende provider and een overdrachtsbevestiging van VSS. Het registratieproces duurt doorgaans 5 tot 10 werkdagen, gebaseerd op de salarismigratie-opdrachten van Sunbytes in Vietnam. De kloof tussen deregistratie en registratie mag geen vervaldatum van een bijdrage overspannen.
MoLISA-rapportageverplichtingen die niet mogen verlopen tijdens migratie
Het maandelijke arbeidsrapport and de halfjaarlijkse en jaarlijkse rapporten over arbeidsbenutting onder de Vietnamese wet blijven de verplichting van de werkgever, ongeacht welke provider de salarisadministratie verwerkt. Bevestig tijdens de migratie welke entiteit verantwoordelijk is voor elk rapport tijdens de overgangsperiode. Een gemist maandelijks rapport onder Decree 12/2022/ND-CP draagt een administratieve boete van VND 1.000.000 tot VND 3.000.000 per keer.
Gegevensverwerking en beschermingsvereisten onder de Vietnamese wet
Werknemerspersoonsgegevens die tussen salarisproviders worden overgedragen, zijn onderworpen aan Decree 13/2023/ND-CP inzake de bescherming van persoonsgegevens. De overdracht moet worden gedocumenterd, de ontvangende provider moet worden genoemd als gegevensverwerker en werknemers moeten worden geïnformeerd. Een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) tussen uw bedrijf en de nieuwe provider is vereist voordat de gegevensoverdracht begint.
Salarismigratie go-live checklist: wat te verifiëren vóór de overstap
Voordat het oude systeem wordt afgesloten, moet Financiën elk onderstaand item bevestigen. Het voltooien van deze checklist for salarismigratie vóór de livegang voorkomt fouten die aanzienlijk meer kosten om te corrigeren nadat de migratie live is.
Een audit na de migratie op de 90-dagen-markering wordt sterk aanbevolen. Dit sluit direct aan bij de praktijken die worden behandeld in de gids over why your business needs regular payroll audits.
Gegevensverificatie: wat te bevestigen vóór de livegang
Werknemersmastergegevens: Elke actieve werknemer heeft een volledig record in het nieuwe systeem, inclusief alle wettelijke identificatiegegevens, bankrekening, bijdragegeschiedenis en data van de arbeidsovereenkomst.
Mapping van loonelementen: Alle inkomsten, toelagen and aftrekposten hebben een bevestigd equivalent in het nieuwe systeem. Het mappingdocument is ondertekend door Financiën.
Jaar-tot-heden cijfers: Cumulatief bruto-inkomen, ingehouden belastingen en wettelijke bijdragen zijn consistent tussen de uiteindelijke output van het oude systeem en de openingssaldi van het nieuwe systeem.
Bankbetalingsconfiguratie: Het betalingsbestandsformaat is getest en bevestigd bij uw bank. Een testbetaling van een nominaal bedrag per werknemer wordt aanbevolen vóór de eerste volledige betalingsrun.
Parallelle vergelijking: De output van de parallelle validatie is regel voor regel beoordeeld. Alle verschillen zijn gedocumenteerd en verklaard. Onverklaarde verschillen zijn gecorrigeerd in het nieuwe systeem vóór de livegang.
Compliance-verificatie: wat Financiën moet goedkeuren vóór de livegang
Wettelijke registratie: De nieuwe provider heeft alle vereiste registraties voor werknemers bij relevante autoriteiten voltooid. Registratiebevestiging is aanwezig. De ingangsdatum is de eerste dag van de eerste salariscyclus onder de nieuwe provider.
Loonheffing configuratie: Belastingtabellen and bases voor bijdrageberekening zijn correct geconfigureerd for elk werknemerstype en elke jurisdictie binnen de scope.
Reportingcontinuïteit: De regelgevende rapporten van de vorige periode zijn ingediend door de uitgaande provider. De nieuwe provider is bevestigd om vanaf de huidige periode in te dienen. Rapportagecontinuïteit is gedocumenteurd.
DPA uitgevoerd: De gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) met de nieuwe provider is ondertekend voordat werknemersgegevens werden overgedragen.
Goedkeuring parallelle validatie: De Financieel Directeur heeft het verificatiedocument van de parallelle validatie ondertekend, waarmee wordt bevestigd dat de output aanvaardbaar is and het nieuwe systeem is geautoriseerd for live operatie.
Als uw huidige salarisadministratie compliance-tekortkomingen heeft of handmatig wordt beheerd, handelt Sunbytes salarismigratie for internationale bedrijven in Vietnam af met een gestructureerd proces van 8 weken: data-audit, SHUI herregistratie, parallelle validatie and MoLISA rapportagecontinuïteit.
Ontdek Accelerate Workforce Solutions
Hoe beheert Sunbytes salarismigratie voor internationale bedrijven?
Sunbytes is een in Nederland opgericht technologie- en personeelsbedrijf, opgericht in 2011, met 300+ klantprojecten in meer dan 20 landen.
- Salarisinfrastructuur die vanaf dag één compliance afhandelt.
Via Accelerate Workforce Solutions, Sunbytes biedt beheerde salarisadministratie met interne afhandeling van SHUI and PIT, direct beheerde MoLISA-rapportage and een gestructureerd migratieproces van 8 weken inclusief parallelle validatie and compliance-verificatie bij elke stap. Arbeidsovereenkomsten uitgegeven binnen 48 uur. Salaris op tijd elke cyclus. Offboarding binnen 24 uur. ISO 27001 gecertificeerd. Ondertekende gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) bij alle opdrachten.
- Technische integratie voor salarissysteemconnectiviteit.
Voor bedrijven die salarisadministratie koppelen aan een Europees HR- of ERP-systeem, handelt Digital Transformation Solutions de integratiearchitectuur af. Datastromen worden in kaart gebracht voordat de migratie begint, niet na de livegang – het verschil tussen een geplande integratie en een ongepland reconciliatieprobleem.
- Gegevensbescherming gedurende de volledige migratielevenscyclus.
Werknemersgegevens die tijdens de migratie worden overgedragen, zijn onderworpen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming in elke betrokken jurisdictie. CyberSecurity Solutions integreert zowel GDPR als lokale gegevensbeschermingsvereisten in het migratieproces vanaf de eerste gegevensoverdracht, zodat de migratie geen datalast creëert naast de salarislast.
FAQs
Voor een bedrijf met 20 tot 100 werknemers duurt een goed gestructureerde payrollmigratie 6 tot 10 weken, van data-audit tot de eerste live salarisverwerking, binnen de door Sunbytes beheerde migraties van 2024 tot 2025. De belangrijkste variabele is de staat van uw brongegevens. Schone, complete gegevensbestanden met gedocumenteerde jaarcijfers verkorten de tijdlijn. Spreadsheetgebaseerde payroll met hiaten of inconsistenties in de opmaak verlengt de tijd.
De migratie van het Nederlandse productiebedrijf duurde 8 weken. Datacorrectie voorafgaand aan de migratie, waarbij zes maanden aan inhoudingsfouten werden gecorrigeerd, liep parallel en voegde twee weken toe aan het totale project.
Minimale vereisten: werknemersstamgegevens, salarisgeschiedenis van de afgelopen 12 maanden, bruto-inkomen tot en met het huidige jaar en ingehouden belastingen, wettelijke bijdragegeschiedenis per werknemer en alle actieve inhoudingen en voordelenconfiguraties.
In rechtsgebieden waar de wettelijke auditverplichting langer dan 12 maanden duurt, is het raadzaam een langere salarisgeschiedenis op te stellen. In Vietnam wordt bijvoorbeeld een geschiedenis van 36 maanden aanbevolen, omdat de auditverplichting van SHUI onder de sociale verzekeringswetgeving tot drie jaar terug kan gaan.
De drie risico’s met de grootste impact zijn: het falen van de gegevensintegriteit tijdens de overdracht, het overslaan van de parallelle runperiode en hiaten in de nalevingstermijnen tijdens de overdracht van de leverancier. Alle drie zijn te voorkomen met een gestructureerd plan. Geen van deze risico’s is kosteloos te herstellen zodra uw oude systeem is afgesloten.
Ja. Minimaal één volledige salariscyclus. Twee cycli is de aanbevolen standaard, omdat de eerste parallelle run doorgaans configuratieproblemen aan het licht brengt die moeten worden gecorrigeerd voordat de tweede run schone resultaten kan garanderen. Een parallelle run die afwijkingen vertoont, is geen mislukking, maar het mechanisme werkt zoals bedoeld.
Historische salarisgegevens moeten worden gearchiveerd in een formaat dat toegankelijk is voor auditdoeleinden, gedurende de bewaartermijn die in elk van uw rechtsgebieden vereist is. Het oude systeem mag pas formeel buiten gebruik worden gesteld nadat de archivering is bevestigd. De gegevensverwerkingsovereenkomst met uw nieuwe leverancier moet de bewaartermijnen, toegangsrechten en verwijderingsprotocollen specificeren.
De migratie van de salarisadministratie in Vietnam omvat drie verplichtingen die specifiek zijn voor het Vietnamese wettelijke kader: overdracht van de SHUI-registratie bij VSS op provinciaal niveau, voortzetting van de inhouding van inkomstenbelasting (PIT) met behulp van cumulatieve berekening en voortzetting van de indiening van arbeidsrapporten bij MoLISA tijdens de overdracht. Een managed provider met een Vietnamese entiteit als eigenaar en een interne SHUI- en PIT-administratie verzorgt alle drie de verplichtingen. De verantwoordelijkheid voor elke verplichting tijdens de overgang moet schriftelijk worden toegewezen voordat de gegevensoverdracht begint.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
