EOR-onboarding in Vietnam omvat de periode vanaf de acceptatie van het aanbod tot aan de gereedheid voor salarisverwerking. Een Employer of Record (EOR) wordt de juridische werkgever, ondertekent de arbeidsovereenkomst, registreert sociale verzekeringen en werkloosheidsverzekering (SHUI), richt de loonbelasting (PIT) in en beheert de salarisadministratie, terwijl uw team verantwoordelijk blijft voor de dagelijkse aansturing van de werknemer. De meeste lokale medewerkers kunnen binnen 2 tot 4 weken onboard, mits alle documenten compleet zijn. Buitenlandse werknemers die een werkvergunning nodig hebben, hebben doorgaans meer tijd nodig. Voor meer achtergrondinformatie kunt u de volledige gids over EOR in Vietnam raadplegen. Voor het bredere kader dat in meerdere landen van toepassing is, kunt u de gids over het EOR-onboardingsproces bekijken.
TL;DR
- De EOR verzorgt arbeidsovereenkomsten, SHUI, PIT, salarisadministratie en compliance; uw team verzorgt onboarding, apparatuur en productiviteit vanaf de eerste werkdag.
- Een snelle onboarding hangt voornamelijk af van de beschikbaarheid van de vereiste documenten van de kandidaat; de meeste bedrijven kiezen voor een EOR wanneer zij in Vietnam willen aannemen zonder een lokale entiteit op te richten.
- Bevestig de payroll cut-off data voordat u een startdatum vastlegt, zodat de werknemer niet wordt uitgesloten van de eerste volledige salariscyclus.
Wat EOR onboarding in Vietnam omvat
EOR onboarding in Vietnam dekt de juridische opzet van het dienstverband terwijl uw team de operationele controle houdt. Twee werkgeversrollen lopen parallel. De EOR is de wettelijk werkgever: hij tekent het contract, registreert SHUI, houdt PIT in, voert de salarisadministratie en draagt de compliance-aansprakelijkheid onder Vietnamees arbeidsrecht. Uw team is de functionele werkgever: u bepaalt de rol, stuurt het dagelijkse werk aan, en beslist over salaris en voordelen binnen een compliant kader. De verdeling hieronder voorkomt de meest voorkomende verrassing op dag een, waarbij een nieuwe aanwerving aankomt met een contract maar zonder laptop of systeemtoegang. De algemene splitsing tussen wettelijk en functioneel werkgever geldt in elke markt, dus deze pagina houdt de focus op wat in Vietnam verandert.
| Dimensie | EOR-aanbieder (wettelijk werkgever) | Uw team (functionele werkgever) |
|---|---|---|
| Dienstverband en wettelijk | Tekent het contract, registreert SHUI, draagt PIT af | Bevestigt voorwaarden, salaris in VND, startdatum |
| Salaris | Voert salarisadministratie en geeft loonstroken uit | Bevestigt de configuratie voor de eerste ronde |
| Dagelijks werk | Niet betrokken | Bepaalt de rol en stuurt prestaties aan |
| Compliance-aansprakelijkheid | Draagt aansprakelijkheid onder Vietnamees arbeidsrecht | Houdt gedrag binnen de afgesproken reikwijdte |
Voor het wettelijke detail achter elke rij, zie EOR-compliance Vietnam.
EOR onboarding Vietnam tijdlijn: week voor week
EOR onboarding Vietnam verloopt in 2 tot 4 weken voor lokale aanwervingen zodra de documenten klaar zijn, en de gereedheid van de documenten, niet de snelheid van de EOR, bepaalt de kalender. Plan de stappen hieronder parallel in plaats van na elkaar, want de voorbereiding in week 0 is wat de tijdlijn verkort.
| Week | Wat er gebeurt | Eigenaar | Resultaat |
|---|---|---|---|
| Week 0 | Bevestig het scenario, verzamel kandidaatdocumenten parallel, bevestig de salaris cutoff | Uw team en kandidaat | Documenten klaar voor de contractfase |
| Week 1 | Teken de EOR-serviceovereenkomst, leg voorwaarden vast, EOR stelt het tweetalige contract op | U en EOR | Serviceovereenkomst getekend, contract uitgegeven |
| Week 2 | Werknemer tekent het contract, SHUI-registratie ingediend, PIT-fiscaalnummer opgezet | EOR | Werknemer wettelijk in dienst, wettelijke opzet gestart |
| Week 3 tot 4 | Eerste salarisronde geconfigureerd en bevestigd, overdracht dag een voorbereid | EOR en uw team | Eerste salaris in de volgende cyclus, dag een klaar |
| Uitzondering buitenlandse aanwerving | Werkvergunning dossier onder Besluit 219/2025 voegt circa 10 werkdagen verwerking toe | EOR en u | Startdatum gezet na afgifte van de vergunning |
Bevestig de salaris cutoff van de EOR voordat u een startdatum zet. Valt de startdatum na de cutoff, dan schuift de eerste volledige salarisronde naar de volgende cyclus. Voor hoe dit het budget raakt, zie EOR-kosten in Vietnam.
Uw Vietnamese aanwerving klaar zonder de startdatum te vertragen? Sunbytes brengt de onboarding volgorde in kaart voordat het contract wordt uitgegeven: arbeidsvoorwaarden, kandidaatdocumenten, SHUI, PIT, salaris cutoff en overdracht op dag een. Zie hoe ons EOR-team de onboarding in 2 tot 4 weken plant.
Documenten die nodig zijn voordat de onboarding start
Verzamel de onderstaande documenten voor de contractfase, want de EOR kan een tweetalig contract uitgeven binnen circa twee werkdagen na ontvangst van een complete set. Pas met verzamelen beginnen nadat de serviceovereenkomst is getekend voegt dagen toe zonder voordeel, omdat de meeste sets 3 tot 5 werkdagen kosten om te verzamelen, verifiëren en vertalen.
| Document | Eigenaar | Waarom nodig | Risico bij ontbreken |
|---|---|---|---|
| National ID (CCCD) of paspoort | Werknemer | Identiteit voor contract en SHUI | Contract kan niet worden opgesteld |
| VND-bankrekening | Werknemer | Salaris moet in Vietnamese dong worden betaald | Eerste salarisronde vertraagd |
| Gezondheidsverklaring | Werknemer | Vereist voor een Vietnamees arbeidscontract | Onboarding gepauzeerd |
| Diploma, vertaald | Werknemer | Contract en, voor buitenlandse aanwerving, de werkvergunning | Werkvergunning vertraagd |
| Getekende EOR-serviceovereenkomst | Uw team | Machtigt de EOR om in dienst te nemen | Niets kan starten |
| Bevestigde voorwaarden: rol, salaris VND, startdatum | Uw team | Nodig voor het opstellen van het contract | Contract vertraagd |
| Verklaring omtrent gedrag, geapostilleerd | Buitenlandse aanwerving | Onderdeel van het werkvergunning dossier | Vergunning vertraagd |
| Werkvergunning of vrijstelling | Buitenlandse aanwerving en EOR | Wettelijk recht om in Vietnam te werken | Startdatum schuift op |
Wat de EOR-aanbieder doet versus wat uw team blijft bezitten
De EOR doet het juridische dienstverband; uw team doet alles wat een werknemer op dag een aanraakt. De aanbieder maakt geen e-mailaccounts aan, verzendt geen laptops en regelt geen teamintroducties. Een interne eigenaar benoemen voor elke taak aan clientzijde, met een deadline drie werkdagen voor de startdatum, is wat de eerste dag laat werken.
| Onboardingtaak | EOR-aanbieder | Uw team |
|---|---|---|
| Tweetalig arbeidscontract | Stelt op en tekent | Keurt de voorwaarden goed |
| SHUI-registratie | Dient in bij Sociale Verzekering | Niet betrokken |
| PIT-opzet | Configureert en houdt in | Levert gegevens over personen ten laste |
| Eerste salarisronde | Voert uit op de afgesproken cyclus | Bevestigt de configuratie |
| Werkvergunning (buitenlandse aanwerving) | Stelt het dossier op en dient het in | Levert persoonlijke documenten |
| Laptop en apparatuur | Niet inbegrepen | Verzendt voor dag een |
| E-mail en systeemtoegang | Niet inbegrepen | Maakt accounts aan voor dag een |
| Manager en buddy | Niet inbegrepen | Wijst toe voor de eerste week |
| Rol en doelstellingen | Niet inbegrepen | Bezit richting en evaluaties |
De partner kiezen is een aparte stap van de onboarding. Heeft u nog geen keuze gemaakt, werk dan eerst de EOR-aanbiederchecklist Vietnam door.
Compliance stappen die niet tot dag een kunnen wachten
Deze compliance stappen starten voor of op de eerste werkdag, niet erna, want de Vietnamese arbeidsregels gelden vanaf de startdatum van het contract. De EOR zet ze op binnen het onboarding venster zodat er geen gat in de dekking ontstaat.
Het arbeidscontract volgt de Vietnamese Arbeidswet 2019 (Wet nr. 45/2019/QH 14): schriftelijk, tweetalig, met de Vietnamese versie als doorslaggevend, en proeftijd tot 60 dagen voor functies die universitaire kwalificaties vereisen (Vietnamese Arbeidswet 2019).
De SHUI-bijdragen van de werkgever bedragen samen 21,5% van het brutosalaris (Sociale Verzekering 17,5%, Ziektekostenverzekering 3%, Werkloosheidsverzekering 1%) en werknemers dragen 10,5% bij, over salaris gemaximeerd op 20 keer het referentieniveau (PwC Worldwide Tax Summaries). PIT wordt maandelijks ingehouden op progressieve tarieven van 5% tot 35%, na een persoonlijke aftrek van VND 11 miljoen en VND 4,4 miljoen per persoon ten laste, en afgedragen voor de 20e van de volgende maand.
Waar EU-medewerkersgegevens worden verwerkt, teken een AVG Artikel 28 verwerkersovereenkomst voordat er gegevens worden overgedragen. De Vietnamese regels vallen nu onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wet nr. 91/2025/QH15) en Besluit 356/2025/ND-CP, beide van kracht per 1 januari 2026, een kader dat analyse van advocatenkantoren omschrijft als sterk gemodelleerd naar de EU-AVG (Baker McKenzie). Voor een buitenlandse aanwerving volgt de werkvergunning Besluit 219/2025/ND-CP, van kracht per 7 augustus 2025, met een enkel dossier en 10 werkdagen verwerking na een complete aanvraag (Besluit 219/2025/ND-CP).
| Stap | Eigenaar | Vereist bewijs | Bron om te verifiëren |
|---|---|---|---|
| Tweetalig arbeidscontract | EOR | Getekend contract, Vietnamees doorslaggevend | Vietnamese Arbeidswet 2019 |
| SHUI-registratie | EOR | Bevestiging sociale verzekeringscode | PwC tax summary |
| PIT-opzet en inhouding | EOR | Fiscaal nummer en eerste loonstrook | PwC tax summary |
| Afstemming salaris cutoff | EOR en u | Salariskalender, datum eerste ronde | EOR-serviceovereenkomst |
| Verwerkersovereenkomst | EOR en u | Getekend AVG Artikel 28 DPA | PDPL 91/2025, Baker McKenzie |
| Werkvergunning (buitenlandse aanwerving) | EOR | Afgegeven vergunning of vrijstelling | Besluit 219/2025/ND-CP |
Bevestig deze juridische en salaris cijfers met uw adviseur voordat ze live gaan. Voor het diepere wettelijke beeld, zie EOR-compliance Vietnam en Vietnamese personenbelasting voor werkgevers.
Veelvoorkomende vertragingen en hoe u ze voorkomt
De meeste vertragingen bij EOR onboarding in Vietnam zijn te voorkomen en gaan terug op een ontbrekende eigenaar. Elke rij hieronder koppelt een oorzaak aan de actie die hem wegneemt, zodat u de oplossing kunt toewijzen voordat die een startdatum kost.
| Oorzaak | Verloren dagen | Preventieve actie |
|---|---|---|
| Documenten pas verzameld na ondertekening | 3 tot 5 | Verzamel kandidaatdocumenten parallel vanaf week 0 |
| Geen VND-bankrekening klaar | 2 tot 4 | Bevestig de VND-rekening in de documentfase, niet vlak voor het salaris |
| Salariscutoff te laat gecontroleerd | Tot een volledige cyclus | Bevestig de cutoff voordat u de startdatum zet |
| EOR-relatie niet uitgelegd aan de kandidaat | 1 tot 3 | Informeer de kandidaat bij het aanbod over wie de wettelijk werkgever is |
| Geen interne IT-eigenaar | Alleen dag een | Wijs IT-voorbereiding drie werkdagen voor de startdatum toe |
Hoe Sunbytes EOR onboarding in Vietnam ondersteunt
EOR onboarding in Vietnam werkt alleen wanneer de juridische opzet van het dienstverband en uw interne voorbereiding voor dag een samen bewegen. Sunbytes stelt uw Vietnamese aanwerving aan via onze Employer of Record (EOR) dienst en voert contract, SHUI, PIT, eerste salarisronde en offboarding planning als een sequentie uit in plaats van losse taken.
- Onboarding gepland in 2 tot 4 weken zodra documenten klaar zijn, zodat het contract voor de startdatum is uitgegeven.
- Salaris loopt op tijd, met de eerste cyclus bevestigd voor dag een, en offboarding acties binnen 24 uur gestart.
- Een overlap in werkuren van 4 tot 5 uur tussen Nederland en Vietnam, met ISO 27001-controles en een AVG Artikel 28 verwerkersovereenkomst.
Opgericht in Nederland met een delivery hub in Ho Chi Minh-stad, meer dan 15 jaar ervaring en 300+ projecten in 20+ landen, bouwt Sunbytes werkgeversinfrastructuur voor buitenlandse bedrijven in Vietnam, een markt die de Wereldbank koppelt aan het doel van een hoog-inkomen status tegen 2045.
- Compliance die aantoonbaar is: Via Accelerate Workforce Solutions beheert Sunbytes Vietnamese arbeidsovereenkomsten, sociale verzekeringsverplichtingen en PIT-verplichtingen (Personal Income Tax). Via CyberSecurity Solutions wordt de verwerking van personeelsgegevens ondersteund door gegevensverwerkingsovereenkomsten conform Artikel 28 van de AVG (GDPR) en beveiligingsmaatregelen die zijn gecertificeerd volgens ISO 27001.
- Serviceniveaus die u kunt volgen: Via Accelerate Workforce Solutions wordt onboarding gepland binnen 2 tot 4 weken wanneer alle benodigde documenten beschikbaar zijn, wordt payroll tijdig verwerkt en worden offboarding-activiteiten binnen 24 uur opgestart volgens vooraf gedefinieerde operationele doelstellingen.
- Groei zonder administratieve complexiteit: Via Digital Transformation Solutions ondersteunt Sunbytes organisaties bij het opbouwen en opschalen van technische teams in Vietnam, terwijl Accelerate Workforce Solutions verantwoordelijk blijft voor arbeidsadministratie en lokale complianceprocessen.
FAQs
Voor een Vietnamese werknemer is EOR onboarding meestal klaar in 2 tot 4 weken van aanbod geaccepteerd tot de eerste werkdag, en de belangrijkste variabele is de gereedheid van de documenten, niet de snelheid van de EOR. Een buitenlandse aanwerving met werkvergunning duurt langer, omdat Besluit 219/2025/ND-CP 10 werkdagen verwerking toestaat na een compleet dossier, bovenop de document voorbereiding. Documenten vanaf het begin parallel verzamelen verkort de tijdlijn.
De werknemer levert een nationale ID (CCCD) of paspoort, een VND-bankrekening, een gezondheidsverklaring en vertaalde diploma’s. Uw team levert de getekende EOR-serviceovereenkomst en bevestigde voorwaarden: rol, salaris in VND en startdatum. Een buitenlandse aanwerving voegt een geapostilleerde verklaring omtrent gedrag en een werkvergunning of vrijstelling toe. Het ontbreken van een VND-bankrekening of de gezondheidsverklaring is de meest voorkomende oorzaak van een vertraagde eerste salarisronde.
Nee, en dat aannemen is de meest voorkomende onboarding fout. De EOR doet de juridische werkgever laag: contract, SHUI, PIT, salaris en wettelijke afdrachten. Uw team bezit nog steeds IT-toegang, apparatuur, de overdracht aan de manager en een duidelijke rol. De nieuwe aanwerving is op dag een wettelijk in dienst en klaar voor salaris, maar de ervaring op de eerste dag hangt af van wat uw team heeft voorbereid.
De eerste salarisronde loopt op de volgende cyclus van de EOR na het salaris cutoff. Start een werknemer net na de cutoff, dan kan de eerste volledige salarisronde in de volgende maand vallen, dus bevestig de salariskalender van de EOR voordat u de startdatum zet. Deze ene controle voorkomt de meest voorkomende verrassing rond de timing van het loon voor een nieuwe aanwerving.
Ja. Een buitenlandse werknemer mag niet beginnen voordat de werkvergunning is afgegeven of een bevestigde vrijstelling aanwezig is. Onder Besluit 219/2025/ND-CP is de aanvraag een enkel dossier met 10 werkdagen verwerking na een complete indiening, en die hoort 10 tot 60 dagen voor de verwachte startdatum te worden ingediend. Plan de startdatum rond de afgifte van de vergunning, niet andersom.
Uw team bezit de duidelijke rol, IT-toegang en apparatuur, de toewijzing van manager en buddy, interne introducties en prestatiebeheer. De EOR kan deze niet voor u doen, dus wijs voor de startdatum een interne eigenaar aan elke taak toe. Vergelijkt u nog partners die de werkgeverskant goed kunnen uitvoeren, vergelijk EOR-aanbieders in Vietnam, en voor de latere fase van de relatie zie EOR-beeindiging in Vietnam.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
