Achtergrondcontroles zijn essentieel in de huidige aanwervingsomgeving, waar onnauwkeurigheden in cv’s vaker voorkomen dan verwacht. Van niet-overeenkomende functietitels tot niet-verifieerbare diploma’s of werkervaring, de informatie van kandidaten kan niet altijd zomaar voor waar worden aangenomen.
Deze gids legt uit wat achtergrondcontroles zijn, wat ze onthullen, hoe je ze conform de wet uitvoert en wat bedrijven die in Vietnam aanwerven moeten weten.
TL;DR
- 73% van de bedrijven heeft een cv met valse informatie ontvangen. Achtergrondcontroles zijn de enige betrouwbare manier om te verifiëren wat kandidaten beweren voordat een aanwerving een kostbare fout wordt.
- Standaardcontroles omvatten identiteit, werkgeschiedenis, referenties, strafregisters en wereldwijde sancties. Welke types moeten worden uitgevoerd, hangt af van de functie, de sector en het land van aanwerving.
- In Vietnam zijn achtergrondcontroles legaal, maar is schriftelijke toestemming van de kandidaat vereist. Het proces van de Politiecontrole (Police Check) is in maart 2025 overgedragen aan het Ministerie van Openbare Veiligheid. EOR-regelingen (Employer of Record) vereenvoudigen conforme screening aanzienlijk.
Wat is een achtergrondcontrole bij aanwerving?
“Een achtergrondcontrole bij aanwerving is een proces dat werkgevers gebruiken om de informatie die een kandidaat heeft verstrekt te verifiëren en om relevante materiële feiten over hun geschiedenis die belangrijk zijn voor de functie naar boven te brengen. Het is een verificatieoefening, geen onderzoek.”
Achtergrondcontroles bevestigen dat de persoon voor je is wie hij/zij zegt dat hij/zij is, heeft gedaan wat hij/zij beweert te hebben gedaan, en geen onbekende geschiedenis heeft die risico’s creëert voor de organisatie, haar klanten of haar andere werknemers.
De reikwijdte van wat gecontroleerd kan worden, varieert aanzienlijk per land, functie en sector. Er is geen enkele universele standaard. Wat in één jurisdictie routine is, kan in een andere wettelijk beperkt zijn.
Waarom achtergrondcontroles niet langer optioneel zijn
De omvang van cv-fraude in moderne aanwerving
73% van de bedrijven heeft een cv met valse informatie ontvangen. De meest voorkomende overdrijvingen betreffen indiensttredingsdata, functietitels, referenties en redenen voor het verlaten van vorige functies. Bij aanwerving op afstand en over de grens zijn deze discrepanties moeilijker op te sporen door middel van standaard sollicitatiegesprekken alleen. (HireRight Employment Screening Benchmark Report)
De financiële gevolgen van een slechte aanwerving gaan verder dan het zichtbare. Het omvat de kosten van werving, onboarding, verloren productiviteit tijdens het dienstverband, ontslagkosten en de tijd om te vervangen. Voor functies op middenniveau bedraagt dat cijfer doorgaans 50 tot 100% van het jaarsalaris. Voor seniorfuncties is het hoger.
Een gestructureerd achtergrondcontroleproces is een van de meest kosteneffectieve instrumenten voor risicovermindering die beschikbaar zijn in de aanwervingsfase. Voor een gedetailleerd overzicht van wat slechte aanwervingen kosten gedurende de volledige wervingscyclus, maakt de analyse van wervingskosten de financiële argumentatie duidelijk.
Waarom aanwerving op afstand en over de grens de verificatierisico’s verhoogt
Wanneer een kandidaat lokaal wordt aangeworven, vindt informele verificatie op natuurlijke wijze plaats. Voormalige werkgevers zijn bereikbaar. Onderwijsinstellingen zijn bekend. Culturele en professionele normen worden gedeeld. Bij grensoverschrijdende aanwerving vallen de meeste van deze informele controles weg.
Een aanwervingsmanager in Amsterdam die een kandidaat in Ho Chi Minhstad beoordeelt, kan niet gemakkelijk beweringen verifiëren over een voormalige werkgever die niet meer bestaat, een universitair certificaat dat is afgegeven door een niet-erkende instelling, of een strafblad in een land met beperkte toegang tot openbare registers.
Aanwerving op afstand en internationaal vereist gestructureerde, formele verificatie juist omdat de informele mechanismen afwezig zijn. Dit gaat niet over wantrouwen jegens internationale kandidaten. Het gaat over het vervangen van de informele verificatie die de geografie voorheen bood.
Achtergrondcontrole versus referentiecheck: Het verschil begrijpen
Deze twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze meten verschillende dingen. Een achtergrondcontrole verifieert feitelijke beweringen met behulp van officiële registers en databases. Een referentiecheck verzamelt subjectieve beoordelingen van mensen die met de kandidaat hebben samengewerkt.
| Factor | Achtergrondcontrole | Referentiecheck |
| Wat het verifieert | Feiten: datums, referenties, registers | Meningen: prestaties, karakter, fit |
| Bron | Officiële databases, instellingen, rechtbanken | Voormalige managers, collega’s, klanten |
| Objectiviteit | Hoog, op basis van registers | Variabel, afhankelijk van de relatie |
| Wettelijke beperkingen | Aanzienlijk, verschilt per land | Minder, maar risico op smaad is van toepassing |
| Wanneer te gebruiken | Vóór het aanbod of in de aanbodfase | Vóór de definitieve aanbodbeslissing |
Wat laten achtergrondcontroles zien?
De vraag “wat laten achtergrondcontroles zien?” heeft geen enkel antwoord. De resultaten zijn afhankelijk van welke soorten controles zijn ingeschakeld, de wettelijke toestemmingen in het land van aanwerving en hoe de werkgever zijn screeningprogramma heeft geconfigureerd.
Onderwijs- en referentieverificatie
Onderwijscontroles bevestigen de hoogste graad of kwalificatie die een kandidaat beweert te bezitten, de instelling die deze heeft afgegeven, de datums van deelname en voltooiing, en of de instelling geaccrediteerd is.
Referentiefraude komt vaker voor dan de meeste aanwervingsmanagers verwachten. Certificaten van ‘diplomafabrieken’, opgeblazen GPA-claims en gefabriceerde beroepscertificaten zijn gedocumenteerde problemen in alle sectoren.
Wat wordt geverifieerd:
- Type graad en vakgebied
- Datums van deelname en afstuderen
- Naam van de instelling en accreditatiestatus
- Beroepslicenties of certificeringen waar van toepassing
Werkgeschiedenis: Functies, tijdlijnen en gaten
Verificatie van de werkgeschiedenis bevestigt de vorige werkgevers van de kandidaat, functietitels, indiensttredingsdata en in sommige jurisdicties of het vertrek vrijwillig was. Het omvat doorgaans geen prestatiebeoordelingen, die behoren tot de referentiecheck.
Gaten in de werkgeschiedenis, overlappende datums bij meerdere functies en functietitelinflatie zijn de meest voorkomende discrepanties die in dit stadium worden gevonden. Geen van deze is automatisch diskwalificerend, maar ze vereisen allemaal een verklaring.
Veelvoorkomende discrepanties gevonden:
- Indiensttredingsdata die niet overeenkomen met officiële registers
- Functietitels die één niveau lager waren dan beweerd
- Functies bij bedrijven die niet kunnen worden geverifieerd of niet meer bestaan
- Gaten die anders worden verklaard in sollicitatiegesprekken dan in gedocumenteerde registers
Screening van strafregisters (waar wettelijk toegestaan)
Controles van strafregisters onthullen veroordelingen, lopende aanklachten en in sommige markten arrestaties zonder veroordeling, onder voorbehoud van lokale wettelijke beperkingen op wat kan worden bekendgemaakt en gebruikt. De reikwijdte van wat verschijnt, varieert aanzienlijk per land.
Het sleutelprincipe is relevantie. Een resultaat van een strafregistercontrole moet worden beoordeeld in relatie tot de specifieke functie. Een veroordeling voor financiële fraude is zeer relevant voor een boekhoudkundige functie. Het is mogelijk niet relevant voor een software-engineeringpositie zonder financiële toegang.
Informatie over strafregisters mag nooit worden gebruikt als een algemene diskwalificatie. Werkgevers moeten de relevantie, recentheid en aard van het misdrijf beoordelen aan de hand van de specifieke functievereisten. Het toepassen van de strafrechtelijke geschiedenis als een algemeen uitsluitingscriterium creëert zowel ethische als juridische risico’s in de meeste markten.
Wereldwijde sancties en watchlist-status
Screening op wereldwijde sancties controleert of een kandidaat voorkomt op internationale watchlists die worden bijgehouden door instanties zoals de VN-Veiligheidsraad, OFAC, de EU en verschillende nationale financiële inlichtingeneenheden.
Deze controle is met name belangrijk voor functies met financiële transacties, gegevenstoegang of werk met klanten in gereguleerde sectoren. Het is geen standaardvereiste voor alle aanwervingen, maar voor functies met een verhoogd risicoprofiel is het een cruciale stap.
Krediet- en financiële geschiedenis (functiespecifiek)
Kredietcontroles zijn functiespecifiek en wettelijk beperkt in veel markten. Ze zijn het meest geschikt voor functies die directe toegang tot bedrijfsgelden, verantwoordelijkheden voor financiële rapportage of financiële gegevens van klanten inhouden.
Waar toegestaan, toont een kredietcontrole openstaande schulden, betalingsgeschiedenis, faillissementsprocedures en financiële uitspraken. De relevantietest is streng: een slechte kredietgeschiedenis is geen algemene indicator van onbetrouwbaarheid, maar het is een zinvol gegevenspunt voor functies met financiële controle.
Soorten achtergrondcontroles voor aanwerving: Welke heb je echt nodig?
Het kennen van de soorten achtergrondcontroles voor aanwerving is de eerste stap. Weten welke combinatie past bij jouw functies, sector en aanwervingsmarkten is waar het echte ontwerpproces begint.
Standaardcontroles voor alle aanwervingen
Deze controles zijn van toepassing ongeacht het functieniveau of de sector. Ze verifiëren de basisidentiteit en feitelijke beweringen die elke kandidaat doet.
- Identiteitsverificatie: door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs, paspoort of nationale identiteitskaart
- Werkgeschiedenis: meest recente 2 tot 5 jaar, afhankelijk van de functie
- Hoogste onderwijsreferentie: de specifieke kwalificatie die relevant is voor de functie
- Verificatie van het recht om te werken: wettelijke toestemming om te werken in het land van aanwerving
Verbeterde controles voor gevoelige of seniorfuncties
Functies met financiële toegang, gegevensverwerking, leiderschapsverantwoordelijkheid of werk met kwetsbare bevolkingsgroepen vereisen een breder en dieper screeningpakket.
- Uitgebreide werkgeschiedenis: 7 tot 10 jaar voor senior leidinggevende functies
- Strafregistercontrole: voor functies met directe toegang tot klanten, financiën of gevoelige gegevens
- Screening op wereldwijde sancties: voor functies in gereguleerde sectoren of met internationale financiële risico’s
- Verificatie van beroepslicenties: voor functies die gereguleerde certificeringen vereisen (juridisch, medisch, financieel advies)
- Kredietgeschiedeniscontrole: voor functies met directe financiële controle of rapportageverantwoordelijkheden
Controles die variëren per land en sector
Sommige controles zijn door de sector verplicht. Andere zijn wettelijk beperkt door de privacy- en arbeidswetten van het land van aanwerving. Werkgevers moeten verifiëren wat is toegestaan voordat ze een type controle opnemen in hun standaardproces.
| Type controle | Gebruikelijk in | Beperkt in | Sectorspecifiek |
| Strafregister | VS, VK, Australië, Vietnam | EU (strikte GDPR-limieten) | Financiële dienstverlening, Gezondheidszorg |
| Kredietgeschiedenis | VS, Canada | EU, Vietnam (niet standaard) | Financiën, Boekhouding |
| Sociale media | Informeel in de meeste markten | Frankrijk (verboden) | PR, Communicatie |
| Drugstesten | VS, Australië | De meeste EU-markten | Transport, Veiligheidskritieke functies |
| Wereldwijde sancties | Alle markten | N.v.t. (universeel toepasbaar) | Financiën, Overheid, Tech |
Wat je wettelijk niet mag controleren (en waarom dat belangrijk is)
Even belangrijk is weten wat je niet mag controleren. Gezondheidsgeschiedenis, zwangerschapsstatus, politieke voorkeur, religie en in veel markten seksuele geaardheid zijn wettelijk beschermd en mogen niet worden onderzocht door middel van achtergrondscreening.
In Vietnam classificeert het Besluit inzake de Bescherming van Persoonsgegevens 2023 gezondheidsinformatie als gevoelige persoonlijke gegevens waarvoor expliciete toestemming en registratie bij de Commissie voor de Bescherming van Persoonsgegevens vereist is vóór verwerking. Medische screening voor aanwervingsdoeleinden is daarom onderworpen aan specifieke procedures.
Het begrijpen van de wettelijke grens van achtergrondcontroles is net zo belangrijk als weten wat je moet verifiëren. Employer of Record in Vietnam beheert deze nalevingsgrens namens internationale klanten en zorgt ervoor dat elke screeningstap wettelijk is toegestaan voordat deze wordt geïnitieerd.
Stapsgewijs proces van achtergrondcontrole van werknemers (4 Stappen)
Het consequent uitvoeren van een gestructureerd proces voor achtergrondcontroles van werknemers voor elke aanwerving is wat organisaties die problemen opvangen voordat ze duur worden, onderscheidt van organisaties die ze achteraf ontdekken.
Stap 1: Creëer een Beleid voor Achtergrondcontroles bij Aanwerving
Voordat je één enkele controle uitvoert, definieer je wat je organisatie zal screenen, in welk stadium van de aanwerving, voor welke functies en hoe de resultaten zullen worden gebruikt bij aanwervingsbeslissingen.
Het beleid moet duidelijk definiëren welke soorten achtergrondcontroles van toepassing zijn op elke functiecategorie, wanneer in het aanwervingsproces die controles worden uitgevoerd (vóór het aanbod, na het aanbod of tijdens de onboarding), en hoe de resultaten worden geëvalueerd via een gestructureerd beoordelingskader dat bevindingen koppelt aan aanwervingsbeslissingen.
Het moet ook een beroepsprocedure schetsen voor kandidaten die de resultaten betwisten, evenals specificeren hoe lang de gegevens van de achtergrondcontrole worden bewaard en de gegevensbeveiligingsnormen die worden gebruikt om deze te beschermen.
Een schriftelijk beleid beschermt de organisatie ook bij geschillen. Als een aanwervingsbeslissing op basis van de resultaten van een achtergrondcontrole wordt aangevochten, zijn gedocumenteerde criteria die consistent worden toegepast op alle kandidaten de primaire verdediging.
Stap 2: Begrijp de wettelijke naleving
Elk land, en soms elke staat of provincie binnen een land, heeft specifieke regels over wat werkgevers mogen controleren, wanneer ze het mogen controleren en hoe de resultaten kunnen worden gebruikt. Het niet naleven hiervan creëert een juridisch risico dat vaak kostbaarder is dan de slechte aanwerving die de controle had moeten voorkomen.
Belangrijke nalevingsvragen die beantwoord moeten worden voordat controles worden uitgevoerd:
- Is toestemming van de kandidaat vereist? (Ja in Vietnam en de meeste markten)
- Zijn er beperkingen op het gebruik van het strafregister? (Ja in de meeste EU-markten en sommige Amerikaanse staten)
- Omvat de controle gevoelige persoonlijke gegevens onder de lokale privacywetgeving?
- Zijn er sectorspecifieke voorschriften die de screening voor deze functie regelen?
- Wie is de gegevensbeheerder voor screeningresultaten en wat zijn de bewaarplichten?
Stap 3: Kies een bedrijf voor achtergrondcontroles
De provider die je selecteert, bepaalt de kwaliteit, snelheid en naleving van je resultaten. Een provider met sterke internationale dekking is van groot belang voor grensoverschrijdende aanwerving, waar lokale gegevenstoegang en juridische kennis sterk variëren per markt.
Belangrijkste criteria voor de selectie van een provider:
- Landendekking: heeft de provider directe toegang in jouw aanwervingsmarkten?
- Doorlooptijd: wat zijn de gemiddelde voltooiingstijden voor de typen controles die je nodig hebt?
- Nalevingshouding: hoe blijft de provider op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving per markt?
- Integratie: maakt de provider verbinding met jouw ATS of HRIS om handmatige stappen te minimaliseren?
- Kandidaatervaring: hoe wordt het zelfinschrijvingsproces aan kandidaten gepresenteerd?
Stap 4: Communiceer met kandidaten
Transparantie met kandidaten gedurende het screeningproces is zowel een wettelijke vereiste in de meeste markten als een praktisch hulpmiddel voor retentie. Kandidaten die begrijpen wat er wordt gecontroleerd en waarom, zullen minder snel het proces verlaten en zullen sneller reageren op informatieverzoeken.
Informeer kandidaten over achtergrondcontroles vóór of in de aanbodfase, leg duidelijk uit welke controles zullen worden uitgevoerd en welke gegevens zullen worden verzameld, sta hen toe om verwachte bevindingen vooraf aan te geven, en deel de resultaten voordat je een nadelige aanwervingsbeslissing neemt.
In Vietnam en de meeste markten met kaders voor gegevensbescherming is de communicatiestap niet optioneel. Werkgevers moeten schriftelijke, geïnformeerde toestemming verkrijgen voordat ze een achtergrondcontrole starten. Het toestemmingsformulier moet het doel, de reikwijdte, de opslagduur en het recht van de kandidaat om hun gegevens in te zien en te corrigeren specificeren.
Hoe lang duren achtergrondcontroles?
“Hoe lang duren achtergrondcontroles?” is een van de meest gestelde vragen van aanwervingsmanagers, en het eerlijke antwoord is: het hangt aanzienlijk af van wat je controleert en waar.
Doorlooptijden per type controle
| Type controle | Typische doorlooptijd | Belangrijkste variabele |
| Identiteitsverificatie | Minuten tot 24 uur | Kwaliteit van databasetoegang |
| Werkgeschiedenis (spoed) | 1 tot 3 werkdagen | Reactiesnelheid werkgever |
| Werkgeschiedenis (standaard) | 3 tot 7 werkdagen | Handmatige verificatie nodig |
| Onderwijsverificatie | 2 tot 5 werkdagen | Verwerkingssnelheid instelling |
| Screening op wereldwijde sancties | Minuten tot uren | Geautomatiseerde databasecontrole |
| Strafregister (nationaal) | 1 tot 5 werkdagen | Toegang tot het rechtssysteem |
| Strafregister (internationaal) | 5 tot 21 werkdagen | Landsspecifieke processen |
| Vietnam Police Check | 5 tot 21 werkdagen | Wachtrij Ministerie van Openbare Veiligheid |
Waarom internationale en grensoverschrijdende controles langer duren
Nationale controles worden uitgevoerd tegen databases waartoe providers directe toegang hebben. Internationale controles vereisen coördinatie met buitenlandse instellingen, overheidsinstanties en verificatie-instanties die volgens hun eigen tijdlijnen en in hun eigen talen werken.
Factoren die de tijdlijnen voor internationale controles verlengen, zijn onder meer: vereisten voor documentvertaling, handmatige outreach naar buitenlandse werkgevers, beperkte digitalisering van registers in sommige markten, en de vereiste in sommige landen voor kandidaten om hun eigen strafrechtelijke verklaring aan te vragen en deze bij de werkgever in te dienen.
Vietnam-specifieke tijdlijnen: Police check, referentieverificatie, documenten voor werkvergunningen
De Vietnam Police Check is het primaire verificatie-instrument voor strafregisters voor werkgelegenheid in Vietnam. Vanaf maart 2025 is de uitgifte overgedragen van het Ministerie van Justitie naar het Ministerie van Openbare Veiligheid, wat enige verwerkingsvariabiliteit heeft geïntroduceerd nu de overgang stabiliseert.
Huidige Vietnam-specifieke tijdlijnen:
- Vietnam Police Check voor Vietnamese staatsburgers: gemiddeld 5 tot 10 werkdagen
- Vietnam Police Check voor buitenlandse staatsburgers: 10 tot 21 werkdagen, langer als legalisatie in het thuisland vereist is
- Verificatie van onderwijsreferenties: 3 tot 7 werkdagen voor lokale instellingen, langer voor buitenlandse kwalificaties die notarisering vereisen
- Documentbeoordeling werkvergunning (werkgeverskant): 5 tot 10 werkdagen voor de verwerking door het Department of Labour, Invalids and Social Affairs (DOLISA) onder Besluit 219/2025
Hoe vertragingen te verminderen zonder af te raffelen
De meest effectieve manier om de tijdlijnen voor achtergrondcontroles te verkorten, is door het proces eerder te integreren en controles parallel in plaats van sequentieel uit te voeren. Het starten van onderwijs- en werkverificatie in de fase van het voorwaardelijke aanbod, in plaats van na acceptatie, verkort het proces met weken zonder vermindering van de nauwkeurigheid.
Om de tijdlijnen te verkorten, informeer je kandidaten vooraf over vereiste documenten, gebruik je spoedverificatiemethoden voor sleutelfuncties, voer je sanctiescreening parallel uit met andere controles, en in Vietnam start je de coördinatie van de Police Check zodra kandidaten de interviewfase hebben doorstaan.
Voor bedrijven die ‘build versus buy’ evalueren op HR-functies, is de vergelijking outsourcing versus offshoring hier relevant. Samenwerken met een in Vietnam gevestigde EOR-provider die de coördinatie van de achtergrondcontrole lokaal beheert, elimineert de internationale coördinatievertraging die de tijdlijnen opblaast voor bedrijven die het proces op afstand uitvoeren.
Aanwerven in Vietnam en de naleving vanaf het begin goed willen regelen?
Sunbytes helpt internationale bedrijven bij het integreren van gestructureerde achtergrondcontroles in hun aanwervingsworkflow in Vietnam via onze EOR- en staffingdiensten. Van documentatie van toestemming van de kandidaat tot coördinatie van de Police Check en SHUI-conforme salarisadministratie, wij behandelen de administratieve complexiteit, zodat jouw team zich kan concentreren op de aanwerving.
Ontdek Accelerate Workforce Solutions
Achtergrondcontroles bij aanwerving in Vietnam: Wat internationale bedrijven moeten weten
Internationale bedrijven moeten het wettelijke kader begrijpen voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren bij aanwerving in Vietnam, met name rond toestemming en gegevensprivacy.
Zijn achtergrondcontroles legaal in Vietnam?
Ja. Achtergrondcontroles zijn legaal in Vietnam. Hoewel niet expliciet gereguleerd onder het Arbeidswetboek, is het werkgevers toegestaan om de werkgeschiedenis, gezondheid en het strafregister van een kandidaat te verifiëren.
Het proces volgt standaardstappen: definieer de reikwijdte, verkrijg schriftelijke toestemming, schakel een provider in, beoordeel de resultaten en documenteer de beslissingen. Vietnam legt echter een sterkere nadruk op toestemming en gegevensbescherming dan veel westerse markten.
Controles door derden zijn toegestaan, zolang ze alleen de door de kandidaat verstrekte informatie verifiëren en expliciete toestemming hebben voor gegevenstoegang.
Vereisten voor schriftelijke toestemming onder het Vietnamese kader voor gegevensbescherming
Het Vietnamese kader voor de Bescherming van Persoonsgegevens, onder Besluit 13/2023/ND-CP, vereist dat werkgevers schriftelijke, geïnformeerde toestemming verkrijgen voordat ze kandidaatgegevens verzamelen, verwerken of delen voor achtergrondcontroles.
De toestemming moet duidelijk het doel en de reikwijdte van de gegevensverzameling vermelden, eventuele derden met toegang identificeren, uitleggen hoe lang de gegevens zullen worden opgeslagen en beveiligd, en de rechten van de kandidaat schetsen om hun gegevens in te zien, te corrigeren of de toestemming in te trekken.
Voor gevoelige gegevens, zoals gezondheidsinformatie, is aanvullende registratie bij de Commissie voor de Bescherming van Persoonsgegevens onder het Ministerie van Openbare Veiligheid vereist vóór de verwerking.
Vietnam police check: Proces, kosten en doorlooptijd in 2026
De Vietnam Police Check, officieel het Judicial Record Certificate, bevestigt of een individu strafregisters, gerechtelijke uitspraken of strafbeslissingen heeft geregistreerd in Vietnam. Het is een standaardvereiste voor aanvragen voor werkvergunningen voor buitenlandse werknemers en wordt steeds vaker gevraagd voor lokale aanwervingen in senior of gevoelige functies.
Belangrijkste feiten voor 2026:
- Uitgevende autoriteit: Ministerie van Openbare Veiligheid (overgedragen van het Ministerie van Justitie in maart 2025, met een overgang die nog steeds stabiliseert vanaf 2026)
- Geldigheid: geen vaste wettelijke geldigheidsduur; de meeste werkgevers en autoriteiten accepteren certificaten die binnen de afgelopen 6 maanden zijn afgegeven
- Kosten: ongeveer 100.000 VND per certificaat voor standaard aanvragers
- Verwerkingstijd: 5 tot 10 werkdagen voor Vietnamese staatsburgers; 10 tot 21 werkdagen voor buitenlandse staatsburgers
- Aanvraagmethode: kan worden ingediend via het Nationale Portaal voor Openbare Diensten (dichvucong.gov.vn) of persoonlijk bij provinciale overheidsinstanties
Wat buitenlandse werknemers moeten verstrekken voor verificatie van de achtergrond voor een werkvergunning
Onder Besluit 219/2025/ND-CP, dat de tewerkstelling van buitenlandse werknemers in Vietnam regelt en van kracht is vanaf augustus 2025, moeten buitenlandse werknemers die een werkvergunning zoeken een strafregistercertificaat overleggen van zowel hun thuisland als, als ze in Vietnam hebben gewoond, een Vietnam Police Check.
Vereiste documenten:
- Strafregistercertificaat van het thuisland, afgegeven binnen 6 maanden vóór de aanvraag
- Het certificaat van het thuisland moet worden gelegaliseerd door de Vietnamese ambassade of het consulaat in dat land
- Vietnam Police Check als de buitenlandse staatsburger gedurende 6 maanden of langer in Vietnam heeft gewoond
- Gezondheidscertificaat van een erkende Vietnamese medische faciliteit, afgegeven binnen 12 maanden
- Bewijs van kwalificaties die relevant zijn voor de functie (diploma, beroepslicentie of ervaringsbrief)
Hoe de Vietnamese Arbeidswet 2025 de gegevensverplichtingen van werkgevers verandert
Onder de Arbeidswet 2025 is het illegaal delen, uitwisselen of ongeoorloofd gebruik van werknemersgegevens die zijn verzameld via achtergrondcontroles of tewerkstellingsregistratie expliciet verboden en onderworpen aan administratieve sancties. Werkgevers moeten hun procedures voor gegevensverwerking herzien om naleving te waarborgen voordat ze screening uitvoeren.
Voor een volledig overzicht van hoe het Vietnamese kader voor salarisadministratie en naleving raakt aan verplichtingen voor achtergrondcontroles, behandelt de gids voor salarisadministratie compliance in Vietnam het volledige nalevingsbeeld van de werkgever.
Achtergrondcontroles voor internationale werknemers: Wereldwijde nalevingsoverwegingen
Controles uitvoeren in drie landen betekent niet drie keer de inspanning. Het betekent drie totaal verschillende wettelijke regimes, elk met zijn eigen toestemmingsregels, toelaatbare controletypes, vereisten voor gegevensbewaring en handhavingsinstanties.
Waarom jouw nationale screeningproces faalt voor internationale aanwervingen
De gegevensbronnen zijn anders, de toelaatbare controles verschillen, de toestemmingsmechanismen verschillen en de doorlooptijden verschillen aanzienlijk.
De meest voorkomende faalmodus is het toepassen van een nationaal beleid op internationale kandidaten zonder lokale juridische beoordeling. Dit resulteert in ofwel over-screening (het verzamelen van gegevens die wettelijk niet zijn toegestaan in het land van de kandidaat) of onder-screening (het missen van controles die standaardpraktijk zijn in de aanwervingsmarkt).GDPR, PDPD en beperkingen op grensoverschrijdende gegevensoverdracht
Voor bedrijven met het hoofdkantoor in de EU of het VK die kandidaten in Vietnam aanwerven, interacteren twee privacykaders: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) van de EU en het Besluit inzake de Bescherming van Persoonsgegevens (Besluit 13/2023/ND-CP) van Vietnam, ook wel Vietnam’s Personal Data Protection Regulation Decree 356 genoemd.
Belangrijke grensoverschrijdende overwegingen zijn onder meer het waarborgen van gegevensbescherming op EU-niveau onder de GDPR bij het overdragen van gegevens vanuit Vietnam, aangezien het land geen adequaatheidsbesluit heeft, en het uitvoeren van een grensoverschrijdende overdrachtseffectbeoordeling onder de PDPD van Vietnam.
Beide kaders vereisen ook expliciete toestemming, dus een enkel, uniform toestemmingsformulier zou idealiter beide moeten dekken om dubbel werk te voorkomen.
Hoe EOR-regelingen conforme screening over jurisdicties afhandelen
Een Employer of Record fungeert als de wettelijke werkgever en behandelt de gegevensverwerking, toestemming en achtergrondcontroles in overeenstemming met de Vietnamese wetten, terwijl het cliëntbedrijf alleen de noodzakelijke aanwervingsresultaten ontvangt.
Deze structuur houdt gevoelige gegevens binnen Vietnam onder de controle van de EOR, wat de grensoverschrijdende gegevensoverdracht vereenvoudigt en het nalevingsrisico vermindert. Het sluit ook goed aan bij bredere strategieën zoals persoonsgerichte beloning (person-focused pay), waarbij het compensatieontwerp moet samenwerken met conforme arbeidsstructuren.
Hoe Sunbytes internationale bedrijven helpt met vertrouwen aan te werven in Vietnam
Wanneer achtergrondcontroles vertraagd zijn, hanteert Sunbytes een proactieve aanpak om op te volgen en het proces gaande te houden, zodat jouw aanwervingstijdlijn op schema blijft.
Dit maakt deel uit van de bredere werkgelegenheidsinfrastructuur die we bouwen voor internationale bedrijven die Vietnam betreden of hun activiteiten opschalen. Via onze Employer of Record (EOR), Staffing en Contractor of Record (COR) diensten maken we conforme en consistente aanwerving mogelijk in elke groeifase.
Waarom Sunbytes?
Opgericht in Nederland in 2011, heeft Sunbytes meer dan 300 klantprojecten in 20+ landen geleverd. Onze leveringshub in Ho Chi Minhstad geeft ons directe kennis van de Vietnamese arbeidsmarkt, regelgevende omgeving en talentlandschap.
Onze drie servicepijlers ondersteunen conforme aanwerving in elke fase:
- Digital Transformation Solutions – Wij bouwen en schalen technologieteams in heel Vietnam op. In een sector waar referentiefraude veel voorkomt en de beveiligingstoegang hoog is, zijn gestructureerde achtergrondcontroles ingebouwd in elke engineering- en tech-aanwerving die we ondersteunen.
- CyberSecurity Solutions – Voor organisaties waar werknemers gevoelige gegevens, financiële systemen of klantinfrastructuur verwerken, omvat onze beveiliging-eerst-benadering van teamopbouw achtergrondscreening als basislijn, niet als bijzaak.
- Accelerate Workforce Solutions – Onze EOR, Contractor of Record, salarisadministratie en staffingdiensten geven internationale bedrijven een volledig conforme arbeidsstructuur in Vietnam. Dit omvat het coördineren van de documentatie voor achtergrondcontroles, toestemmingsbeheer, ondersteuning bij de Police Check en SHUI-conforme salarisadministratie vanaf dag één.
FAQs
Ja. Achtergrondcontroles zijn legaal in Vietnam, op voorwaarde dat de kandidaat schriftelijke geïnformeerde toestemming geeft voordat een controle wordt gestart. De toestemming moet het doel, de reikwijdte en de opslagvoorwaarden voor de verzamelde gegevens specificeren. Screening door derden is toegestaan als het beperkt is tot het verifiëren van informatie die de kandidaat heeft verstrekt.
Een achtergrondcontrole verifieert feitelijke beweringen met behulp van officiële databases en registers. Een referentiecheck verzamelt subjectieve beoordelingen van voormalige managers of collega’s. Achtergrondcontroles bevestigen wat er is gebeurd. Referentiechecks beoordelen hoe iemand heeft gepresteerd. Beide dienen verschillende doelen en zijn het meest effectief wanneer ze samen worden gebruikt.
Standaard arbeids- en onderwijscontroles duren doorgaans 3 tot 7 werkdagen. Een Vietnam Police Check duurt 5 tot 10 werkdagen voor Vietnamese staatsburgers en 10 tot 21 werkdagen voor buitenlandse staatsburgers. De verificatie van documenten met betrekking tot werkvergunningen voegt extra tijd toe, afhankelijk van de verwerkingswachtrij van de DOLISA.
Ja. Omdat de EOR de wettelijke werkgever in Vietnam is, dragen zij de verantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking en kunnen zij het achtergrondcontroleproces conform de wet coördineren namens de klant. De EOR beheert de verzameling van toestemmingen, de coördinatie van de screening en de gegevensbeheer, terwijl de klant de input voor de aanwervingsbeslissing ontvangt die zij nodig hebben zonder directe blootstelling aan gegevensverwerking.
De juiste reactie hangt af van de ernst van de discrepantie en de relevantie ervan voor de functie. Onder het Vietnamese Arbeidswetboek kan een werkgever een proefcontract zonder opzegtermijn beëindigen als blijkt dat de werknemer valse informatie heeft verstrekt die materieel is voor de aanwervingsbeslissing. Voor ontdekking na de proefperiode vereist het beëindigingsproces naleving van de volledige wettelijke procedure, inclusief opzegtermijnen en ontslagvergoedingberekeningen.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
