Vietnam is inmiddels een topkeuze voor buitenlandse directe investeringen in Zuidoost-Azië. De stabiele economische groei, jonge en vaardige beroepsbevolking en concurrerende arbeidskosten trekken internationale bedrijven aan die willen uitbreiden, teams willen opbouwen of nieuwe markten willen betreden. Vietnam biedt schaal, talent en sterk groeipotentieel op lange termijn. Buitenlandse bedrijven krijgen in Vietnam vaak te maken met juridische en administratieve uitdagingen. Veel bedrijven staan daarom voor de keuze tussen het opzetten van een lokale juridische entiteit of het gebruik van een Employer of Record (EOR)-model om compliant te blijven en sneller de markt te betreden.
Hoewel EOR-kosten in Vietnam per werknemer hoger kunnen liggen, zijn ze voorspelbaar en bieden ze buitenlandse bedrijven een manier met lager risico om te starten. Dit artikel is een praktische gids voor buitenlandse bedrijven die het EOR-model willen gebruiken om de Vietnamese markt te betreden.
TL;DR
- Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat werknemers in dienst neemt namens een buitenlandse onderneming. De EOR beheert arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, belastingen, arbeidsvoorwaarden, sociale verzekeringen en zorgt ervoor dat lokale arbeidswetten worden nageleefd. Het buitenlandse bedrijf blijft het dagelijkse werk van de werknemer aansturen, maar hoeft het juridische en administratieve werk rond het openen van een lokale vestiging niet zelf te beheren.
- Het gebruik van een EOR in plaats van het oprichten van een lokale onderneming of het inhuren van contractors verlaagt de opstartkosten, vermindert risico’s rond misclassificatie en compliance, en maakt werkgelegenheidskosten voorspelbaarder, inclusief sociale verzekering en Personal Income Tax.
- Het kiezen van de juiste EOR-provider voor vroege markttoetreding en kleine teams is de snelste manier om te starten, omdat u geen lokale onderneming hoeft op te zetten. Werknemers kunnen meestal binnen enkele weken worden onboard; gebruik de EOR onboarding Vietnam-gids voor de documenten- en tijdlijnchecklist. Het verkrijgen van een werkvergunning kan echter nog steeds extra tijd kosten.
Wat is een Employer of Record (EOR)?
Een EOR is een externe provider die personeel juridisch in dienst neemt namens een bedrijf. De EOR beheert salarisadministratie, contracten, arbeidsvoorwaarden, sociale verzekeringen en naleving van lokale arbeidswetten. Op papier is de EOR dus de officiële werkgever, terwijl het klantbedrijf het dagelijkse werk aanstuurt en de externe provider een vergoeding betaalt voor deze dienst.
De strategische keuze: EOR versus alternatieven
EOR versus het opzetten van een lokale entiteit in Vietnam
- Voordat u beslist of u kiest voor EOR of voor het alternatief, namelijk het oprichten van een bedrijf, is het belangrijk om het gebruik van een EOR te vergelijken met het opzetten van een lokale entiteit. Zo ziet u welke optie in deze fase van uw bedrijfsstrategie het beste past.
- In de onderstaande tabel vindt u een vergelijking naast elkaar van opzettijd, initiële investering, mate van controle en juridisch risico.
| Lokale entiteit opzetten in Vietnam | EOR/outsourcing | |
| Opzettijd | 2-3 maanden, afhankelijk van goedkeuringen en sectorspecifieke vereisten | Directe aanwerving mogelijk |
| Initiële kosten | Hoog: registratie, vergunningen, juridische kosten en kantooruitgaven | Laag tot gemiddeld, gebaseerd op servicefee |
| Minimumkapitaal/charter capital vereist | ~USD 10.000-50.000 voor dienstverlenende bedrijven; voor andere typen kan dit hoger zijn. Er is geen vast wettelijk minimum, maar toezichthouders verwachten een passend bedrag. | Niet vereist |
| Kantoorruimte huren | ~USD 60+ per m²/maand in het centrum van HCMC of Hanoi, goedkoper buiten het centrum. Inrichtingskosten komen daarbovenop. Huurcontracten vragen vaak 2-3 maanden borg en lopen meestal 2-3 jaar. | EOR omvat vaak coworkingruimte voor kleine teams tegen marginale kosten, vermijdt lange huurcontracten en thuiswerken is ook een optie. |
| Flexibiliteit | Minder flexibel, vaste aanwezigheid in Vietnam | Hoge flexibiliteit, teams op- of afschalen |
- Belangrijk aandachtspunt: Uitbreiden naar een nieuwe markt brengt uitdagingen mee, vooral rond recruitment, compliance en het navigeren door complexe lokale processen. Daar wordt het Employer of Record (EOR)-model een strategisch instappunt: bedrijven kunnen snel en compliant teams opbouwen in Vietnam zonder de vertraging van het opzetten van een lokale entiteit.
- EOR stelt bedrijven in staat om iemand in een nieuw land aan te nemen zonder direct een juridische entiteit op te richten. Het opzetten van een entiteit kan meerdere maanden duren, terwijl iemand via een EOR-provider zeer snel kan worden aangenomen. Dit duurt uiteraard iets langer wanneer het om een buitenlandse werknemer gaat vanwege de vereisten rond werkvergunningen.
Lees meer in onze resources over EOR versus alternatieven:
Voor- en nadelen van het gebruik van een Employer of Record (EOR)
EOR versus het opzetten van een entiteit in Vietnam: 8 kritieke signalen voor uw beste beslissing
Employer of Record versus Contractor of Record: welke optie werkt het beste?
Employer of Record versus payrolling in Vietnam: welk model past bij uw team?
EOR versus staffing
- U kunt tijdelijke werknemers aannemen via een staffingbureau, wat flexibiliteit en een lager zichtbaar kostenplaatje kan bieden. In tegenstelling tot een Employer of Record richt een staffingbureau zich vooral op talentacquisitie en plaatsing, niet op langlopende arbeidsinfrastructuur. Het is ook niet altijd eenvoudig om één persoon of een team te vinden dat uw bedrijfsstrategie ondersteunt en in uw belang handelt. Dit staat los van de complexiteit van betalingen en contractopstelling.
- Let erop dat, zodra u een entiteit in Vietnam hebt opgezet, het belangrijk is om onderscheid te maken tussen een werknemer en een contractor, omdat een ander belastingtarief kan gelden. Als u een contractor inzet, moet u bovendien voorzorgsmaatregelen nemen om te voorkomen dat deze persoon als werknemer wordt beschouwd. Anders loopt u het risico verschillende regels te overtreden, wat kan leiden tot zware juridische en financiële sancties.
Voor een gedetailleerde vergelijking tussen EOR en staffing, lees verder: Employer of Record versus Staffing Agency: de belangrijkste verschillen uitgelegd
Juridisch, compliance- en kostenkader
EOR en het Vietnamese arbeidsrechtelijke landschap
- Verplichte vereisten voor arbeidsovereenkomsten: Arbeidsovereenkomsten in Vietnam kunnen in het Vietnamees of tweetalig worden opgesteld. Er zijn ook verplichte clausules die moeten worden opgenomen, zoals werktijden, werkplek, functiebeschrijving, contractduur en proeftijd.
Arbeidskosten in Vietnam: meer dan alleen salaris
- Houd er rekening mee dat de Total Cost of Employment (TCE) voor buitenlandse bedrijven die personeel aannemen, lokaal of buitenlands, uit meer bestaat dan het brutosalaris. Gebruik voor budgetdetails de EOR-prijzen Vietnam-gids.
- Van het brutosalaris van de werknemer moeten verplichte bijdragen voor Social, Health and Unemployment Insurance (SHUI) worden ingehouden. De werkgever betaalt daarbovenop ook een deel. Voor Vietnamese werknemers is dat ongeveer 21,5% voor de werkgever; voor buitenlandse werknemers geldt de werkloosheidsverzekering niet. De werknemer betaalt ook een deel: 8% voor pensioen en 1,5% voor zorgverzekering, dus 9,5% in totaal, wat wordt ingehouden op het brutosalaris.
- Let erop dat de SHUI-premie niet wordt gebaseerd op het volledige brutosalaris. Het salaris waarop bijdragen worden berekend is gemaximeerd. Het maximumsalaris voor sociale en zorgverzekering is 20 keer het wettelijke basissalaris, momenteel VND 46.800.000 per maand. Het plafond voor werkloosheidsverzekering is 20 keer het regionale minimumloon. De regionale lonen zijn gebaseerd op de indeling van Vietnam in vier regio’s, afhankelijk van economische ontwikkeling, kosten van levensonderhoud en concentratie van industrie. Dit betekent dat er onderscheid bestaat tussen steden en het platteland, mede vanuit de aanname dat levensonderhoud in steden duurder is. Daardoor liggen lonen in grote steden hoger dan in kleinere steden of landelijke gebieden. De regionale lonen worden in principe jaarlijks aangepast.
- De compliance-rol van de EOR is het berekenen en indienen van de PIT van de werknemer namens de werknemer. Het bedrijf waar de persoon werkt hoeft niets te doen met salaris, SHUI en PIT. De EOR beheert ook de noodzakelijke businessvisa, werkvergunningen en Temporary Resident Cards (TRC) voor expatwerknemers. Dit omvat alle vereiste documenten, zoals een gezondheidscheck en strafblad. Lees meer over EOR-naleving in Vietnam.
Lees meer: Vietnam employment guide: hoe u personeel juridisch correct aanneemt en beëindigt
Voordelen en serviceomvang van EOR
Waarom aannemen in Vietnam met een EOR?
- Als u een EOR gebruikt, zorgt u voor snelle markttoetreding: een lokale medewerker kan binnen enkele dagen voor u werken en, in principe, binnen enkele weken wanneer het om een buitenlandse werknemer gaat. Het opzetten van een bedrijf kan veel langer duren.
- Daarnaast is het lastig om alle juridische vereisten te kennen wanneer u nieuw bent op de Vietnamese markt. Door een EOR te gebruiken verlaagt u compliance-risico, omdat de EOR de juridische en financiële verantwoordelijkheid op zich neemt. De EOR neemt uw teamlid in dienst en beheert alle wettelijk vereiste zaken.
- Door HR-administratie en salarisadministratie uit te besteden aan een EOR kunt u zich richten op uw kernactiviteiten.
EOR-servicechecklist: wat een EOR beheert
- Salarisadministratie: salarissen, 13e maandbonus en vergoedingen in VND of USD voor buitenlandse werknemers.
- Verlof- en verzekeringsadministratie omvat het beheer van verplicht verlof, zoals jaarlijks verlof, ziekteverlof en zwangerschapsverlof. Dit omvat ook de inschrijving van Vietnamese werknemers in SHUI en buitenlandse werknemers in SHI, omdat werkloosheidsverzekering niet beschikbaar is voor buitenlandse werknemers.
- HR-support en offboarding: arbeidsovereenkomsten opstellen en ondersteunen bij disciplinaire procedures en compliant EOR-beëindiging in Vietnam.
Gebruik vóór ondertekening de EOR due diligence checklist om payrollbewijs, SHUI-registratie, gegevensbescherming, onboarding-tijdlijnen en offboardingverantwoordelijkheden te beoordelen.
Als u klaar bent om van evaluatie naar setup te gaan, laat de Employer of Record setup checklist zien welke praktische stappen nodig zijn om documenten, contracten, payroll en employee handoff voor te bereiden.
De juiste EOR-partner kiezen
Hoe kiest u een EOR in Vietnam?
Wanneer u een Employer of Record (EOR)-provider in Vietnam kiest, moet u letten op de volgende kernfactoren: sterke juridische compliance, accurate salarisadministratie, betrouwbare ondersteuning voor werkvergunningen en visa, duidelijke communicatie, transparante prijzen, gegevensbeveiliging en EOR-gegevensbescherming en bewezen ervaring met buitenlandse klanten. De provider moet ook flexibiliteit, schaalbaarheid en een positieve werknemerservaring bieden. Gebruik een EOR-provider checklist Vietnam voordat u contractvoorwaarden vergelijkt.
Begin voor leveranciersbeoordeling met hoe u EOR-aanbieders in Vietnam vergelijkt. Gebruik daarna het beslissingskader voor EOR-providers voordat u aanbieders op de shortlist zet.
Hoe Sunbytes compliant aannemen in Vietnam mogelijk maakt
Volledige compliance is de eerste stap voor een investeerder om succesvol te zijn. Sunbytes EOR-diensten in Vietnam helpen CEO’s, CTO’s en projectleiders om workforce-initiatieven om te zetten in meetbare bedrijfsresultaten door diepgaande delivery-expertise, bewezen methodologieën en schaalbare talentoplossingen te combineren.
Of u nu de markt wilt testen, kleine teams wilt aannemen, pilotprojecten wilt starten of plant voor succes op lange termijn: Sunbytes biedt geïntegreerde diensten om ervoor te zorgen dat uw outsourcingstrategie effectief, toekomstbestendig en afgestemd op uw bedrijfsdoelen is.
Waarom internationale bedrijven Sunbytes vertrouwen
- Tijdens meer dan 15 jaar ervaring in Vietnam heeft Sunbytes meer dan 300 succesvolle projecten ondersteund in verschillende sectoren en regio’s.
- Dankzij onze Nederlandse eigendom en oorsprong zorgen wij voor aansluiting op westerse bedrijfsstandaarden, transparantie en duidelijke communicatie.
- Door diepgaande kennis van het Vietnamese regelgevingslandschap te combineren met internationale best practices op het gebied van compliance, zorgen wij voor brede compliance-bescherming voor onze klanten. Dit wordt ondersteund door ISO 27001, cybersecuritycertificering en FD Gazelle-erkenning voor financiële stabiliteit en groei.
Als uw FDI-bedrijf op zoek is naar een manier met laag risico, hoge snelheid en volledige compliance om in Vietnam aan te nemen, kan Sunbytes u helpen lokale teams op te bouwen en te laten groeien zonder extra papierwerk of juridische zorgen.
Neem contact op met Sunbytes om een consult in te plannen en te ontdekken hoe onze oplossingen uw Vietnam-expansiestrategie met vertrouwen kunnen ondersteunen.
FAQs
De EOR is de feitelijke werkgever van iemand die werkt voor een bedrijf dat doorgaans nog geen entiteit heeft. De EOR is verantwoordelijk voor alles wat met de arbeidsrelatie te maken heeft: het opstellen van de arbeidsovereenkomst, het betalen van belastingen namens de werknemer, salaris, SHUI-premies en rapportages voor de autoriteiten.
De EOR neemt iemand in dienst namens een bedrijf dat nog geen entiteit in Vietnam heeft. Het bedrijf betaalt een maandelijkse vergoeding aan de EOR voor de geleverde diensten, plus een initiële onboardingvergoeding.
Wanneer u een EOR-provider in Vietnam kiest, moet u letten op sterke juridische compliance, accurate salarisadministratie, betrouwbare ondersteuning bij werkvergunningen en visa, duidelijke communicatie, transparante prijzen, gegevensbeveiliging en bewezen ervaring met buitenlandse klanten. De provider moet ook flexibiliteit, schaalbaarheid en een positieve werknemerservaring bieden.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons weten welke teambehoeften u heeft, dan nemen wij meteen contact met u op.
