Internationale medewerkers aannemen wordt een prioriteit voor bedrijven die buiten hun thuismarkt uitbreiden. De voordelen zijn duidelijk: toegang tot wereldwijd talent, concurrerendere kostenstructuren en een bredere marktdekking.
Deze gids legt uit hoe u internationaal personeel legaal in dienst kunt nemen met behulp van drie bewezen methoden, hoe u de juiste aanpak kiest op basis van uw bedrijfsfase, en wat bedrijven die in Vietnam aannemen moeten weten.
TL;DR
- Er zijn 3 legale manieren om internationale medewerkers aan te nemen: Het opzetten van een lokale entiteit, het verplaatsen van de werknemer, of het gebruikmaken van een Employer of Record (EOR) service.
- Als u minder dan 20 mensen in Vietnam aanneemt, is EOR sneller en goedkoper dan het opzetten van een entiteit. Het tijdsverschil is 2 tot 4 weken versus 3 tot 6 maanden. (IFLR, Buitenlandse Investeringen in Vietnam 2026)
- Elke werkgever in Vietnam moet werknemers registreren voor SHUI (Sociale, Ziekte- en Werkloosheidsverzekering), PIT (Persoonlijke Inkomstenbelasting) inhouden tegen het juiste tarief, tweetalige contracten uitgeven en werkvergunningen voor buitenlands personeel regelen. Als u hierbij fouten maakt, ontstaat er aansprakelijkheid die aan het licht komt tijdens een arbeidsinspectie.
Waarom bedrijven internationale medewerkers aannemen
Bedrijven nemen steeds vaker internationale medewerkers aan om concurrerend te blijven in een mondiale markt, sneller te schalen en kritieke vaardigheidstekorten op te vullen. Wereldwijd aannemen is niet langer een langetermijnstrategie, maar een onmiddellijke oplossing voor personeelsuitdagingen.
Toegang tot talentpools die in eigen land niet bestaan
Tekorten aan vaardigheden in specifieke technische disciplines, lokale taalvaardigheid voor regionale markten en diepgaande domeinexpertise in opkomende sectoren worden steeds vaker buiten de talentmarkt van één enkel land gevonden.
58% van de kleine bedrijven neemt internationaal aan omdat ze binnenshuis niet het benodigde talent kunnen vinden. Het argument van toegang tot talent is de belangrijkste drijfveer geworden voor internationale wervingsbeslissingen in technologie, engineering en professionele diensten. (Gusto MKB Enquête, 2023)
Kostenefficiëntie zonder in te boeten op kwaliteit
De loonkostenverschillen tussen markten blijven aanzienlijk. Een senior software-engineer in Vietnam vraagt een fractie van het equivalente salaris in West-Europa of Noord-Amerika, met vergelijkbare technische bekwaamheid in veel domeinen.
Inzicht in het volledige kostenplaatje vereist nauwkeurige salarisbenchmarking. De gids over gemiddeld salaris in Vietnam biedt actuele marktgegevens per functie, niveau en sector voor bedrijven die wervingsbudgetten voor hun Vietnam-teams opstellen.
Marktproximiteit en mondiale dekkingsvoordelen
Een team dat zich uitstrekt over tijdzones verlengt de operationele dag. Een team met culturele en taalkundige nabijheid tot een doelmarkt opent commerciële kansen die een puur binnenlands team niet kan benutten. Dit zijn geen zachte voordelen, ze vertalen zich direct in meetbare bedrijfsimpact.
De compliance-complexiteit die de meeste bedrijven onderschatten
Internationale wervingscompliance is het deel dat de meeste organisaties te laat ontdekken. Elk land heeft zijn eigen regels voor de classificatie van werknemers, verplichtingen voor belastinginhouding, verplichte uitkeringen, opzegtermijnen en ontslagprocedures. Verkeerd doen lijkt niet op dag één op een boete. Het ziet eruit als een arbeidsgeschil 18 maanden later.
Het goede nieuws is dat de compliance-uitdaging volledig oplosbaar is met de juiste structuur. De drie methoden die hieronder worden behandeld, vertegenwoordigen de belangrijkste legale paden om over de grenzen heen aan te nemen.
Internationale werknemer versus aannemer: De classificatie juist krijgen
Voordat u internationale medewerkers aanneemt, moet u duidelijk maken wie u daadwerkelijk aanneemt. Internationale werknemer versus aannemer is de meest ingrijpende classificatiebeslissing in de grensoverschrijdende personeelsstrategie, en deze moet correct worden genomen voordat enig wervingsproces begint.
Wat een werknemer versus onafhankelijke aannemer internationaal definieert
Het onderscheid varieert per jurisdictie, maar de kernvraag is consistent: beheerst het bedrijf hoe, wanneer en waar het werk wordt gedaan? Zo ja, dan is de werknemer doorgaans een werknemer, ongeacht wat het contract zegt.
| Factor | Werknemer | Onafhankelijke Aannemer |
|---|---|---|
| Controle | Werkgever controleert methode en schema | Werknemer controleert methode en schema |
| Apparatuur | Door bedrijf verstrekt | Zelf verstrekt |
| Exclusiviteit | Gewoonlijk exclusief voor werkgever | Kan voor meerdere klanten werken |
| Voordelen | Door werkgever verplicht (sociale verzekering, verlof) | Zelf beheerd |
| Belasting | Werkgever houdt in en draagt af | Werknemer regelt eigen belastingverplichtingen |
| Risico | Laag voor werknemer | Werknemer draagt commercieel risico |
| Beëindiging | Wettelijke opzegtermijn en ontslagvergoeding zijn van toepassing | Volgens contractvoorwaarden |
Het juridische en financiële risico van verkeerde classificatie
Het classificeren van een werknemer als aannemer verwijdert op korte termijn belastingverplichtingen. Bij herclassificatie wordt de werkgever geconfronteerd met nabetalingen en boetes.
In Vietnam wordt verkeerde classificatie beoordeeld door arbeidsinspecteurs die kijken naar de feitelijke werkregeling, niet naar het contractuele label. Een aannemer die uitsluitend voor één bedrijf werkt, het schema van dat bedrijf volgt en bedrijfsapparatuur gebruikt, wordt behandeld als een werknemer.
Wanneer een werknemer aannemen en wanneer een aannemer voldoende is
Aannemers werken goed voor projectmatige of tijdgebonden opdrachten waarbij de reikwijdte is gedefinieerd en de relatie echt commercieel is. Werknemers zijn de juiste structuur voor doorlopende operationele functies, functies met managementverantwoordelijkheid, of elke functie waarbij het bedrijf de werkregeling controleert.
Hoe Contractor of Record (COR) de compliance van aannemers beheert
Voor bedrijven die flexibiliteit van aannemers nodig hebben met juridische bescherming, schakelt een Contractor of Record-structuur de aannemer compliant in onder de juridische entiteit van de COR, waardoor de juiste contracten, betalingsverwerking en lokale belastingcompliance worden gewaarborgd zonder dat de werknemer wordt geclassificeerd als een werknemer van het bedrijf.
Employer of Record (EOR) in Vietnam en Contractor of Record-diensten bieden beide betrokkenheidsmodellen binnen een enkele compliant structuur, waardoor bedrijven de flexibiliteit krijgen om de juiste regeling af te stemmen op elke functie.
Methode 1: Het opzetten van een lokale juridische entiteit
Een lokale juridische entiteit, ook wel een buitenlandse dochteronderneming of dochterbedrijf genoemd, is een bedrijf dat in het doelland is geregistreerd onder controle van een moederbedrijf. Het is de meest directe manier om werknemers aan te nemen, maar het meest resource-intensieve pad om daar te komen.
Wat een lokale juridische entiteit u geeft
Met een geregistreerde entiteit kunt u direct werknemers aannemen, lokale bankrekeningen openen, commerciële contracten aangaan en opereren als een erkende juridische aanwezigheid in de markt. Het biedt het hoogste niveau van operationele controle en het meest eenvoudige pad om een groot lokaal team op te schalen.
De afweging is dat u de compliance-verantwoordelijkheid volledig bezit. Wijzigingen in het arbeidsrecht, belastingverplichtingen, arbeidsgeschillen en wettelijke vereisten vallen allemaal direct op de entiteit zonder de buffer die een EOR biedt.
Welke organisaties een lokale entiteit moeten opzetten
Het opzetten van een entiteit is de juiste keuze wanneer u van plan bent om in dezelfde periode meer dan 30 tot 50 werknemers in hetzelfde land aan te nemen over een periode van 12 tot 24 maanden, een commerciële aanwezigheid moet vestigen voor klantgerichte of omzet genererende activiteiten, volledige controle over de arbeidsvoorwaarden en de bedrijfscultuur vanaf dag één vereist, en ervaren in-country HR- en juridische middelen heeft om de lopende compliance te beheren.
De werkelijke kosten en tijdlijn van het opzetten van een entiteit in Vietnam
Het opzetten van een door buitenlanders geïnvesteerd bedrijf in Vietnam vereist registratie bij het Department of Planning and Investment (DKI), een investeringsregistratiecertificaat, een bedrijfsregistratiecertificaat, registratie van een belastingcode en het opzetten van een socialeverzekeringsrekening.
Het proces duurt doorgaans 3 tot 6 maanden wanneer de documentatie compleet is. Veelvoorkomende vertragingen zijn onder meer vereisten voor het maatschappelijk kapitaal, benoemingen van wettelijke vertegenwoordigers en heen-en-weer over de classificatie van het investeringsdoel.
Typische kosten:
- Juridische en registratiekosten: USD 5.400 tot 16.200, afhankelijk van de complexiteit
- Opzet van boekhouding en compliance: USD 3.200 tot 8.600 in jaar één
- Doorlopend HR-, salaris- en compliancebeheer: USD 21.500 tot 43.000 per jaar voor een klein team
- Opportunitykosten van 3 tot 6 maanden voordat de eerste aanwerving legaal kan worden gedaan
Wanneer het opzetten van een entiteit de juiste keuze is en wanneer niet
Voor de meeste bedrijven die hun eerste 5 tot 20 mensen in Vietnam aannemen, is het opzetten van een entiteit het verkeerde startpunt. Werknemers aannemen in een ander land zonder entiteitsondersteuning, met behulp van een EOR, is maanden sneller en tienduizenden dollars goedkoper op deze schaal.
Voor bedrijven die Vietnam evalueren als een potentieel marktintroductiepunt, reiken de marktintroductie overwegingen verder dan werkgelegenheid. Het opzetten van een entiteit is een verbintenis die een juridische en fiscale structuur vastlegt die duur is om ongedaan te maken als de marktstrategie verandert.
Methode 2: De werknemer verplaatsen naar uw thuisland
De tweede optie omvat het sponsoren van een buitenlandse werknemer om naar uw thuisland te verhuizen of naar een land waar u al een juridische entiteit heeft. In plaats van uw arbeidsstructuur internationaal uit te breiden, brengt u het talent naar waar uw structuur al bestaat.
Hoe het verplaatsen van werknemers werkt in een internationale wervingscontext
Verplaatsing omvat het sponsoren van een werkvisum, het helpen bij immigratieprocedures en in veel gevallen het bieden van verplaatsingsondersteuning, waaronder huisvesting, reizen en gezinsondersteuning. De werkgever wordt verantwoordelijk voor het handhaven van het wettelijke recht van de werknemer om te werken gedurende hun dienstverband.
Deze methode houdt de arbeidsrelatie binnen een bestaande juridische structuur, wat de salarisadministratie en compliance vereenvoudigt. De complexiteit verschuift naar immigratie, wat aanzienlijk varieert per nationaliteit en land van bestemming.
Welke organisaties verplaatsing moeten overwegen
Verplaatsing is zinvol wanneer de functie niet op afstand kan worden uitgevoerd en fysieke aanwezigheid vereist, de kandidaat actief wil verhuizen en dit een wervingsvoordeel creëert, het bedrijf een cultureel geïntegreerd team op het hoofdkantoor wil opbouwen, en de doelmarkt het thuisland is waar lokale marktkennis de primaire waarde van de aanwerving is.
Het sponsoren van werkvisa en het beheren van immigratiecompliance
Voor visumsponsoring is registratie als sponsor bij immigratieautoriteiten in het land van bestemming vereist, het indienen van de juiste werkvergunningsdocumentatie en het handhaven van de legale status van de werknemer gedurende hun dienstverband. Elke verandering van functie, locatie of werkgever vereist een bijgewerkte indiening.
De complexiteit en tijdlijn zijn sterk afhankelijk van nationaliteit, land van bestemming en functieclassificatie. EU-blauwe kaartprogramma’s, Amerikaanse H-1B-visa en Australische geschoolde migrantenvisa werken allemaal met verschillende criteria, quota’s en tijdlijnen. Juridisch advies in het land van bestemming is niet optioneel.
Vereisten voor werkvergunningen voor buitenlandse werknemers in Vietnam
Voor bedrijven die buitenlandse werknemers naar Vietnam halen, regelt Decreet 219/2025/ND-CP (effectief augustus 2025) het werkvergunningsproces. De werkgever moet ten minste 10 dagen vóór de beoogde startdatum van de werknemer goedkeuring aanvragen en de werkvergunning is maximaal 2 jaar geldig.
Vereiste documenten voor een werkvergunning in Vietnam:
- Schriftelijk verzoek van de werkgever waarin de noodzaak van een buitenlandse werknemer wordt uitgelegd
- Certificaat van goed gedrag uit het thuisland, gelegaliseerd door de Vietnamese ambassade, afgegeven binnen 6 maanden
- Gezondheidscertificaat van een gekwalificeerde medische faciliteit, afgegeven binnen 12 maanden
- Bewijs van kwalificaties of ten minste 3 jaar relevante professionele ervaring
- 2 kleurenfoto’s (4 cm x 6 cm, witte achtergrond)
Methode 3: Aannemen via een Employer of Record (EOR)
Een Employer of Record is een externe organisatie die werknemers in dienst neemt namens een cliëntbedrijf. De EOR is de legale werkgever in het wervingsland en beheert alle compliance, salarisadministratie, belastingen en verplichte uitkeringen, terwijl het cliëntbedrijf de dagelijkse werkzaamheden aanstuurt.
Dit is de methode die internationale werving door Employer of Records heeft laten uitgroeien tot een van de dominante modellen voor grensoverschrijdende uitbreiding van personeel, met name voor bedrijven die nieuwe markten betreden zonder gevestigde entiteiten.
Wat een Employer of Record doet en hoe het werkt
Een Employer of Record neemt werknemers in dienst onder een compliant lokaal contract in het wervingsland, beheert de salarisverwerking, inclusief betalingen in lokale valuta en belastinginhouding, regelt verplichte socialeverzekeringsbijdragen zoals SHUI in Vietnam, beheert wettelijke uitkeringen en verlofrechten, en houdt toezicht op arbeidsdocumentatie en wettelijke indieningen, terwijl het fungeert als de juridische werkgever voor alle compliance-doeleinden.
Het cliëntbedrijf behoudt volledige controle over de dagelijkse taken, deliverables en prestatiebeheer van de werknemer, terwijl de EOR de volledige verantwoordelijkheid neemt voor administratieve en juridische werkgeversverplichtingen.
Welke organisaties een EOR moeten gebruiken voor internationale werving
EOR is de juiste structuur wanneer u snel moet aannemen in een land waar u geen juridische entiteit heeft, of wanneer u een nieuwe markt wilt testen voordat u zich vastlegt op de kosten voor het opzetten van een entiteit. Het is ook ideaal als uw teamgrootte in het doelland onder de 30 werknemers ligt en de ROI van het opzetten van een entiteit nog geen zin heeft.
Bovendien werkt EOR goed wanneer u wilt dat de salarisadministratie, compliance en arbeidsadministratie worden afgehandeld door lokale specialisten, of wanneer u niet over HR- en juridische middelen in het land beschikt om deze functies intern te beheren.
EOR versus het opzetten van een lokale entiteit: Een directe vergelijking
| Factor | Lokale Entiteit | Employer of Record |
|---|---|---|
| Opzettijd | 3 tot 6 maanden | 2 tot 4 weken |
| Initiële kosten | USD 8.600 tot 24.800+ | Minimaal (servicekosten per werknemer) |
| Compliance-eigenaar | Cliëntbedrijf | EOR beheert namens cliënt |
| Salarisverwerking | Cliënt beheert of besteedt uit | Inbegrepen in EOR-service |
| Best voor teamgrootte | 30+ werknemers op lange termijn | 1 tot 30+ werknemers, elk stadium |
| Marktverlatingsflexibiliteit | Laag (afwikkeling van entiteit vereist) | Hoog (contracten kunnen netjes worden beëindigd) |
| Controlevel | Volledige operationele controle | Volledige werkrichting controle |
Hoe EOR salarisadministratie, belasting en arbeidscompliance in Vietnam afhandelt
In Vietnam registreert de EOR werknemers voor sociale, ziekte- en werkloosheidsverzekeringen (SHUI), houdt persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) in tegen progressieve tarieven onder Circulaire 111/2013/TT-BTC, en verwerkt de salarisadministratie in Vietnamese dong via een lokale bankrekening.
De EOR beheert ook de vereisten voor arbeidsovereenkomsten onder de Vietnamese Arbeidswet 2019, inclusief verplichte tweetalige contractbepalingen, proeftijdbepalingen en wettelijke opzegtermijnen.
Voor bedrijven die volledige tewerkstelling via EOR vergelijken met uitbestede projectoplevering, biedt het Recruitment Process Outsourcing (RPO) model een alternatief dat past bij specifieke contexten van talentwerving zonder de doorlopende arbeidsverplichting.
Een volledige evaluatie van de voors en tegens van het gebruik van een Employer of Record (EOR) behandelt het beslissingskader in meer detail, inclusief scenario’s waarin EOR niet de optimale structuur is.
Onafhankelijke aannemers aannemen voor internationaal werk (Bonusoptie)
Het aannemen van internationale aannemers is een toegankelijk startpunt voor bedrijven met fluctuerende of projectmatige behoeften. Het vereist geen entiteit, geen verplichte uitkeringsadministratie en vaak minder administratieve opzet dan volledige tewerkstelling.
Wanneer internationale aannemers zinvol zijn
Aannemersregelingen zijn geschikt voor projectmatige of tijdgebonden opdrachten met een duidelijk gedefinieerde reikwijdte, vooral wanneer specialistische vaardigheden nodig zijn voor een specifieke fase in plaats van een doorlopende functie.
Ze werken ook goed voor functies waarbij de werknemer zelfstandig zijn methode, schema en klantenbestand beheert, evenals voor markttesten in een vroeg stadium wanneer het vastleggen van volledige tewerkstelling nog voorbarig is.
Wat onafhankelijke aannemers zelf beheren versus wat u moet afhandelen
Onafhankelijke aannemers beheren hun eigen belastingen, verzekeringen, apparatuur en uitkeringen. Ze factureren het bedrijf voor hun diensten en zijn verantwoordelijk voor hun eigen juridische status.
Wat u moet afhandelen: juiste aannemersovereenkomsten die de werkregeling nauwkeurig weerspiegelen, conforme betalingsverwerking over jurisdicties heen en doorlopende beoordeling of de regeling nog steeds voldoet aan de classificatiecriteria die de aannemersstatus rechtvaardigen.
Contractor of Record (COR): Compliance zonder de arbeidsverplichting
Een Contractor of Record schakelt de aannemer in onder een compliant lokaal contract, verwerkt betalingen via een lokale structuur en beheert de juridische relatie, zonder dat de aannemer een werknemer wordt van de COR of de cliënt.
Deze structuur is met name nuttig in Vietnam, waar informele aannemersregelingen het risico van verkeerde classificatie met zich meebrengen en betalingsverwerking via buitenlandse rekeningen vragen oproept over PIT-compliance.
Voor bedrijven die build versus buy-beslissingen evalueren over verschillende personeelsconfiguraties, biedt het outsourcing versus offshoring kader een nuttige structuur voor het afstemmen van personeelsmodellen op bedrijfsdoelstellingen.
De onderstaande tabel vat alle vier de personeelsopties samen aan de hand van de belangrijkste beslissingsvariabelen:
| Optie | Snelheid | Kosten | Compliance-eigenaar | Best voor |
|---|---|---|---|---|
| Lokale entiteit | Langzaam (3-6 maanden) | Hoge initiële kosten | Cliëntbedrijf | Grote, langdurige teams |
| Verplaatsing | Gemiddeld (visumtijdlijn) | Gemiddeld | Cliëntbedrijf | On-site functies, HQ-cultuur opbouwen |
| Employer of Record | Snel (2-4 weken) | Vergoeding per werknemer | EOR | Elke grootte, snelle toegang |
| Aannemer (direct) | Snel | Laag | Werknemer | Projectmatig, korte termijn |
| Contractor of Record | Snel | Laag-gemiddeld | COR | Compliante inschakeling van aannemer |
Klaar om aan te nemen in Vietnam zonder de overhead van een entiteit?
Sunbytes helpt internationale bedrijven bij het aannemen, beheren en betalen van compliant teams in Vietnam via EOR-, staffing- en Contractor of Record-diensten. Van het opstellen van arbeidsovereenkomsten tot SHUI-registratie en salarisadministratie, wij regelen de compliance, zodat uw team zich kan concentreren op de aanwerving.
Ontdek Accelerate Workforce Solutions
Internationale medewerkers aannemen in Vietnam: Wat buitenlandse bedrijven moeten weten
Aannemen in Vietnam voor buitenlandse bedrijven omvat een specifieke juridische en administratieve omgeving die wezenlijk verschilt van westerse markten. De verplichtingen zijn duidelijk, maar ze moeten vanaf de eerste arbeidsrelatie correct worden begrepen en geïmplementeerd.
Vietnamese Arbeidswet 2019: Belangrijkste verplichtingen voor door buitenlanders geïnvesteerde bedrijven
De Vietnamese Arbeidswet 2019 (Wet 45/2019/QH14) is van toepassing op alle arbeidsrelaties in Vietnam, inclusief die binnen door buitenlanders geïnvesteerde ondernemingen. Er is geen verminderde verplichting vastgesteld voor buitenlandse bedrijven.
Belangrijkste bepalingen zijn: schriftelijke arbeidsovereenkomsten zijn verplicht voor alle functies die langer dan 3 maanden duren, proeftijden zijn gereguleerd (maximaal 180 dagen voor managers, 60 dagen voor andere functies), en beëindiging vereist gedocumenteerde oorzaak en wettelijke opzegtermijnen.
Arbeidsovereenkomsten, Proeftijden en Beëindigingsregels
Als uw arbeidsovereenkomst in Vietnam niet tweetalig is, is deze juridisch gebrekkig. U zult dit ontdekken tijdens een arbeidsinspectie, niet ervoor. Elk contract moet de functietitel, het salaris, de werkuren, de werkpleklocatie en de toepasselijke toelagen en voordelen specificeren.
Onder de Vietnamese Arbeidswet 2019 brengt onterecht ontslag verplichtingen tot nabetaling en risico op herplaatsing met zich mee. Buitenlandse bedrijven die ontslagpraktijken uit het thuisland toepassen zonder het Vietnamese wettelijke kader te begrijpen, ontdekken deze blootstelling regelmatig tijdens arbeidsinspecties of geschillen.
Proeftijdregels per functiecategorie:
- Managers en leidinggevenden: maximale proeftijd van 180 dagen
- Professionals met universitair diploma of hoger: maximale proeftijd van 60 dagen
- Andere werknemers: maximale proeftijd van 30 dagen
- Tijdens de proeftijd: beide partijen kunnen zonder opzegtermijn of compensatie beëindigen
SHUI, PIT en Salariscompliance voor Internationale Werknemers
SHUI-bijdragen in Vietnam worden door de werkgever gefinancierd (ongeveer 17,5% van het salaris) en door de werknemer gefinancierd (ongeveer 10,5%). Beide worden berekend over een basissalaris dat is gedefinieerd in de arbeidsovereenkomst, met een bijdrageplafond dat jaarlijks door de overheid wordt bijgewerkt.
Persoonlijke inkomstenbelasting wordt door de werkgever ingehouden tegen progressieve tarieven van 5% tot 35% onder Circulaire 111/2013/TT-BTC. Buitenlandse werknemers zijn belastingingezetenen als ze meer dan 183 dagen in Vietnam doorbrengen in een kalenderjaar, met specifieke verdragsbepalingen die van toepassing zijn op sommige nationaliteiten.
Werkvergunning- en verblijfsvereisten voor buitenlandse werknemers
Buitenlandse onderdanen die in Vietnam werken, hebben een werkvergunning nodig onder Decreet 219/2025/ND-CP tenzij ze in aanmerking komen voor een van de wettelijke vrijstellingen. De werkvergunning is maximaal 2 jaar geldig en moet worden aangevraagd door de werkgever, niet door de werknemer.
Na ontvangst van een werkvergunning kan de buitenlandse werknemer een Temporary Residence Card (TRC) aanvragen die maximaal 2 jaar geldig is, wat de noodzaak van periodieke visumvernieuwing tijdens hun dienstverband vervangt.
Waarom EOR het snelste compliant pad naar Vietnam is voor de meeste bedrijven
Voor bedrijven die Vietnam betreden zonder een gevestigde entiteit, lost het EOR-model de compliance-uitdaging op dag één op. De bestaande juridische entiteit, SHUI-registratie, salarisinfrastructuur en complianceprocessen van de EOR zijn onmiddellijk beschikbaar voor de nieuwe werknemers van het cliëntbedrijf.
Het alternatief, het opbouwen van die infrastructuur door het opzetten van een entiteit, duurt 3 tot 6 maanden en aanzienlijke kosten voordat de eerste werknemer legaal in dienst kan worden genomen. Voor bedrijven die nu talent nodig hebben, is die tijdlijn het verkeerde antwoord.
Het volledige kader voor Employer of Record-betrokkenheid in Vietnam, inclusief hoe de EOR-relatie werkt onder de Vietnamese wetgeving, wordt behandeld in de Employer of Record Vietnam for FDI gids.
Hoe internationale medewerkers compliant betaald moeten worden
Weten hoe u internationale medewerkers compliant moet betalen met lokale belastingwetten is een duidelijke operationele uitdaging ten opzichte van weten hoe u ze moet aannemen. Betalingsmechanica, valutaregels en belastingverplichtingen verschillen aanzienlijk per wervingsmethode en land.
Salarisadministratie in lokale valuta versus betaling in vreemde valuta: Wat de wet vereist
In Vietnam vereist de Arbeidswet dat salarissen worden betaald in Vietnamese dong (VND), tenzij de werknemer een buitenlandse onderdaan is wiens arbeidsovereenkomst expliciet voorziet in betaling in vreemde valuta. Zelfs dan moet de betaling via een Vietnamese bankrekening worden geleid.
Het betalen van Vietnamese werknemers rechtstreeks op een buitenlandse bankrekening in een vreemde valuta is niet compliant onder de Vietnamese wetgeving. Bedrijven die de salarisadministratie uitvoeren vanaf offshore-rekeningen zonder een EOR of lokale entiteit, creëren lacunes in de belastingrapportage en overtredingen van de valutacontrole.
Belastinginhouding en salarisverplichtingen van de werkgever per methode
| Wervingsmethode | PIT-inhouding | SHUI-registratie | Salarisvaluta | Complexiteit |
|---|---|---|---|---|
| Lokale entiteit | Werkgever houdt in en dient in | Werkgever registreert | VND vereist | Hoog, intern afgehandeld |
| EOR | EOR houdt in en dient in | EOR registreert werknemer | VND verwerkt door EOR | Laag, EOR beheert alles |
| Directe aannemer | Aannemer beheert zelf | Niet van toepassing | Flexibel (op basis van factuur) | Gemiddeld, compliance-risico voor aannemer |
| Contractor of Record | COR handelt de indiening af | Niet van toepassing | COR verwerkt de betaling | Laag, COR beheert |
Hoe EOR grensoverschrijdende salarisadministratie en compliance afhandelt
Een EOR voert de salarisadministratie uit in de lokale valuta via zijn lokale bankrekening en bedrijfsstructuur. Het cliëntbedrijf stuurt het bruto salarisbedrag in hun eigen valuta, en de EOR converteert, verwerkt en verdeelt de nettosalarissen aan werknemers in Vietnamese dong.
Alle PIT-indieningen, SHUI-bijdragen en salarisbelastingrapportage worden afgehandeld door de EOR onder zijn eigen belastingregistratie. Het cliëntbedrijf ontvangt een maandelijks salarisrapport met volledige kostentransparantie, maar draagt geen directe belastingindieningsverplichting in Vietnam.
Voor een volledig beeld van hoe de salariscompliance in Vietnam werkt en waar werkgevers verantwoordelijk voor zijn onder de lokale wetgeving, behandelt de salariscompliance in Vietnam gids de volledige set van werkgeversverplichtingen.
Hoe Sunbytes internationale bedrijven helpt bij het aannemen en schalen in Vietnam
Het aannemen van internationale medewerkers klinkt eenvoudig totdat de eerste compliance-vraag binnenkomt. Welke arbeidsovereenkomstformaat vereist de Vietnamese wet? Hoe werkt de SHUI-registratie zonder lokale entiteit? Wie regelt de PIT-inhouding wanneer de salarisadministratie vanuit Amsterdam wordt uitgevoerd?
Dit zijn de vragen die Sunbytes moest beantwoorden. Wij geven internationale bedrijven de operationele infrastructuur die ze nodig hebben om compliant aan te nemen in Vietnam vanaf de eerste werknemer, zonder de kosten en tijdlijn van het opzetten van een entiteit.
Waarom Sunbytes?
Opgericht in Nederland in 2011 en actief in meer dan 20 landen, brengt Sunbytes meer dan 15 jaar personeels- en technologie-ervaring naar internationale bedrijven die schalen in Vietnam. Met een leveringshub in Ho Chi Minhstad combineren we Nederlandse operationele discipline met diepgaande lokale marktkennis.
Onze drie servicepijlers ondersteunen elke fase van internationale personeelsuitbreiding:
- Digital Transformation Solutions – Wij bouwen en schalen technologieteams in heel Vietnam voor internationale bedrijven. Voor tech-gerichte werving combineren we technische wervingscapaciteit met een conforme arbeidsstructuur, waardoor de kloof tussen het vinden van de juiste kandidaat en het legaal aan boord krijgen wordt verkleind.
- CyberSecurity Solutions – Naarmate internationale werving schaalt, nemen ook de gegevens- en beveiligingsverplichtingen toe. Onze cybersecuritypraktijk helpt groeiende teams bij het handhaven van risicobeheer en compliance in systemen naarmate ze hun activiteiten in Vietnam uitbreiden.
- Accelerate Workforce Solutions – Onze Employer of Record, Contractor of Record, staffing en salarisdiensten geven internationale bedrijven een volledig conforme arbeidsbasis in Vietnam. Dit betekent arbeidsovereenkomsten in het vereiste formaat, SHUI-registratie, PIT-compliance, coördinatie van werkvergunningen en salarisverwerking, allemaal lokaal beheerd vanaf dag één.
FAQs
Een Employer of Record is de meest praktische oplossing voor het aannemen van werknemers in een ander land zonder een entiteit op te zetten. De EOR is de legale werkgever in het doelland en regelt arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, belastingen en compliance, terwijl het cliëntbedrijf het werk van de werknemer aanstuurt. Voor de meeste bedrijven die minder dan 30 mensen aannemen in een nieuwe markt, is EOR sneller, goedkoper en operationeel eenvoudiger dan het opzetten van een entiteit.
Een Professional Employer Organization (PEO) werkt doorgaans in een co-arbeidsmodel waarbij zowel de PEO als het cliëntbedrijf de werkgeversverantwoordelijkheden delen. Een EOR is de enige legale werkgever in het wervingsland. Voor internationale werving is het EOR-model over het algemeen gebruikelijker omdat het de cliënt niet vereist om enige legale aanwezigheid in het doelland te hebben, wat het startpunt is voor de meeste grensoverschrijdende wervingssituaties.
De conforme aanpak hangt af van de wervingsstructuur. Via een EOR wordt de salarisadministratie in lokale valuta verwerkt door de EOR, die alle inhoudings- en indieningsverplichtingen afhandelt. Via een lokale entiteit beheert het bedrijf de salarisadministratie direct. Het betalen van internationale werknemers rechtstreeks vanuit een buitenlandse rekening in een vreemde valuta zonder een conforme lokale structuur creëert lacunes in de belastingrapportage en mogelijke overtredingen van de valutacontrole in markten zoals Vietnam.
Het primaire risico is verkeerde classificatie. Als een aannemer in de praktijk als een werknemer wordt behandeld, zullen belastingautoriteiten en arbeidsinspecteurs in de meeste landen de relatie herclassificeren en achterstallige belastingen en boetes opleggen. In Vietnam wordt verkeerde classificatie beoordeeld op basis van de feitelijke werkregeling, niet op het contractuele label. Een Contractor of Record-structuur beperkt dit risico door een compliant contract- en betalingskader te bieden.
Met een gevestigde EOR-aanbieder is de typische inwerktijdlijn 2 tot 4 weken vanaf het besluit om aan te nemen. Dit omvat de opstelling van de arbeidsovereenkomst, SHUI-registratie, opzet van het salarissysteem en verificatie van de werkvergunning. De bestaande juridische entiteit en compliance-infrastructuur van de EOR elimineren de tijdlijn van 3 tot 6 maanden die het opzetten van een entiteit zou vereisen.
Laten we beginnen met Sunbytes
Laat ons uw eisen voor het team weten en wij nemen meteen contact met u op.
